某集團內部控制制度的基本規范(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 業務的基本情況和異常情況，負責收集、匯總和上報供應市場行業信息，提出供應商規劃建議。216。 倉庫主管：1 指導和監督物資日常進出庫作業，制訂和調整庫存參數；1 組織進行定期存貨流轉狀況分析，審定并提交分析報告；1 制訂庫存管理改進目標和推進具體控制措施，組織監控存貨資產非生產性損耗，提交存貨異常狀態解決方案。216。 倉庫管理員：負責倉庫的日常管理，組織和監督倉庫員工日常工作，提交盤贏盤虧處理報告，報廢存貨、滯存物資處理報告。216。 收料員：物資正常入庫、退料入庫、盤盈入庫等收料環節交接，物料入庫數量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業。216。 發料員：物資正常出庫、毀損出庫、盤虧出庫、退貨出庫等發料環節交接，物料出庫數量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業。216。 質檢員：參予入庫交接環節和原輔料不定期抽檢，外包裝初檢和質檢抽樣，填寫請驗單，協助質量技術部質檢員進行檢驗工作。216。 總統計員：1 物資進出票據匯總，建立并具體負責庫房二級明細帳核算統計工作；1 與倉庫統計員核對月進銷存報表，向會計部報月報表和匯總出入庫單據。216。 倉庫統計員：物資進出票據匯總，各倉庫的臺賬（三級賬）和每日進銷存報表核算統計工作，當月進銷存報表，與供應部總統計員核對報表。 第三節 授權體系供應循環業務授權，是指在公司內部各級管理人員和業務操作人員在其職權范圍內，根據既定的權限級別及對應的有關職責，執行采購及庫存管理的項業務的發起、協商、審核和審批。供應循環業務授權詳見下表。項目發起部門協商／會簽部門審核部門審批部門物料供應計劃計劃員計劃成本主管供應部經理、分管副總計劃超預算說明計劃成本主管供應部經理總經理物資請購各部門倉庫管理員部門主管部門部長1萬元以下預算外請購各部門倉庫管理員部門主管部門部長、分管副總1萬元以上預算外請購各部門倉庫管理員部門主管部門部長、總經理自采權限首次分派項目負責人供應部經理、財務管理部部長總經理自采權限年度審定、調整項目負責人供應部經理、財務管理部部長總經理各部門零星備用金自采權確定各部門部長供應部經理、財務管理部部長、結算中心負責人總經理項目自采詢比價項目自采人員項目二級財務人員項目負責人分管副總部門備用金自采詢比價部門內自采人員部門部長分管副總自采不經詢比價授權項目／部門自采人員項目負責人／部門部長分管副總預算內項目自采5萬元以下合同項目自采人員項目負責人預算內項目自采510萬元合同項目自采人員分管副總預算內項目自采10萬元以上合同項目自采人員總經理預算外項目自采1萬元以下合同項目自采人員分管副總預算外項目自采1萬元以上合同項目自采人員總經理項目自采大宗采購申請項目自采人員項目負責人大宗采購標準制定計劃成本主管企業發展部、財務管理部供應部經理分管副總符合標準但不實行大宗采購使用部門企業發展部計劃成本主管分管副總大宗采購合同期限標準制定計劃成本主管企業發展部、財務管理部分管副總實際采購合同超期限標準招標管理員使用部門、企業發展部分管副總大宗采購程序計劃成本主管供應部經理招標失敗或無效的處理使用部門企業發展部、財務管理部計劃成本主管分管副總20萬以下物資大宗采購合同招標管理員分管副總20萬以上物資大宗采購合同招標管理員總經理固定資產和工程等項目大宗采購合同招標管理員分管副總、總經理定點采購標準制定計劃成本主管、采購主管供應部經理定點供應商名單確定計劃成本主管各使用部門供應部經理分管副總物資定點采購年度合同采購主管生產部、使用部門、質量技術部、財務管理部分管副總、總經理非生產性物資定點供貨形式確定采購主管供應部經理定點供應商汰換和取消定點資格采購主管供應部經理分管副總物資停止定點采購使用部門／采購主管供應部經理分管副總固定資產請購使用部門部門部長5萬元以下固定資產預算外請購使用部門部門部長分管副總5萬元以上固定資產預算外請購使用部門部門部長總經理生產性設備采購合同采購經理供應部經理總經理5萬元以下非生產性固定資產采購合同采購經理供應部經理510萬元非生產性固定資產采購合同采購經理供應部經理分管副總10萬元以上非生產性固定資產采購合同采購經理供應部經理總經理使用部門與供應部共同采購固定資產使用部門分管副總勞務及服務請購使用部門部門部長分管副總、總經理10萬元以下勞務及服務采購合同采購經理分管副總10萬元以商勞務及服務采購合同采購經理總經理采購作業控制參數設定計劃成本主管供應部經理1萬元以下詢比價申報單采購經理成本控制員1萬元以上詢比價申報單采購經理采購主管成本控制員新供應商開發計劃成本組質量技術部、企業發展部供應部經理供應商考評體系計劃成本組、采購組供應部經理供應商汰換采購主管供應部經理年度供貨或服務協議采購組生產部、其他使用部門、質量技術部、財務管理部供應部經理分管副總、總經理非年度供貨或服務合同（關聯供應商）采購組供應部經理5萬元以下非年度供貨或服務合同（關聯供應商）采購組供應部經理520萬元非年度供貨或服務合同（關聯供應商）采購組供應部經理分管副總20萬元以上非年度供貨或服務合同（關聯供應商）采購組供應部經理總經理變更和解除合同采購組供應部經理采購超指導價格采購經理供應部經理物資采購合同定價權：單價2000元以下采購經理采購主管單價20005000元采購經理供應部經理單價500020000元以下采購經理分管副總單價20000元以上采購經理總經理安全庫存量設定庫存控制員計劃成本主管、采購主管供應部經理標準周轉率制訂庫存控制員計劃成本主管供應部經理生產部門退料生產車間車間主任質量技術部盤贏盤虧賬務處理倉庫倉庫主管供應部經理、會計部部長總經理不合格退料銷毀倉庫質量技術部、倉庫主管供應部經理滯料銷毀倉庫倉庫主管供應部經理、會計部部長總經理 第四節 管理制度物資供應計劃（P2Z1J41）一、目的本管理文件明確了物料供應計劃編制和采購計劃分解、執行及反饋的管理要求與操作規范，以制定滿足公司日常生產運營需要的物資供應計劃，指導具體采購工作。二 、范圍本管理文件適用于非自采范圍的生產性物料（中西藥原輔料、包裝材料、五金配件、低值易耗品）和非生產性物料（辦公勞保用品）的定期供應計劃編制及審核。三、相關程序及制度 預算管理制度 P5 資金管理制度 P3四、業務流程計劃制訂與調整步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1上月末材料物資計劃員醫貿公司生產部設備部庫存控制員物資材料計劃員獲得醫貿公司、生產部、設備部和庫存控制員的書面月度生產性物資需求數據和庫存物資補貨需求資料，分別是：醫貿公司的《季度滾動銷售預測》、《本月訂貨計劃》、生產部《月度生產計劃》和《生產部物料需求表》、設備部《五金備件需求表》、倉庫管理組的《月度庫存補貨需求表》和月末《存貨狀態明細表》2上季末非生產性物資計劃員各職能部門各職能部門按季度以書面計劃表的形式向非生產性物資計劃員傳遞非生產性物資需求數據3當月中以前材料物資計劃員醫貿公司生產部設備部材料物資計劃員獲得醫貿公司、生產部當月生產性物資需求調整數據，分別是：醫貿公司的《追加訂貨需求》、生產部的《生產調整計劃》、《生產部物料需求調整表》、4上月末／當月中材料物資計劃員材料物資計劃員制定和調整生產性物資月度供應計劃5上季末非生產性物資計劃員非生產性物資計劃員制定非生產性物資季度供應計劃6上月末／上季末計劃成本主管計劃成本主管核定或修訂物資供應計劃，保證物資供應計劃合理性，充分滿足各生產經營部門的需求，并符合采購作業參數標準7上月末采購經理采購主管供應部經理采購經理按未結款情況提交當月預計付款需求8采購主管供應部經理采購經理的付款需求，經采購主管和供應部經理審批后，傳遞至計劃成本主管9上月末計劃成本主管計劃成本主管根據采購經理付款需求和當月供應計劃統一形成供應部《月度資金用款計劃》 計劃審批和報備步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1上月末計劃成本主管計劃成本主管分別對材料物資供應計劃和非生產性物資供應計劃中超預算部分形成說明報告2供應部經理總經理財務管理部計劃成本主管將該說明報告交供應部經理和總經理審批，并將審批后的報告轉至財務管理部備案3月末計劃成本主管供應部經理分管副總計劃成本主管將《材料物料月度供應計劃》和《月度調整計劃》、《非生產性物資季度供應計劃》、《月度資金用款計劃》報供應部經理和分管副總審批4月末計劃成本主管財務管理部計劃成本主管將《材料物資月度供應計劃》、《月度調整計劃》和《非生產性物料季度供應計劃》、《月度資金用款計劃》各一份報財務管理部備案，另一份在計劃成本組留存計劃分解和執行步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1上月末／本月中生產部采購主管采購主管獲得生產部《月度生產排程表》和《排程調整表》2上月末／本月中采購主管采購經理采購主管根據月供應計劃和生產排成分解月供應計劃至《周采購作業清單》，向采購經理下達采購指令3當月初／本月初采購主管倉庫主管倉庫管理員采購主管制訂《周到貨計劃》，一聯傳遞給倉庫主管和各倉庫管理員，作為收料依據，另一聯在采購組留存4采購主管采購經理采購主管監督和協助采購經理計劃執行，收集反饋信息5采購主管采購經理每周采購組召集采購計劃執行進度總結會，督促計劃完成，處理影響完成進度的異常情況五、單據及報告《生產部物料需求表》《生產部物料需求調整表》《月末庫存補貨需求表》《存貨狀態明細表》《五金配件需求表》《月度材料物資供應計劃》《月度材料物資供應調整計劃》《季度非生產性物料供應計劃》《供應部月度資金用款計劃》《超預算報告》《采購周作業清單》《周到貨計劃》物資請購規范（P2Z1J42）一、目的本管理文件明確了生產經營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購流程，以規范物資請購的發起、審批和傳遞程序。二、范圍 本管理文件適用于非自采范圍的生產性物資和非生產性物資計劃外需求和零星請購。三、相關程序及制度 采購作業控制（P2Z1J48） 合同訂單管理（P2Z1J410） 進貨價格及采購成本控制（P2Z1J411）四、業務流程步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1各職能部門各部門主管倉庫管理員各生產經營部門提出物資采購申請，經各部門相關人員與倉庫倉庫管理員核實后，填寫一式三聯《物料請購單》，經本部門主管確定請購物資品種、數量、建議供應商、需求日期等詳細內容，并簽字2各部門部長填寫完整的物料請購單交部門部長審批簽字3分管副總總經理凡預算外物資請購需要按權限級別經分管副總或總經理審批，預算外審批權限具體如下：1萬元以下由分管副總審批1萬元以上由總經理審批4計劃成本主管采購主管經審批的請購單兩聯傳遞至供應部，由計劃成本主管作形式審核后，傳遞給采購主管，另一聯在請購部門自行留存5采購主管采購經理采購主管匯總請購單，根據請購內容安排具體采購作業，制定《零星采購作業清單》，向采購經理下達采購指令6采購經理屬于年度協議內范圍的物料，采購經理直接按協議條件向供貨商下追加訂單，具體操作詳見：《采購作業控制》（P2Z1J48）《合同訂單管理》（P2Z1J410）7采購經理成本控制員物資請購和使用部門屬于年度協議外范圍外的物料，采購經理實施詢比價程序，填報《詢比價申報單》，經成本控制員形式審核后，申報單細節內容由使用部門確認，其他具體操作詳見：《采購作業控制》（P2Z1J48）《合同訂單管理》（P2Z1J410）《進貨價格及采購成本控制》（P2Z1J411）8采購主管采購經理成本控制員物資請購和使用部門屬于首次采購的物料，采購經理在采購主管指導下實施詢比價程序，填寫《詢比價申報單》，經成本控制員形式審核后，申報單細節內容由使用部門確認，其他具體操作詳見： 《采購作業控制》（P2Z1J48）《合同訂