辦公室管理標準全集辦公室基礎工作管理標準(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 益有機統一；對另一些事情則要求說服教育矛盾各方顧全大局，發揮風格，互諒互讓，達到步調一致的目的。這些都對辦公室人員提出了較高的要求。 (3)特殊技能 辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據自身分工的不同和形勢發展的需要，掌握一些特殊的技能。如電腦應用、復印縮微技術、錄音錄像和攝影技術、速記和書法藝術、打字和編輯技能、駕駛技術、維修和保養設備的簡單技能等等 。這部分技能主要是根據辦公室人員分工的不同而提出的要求，并且主要是隨著形勢發展和工作需要，在實踐中學習、提高。 這是指辦公室人員與自身工作和職業活動密切相關的行為規范。主要是服從領導、埋頭苦干、公道正派、嚴守機密等等。 (1)服從領導 這是由辦公室人員職業性質所決定的，作為領導工作的助手和參謀，要求所作所為，舉手投足，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁胡亂發揮，都是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性也只能在服從領導的前提下發揮，而且更多地限于建議獻策等方面。其中 要注意，不能將個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決策。 (2)埋頭苦干 辦公室工作性質，決定其人員的工作主要是實干，而不是夸夸其談。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干。不聽召喚，或陽奉陰違，也是職業的大忌。期望通過跟隨領導而沽名釣譽、仗勢欺人和出人頭地，都是辦公室人員的工作紀律所不允許的。相反，只有抱定在具體而又繁忙的工作中，任勞任怨，腳踏實地，密切聯系實際的態度，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神，才能成為合格和優秀的辦公人員。 (3)公道正派 辦公室人員在工作中經常接 觸領導，與領導相對熟悉，關系密切。這就尤其要注意自重自強，不能將為領導服務理解為主仆關系而獻媚領導，阿諛奉承，溜須拍馬，這種做法是把工作中的服務關系庸俗化。同時，也不應利用接近領導的機會，進讒言，泄私憤。上下左右內外各方面的溝通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促進團結，而不應制造矛盾，擴大分歧，以圖從中漁利。對待上級領導，不論資歷職務，接待來賓及基層群眾，都要一視同仁，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情，只有公道正派的辦公室人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。 (4)嚴守機密 辦公室工作人員還有一個顯著特點，是掌握和知道機密較多，并容易成為打探消息的渠道和獲取情況的對象。因此，要求辦公室人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。以往泄密、竊密現象的發生，許多是由于辦公室人員的過失造成的。有意泄密、竊密是個人品格問題，姑且不論。即便是無意的泄密，也大都因為吹噓、炫耀，嘴巴不牢，這是職業道德問題。要求辦公室人員具備這一道德素質，首先要克服愛慕虛榮的心態，才能真正做到不把機密作為“吹牛”的材料和資本。 了解和掌握必要的心理知識，培養良好的心理品質，對于做好辦公室 工作，也具有重要意義。這里主要介紹記憶、思維、興趣、性格等方面的心理知識，以便于辦公室人員的了解和學習。 (1)記憶 記憶是人的頭腦對以往事物的反映。 辦公室人員工作頭緒繁多，需要各方面的知識，又要了解各種具體情況，應當具備良好的記憶能力。其中又要求記得快，對領導的指示、交代的任務、聽取匯報的數字、接聽電話的內容等等，沒有較長的時間可供反復消化，必須迅速記住。記得準，僅有快而不準的記憶是沒有意義的，對人、事、物及相關的數據、材料、觀點要力求記得準確無誤，不能出錯。 辦公室工作內容較多，記東忘西不行，丟三拉四 也不稱職，要求頭腦的儲量大，多記各種知識、資料、情況等，如果臨時四處查找，就影響工作效率。培養記憶力的方法有多種，但根本一條是工作中的認真、細心、踏實，記憶才能準確而量大。 (2)思維 思維，是人腦對所經歷的事物和知識信息進行分析、概括的過程。 辦公室工作人員承辦事務和處理問題，首先要經過自己的頭腦思考，有了指向，然后動手實干。問題解決的過程，也就是思維完成的過程，這是思維的問題性。思維的理解性，是指通過事物之間的聯系而認識新事物的過程，面對各種材料和文件，進行閱讀并力求理解，這是思維的又一特性。思維又有概 括性，能將各種不同事物的共性歸并起來，或者找出內在的聯系。思維還有間接性，就是對不能把握和不是親歷的事物，借助已有的知識經驗和某種中介來認識事物。提高思維能力的途徑也有很多種，但主要是努力學習新知識，積極地獨立思考，而不能唯領導之言是從，更不可人云亦云。迷信盲從及隨聲附和，不僅是心理素質有缺陷的表現，也是提高思維能力的大敵。 (3)興趣 興趣，是指在認識活動中積極探索某種特定事物的主觀傾向，也可稱之為愛好興趣對人的活動具有指向性。 興趣具有中心性，一個人的愛好可能非常廣泛，但真正熱衷愛好的只應是其中一個或幾 個方面。興趣的效能性，指的是對人的活動能夠產生不同的效果，短暫的興奮，在這里我們排除在興趣之外，有效的興趣和愛好，應當是持續較長時間。 辦公室人員要自覺對與工作有關的知識和技能加強學習，努力培養許多的愛好，以適應自身工作點多面廣的實際需要。 (4)品格 品格，是指人對現實的穩固態度及其習慣化的行為方式。 主要表現為： ①對現實的態度。如愛集體、愛勞動、敬業愛崗，或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等等，這是一個人的基本道德品質，是個人品格中的核心內容。 ②情緒特征。主要指情感方面的強弱、持續時間長短等，人與人 之間存在差異。 ③意志特征。如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮定果斷與否等，這在個體之間也是不同的。 ④理智特征。如在想象事物的過程中，表現為理想主義還是現實主義，在感知事物的。過程中是主動觀察還是被動感知，個體之間也是存在差異的。由于一個人的品格對工作和生活影響很大，要求辦公室人員具備良好的品格，主要是嚴格要求自己，克服不良習慣。 三、辦公室人員群體素質結構 群體是組織起來的個體，為著共同的目標，群體成員分別擔任不同的角色，彼此相互影響，并遵循特定的行為規范。 素質， 原本是心理學中的概念，指人的心理狀態的生理條件。后來泛指為一個人的品質、知識、才能、體格等狀態。 結構，在這里指的是群體中個體的排列組合方式。 這樣，我們再來看辦公室人員群體素質結構的涵義就可以比較明確，辦公室群體就是若干個人按照不同的分工需要以及相關的品質、知識、才能、身體條件進行合理的組合，形成一個相互配合協作，共同為完成領導工作而服務的組織。 一個有效的辦公室群體，應具備以下幾項功能： (1)辦公室群體必須充分了解自己癿仸務 辦公室群體中的個體很可能對工作任務有不同的理解和思考， 如果這些不同的看法和思考無法協調，辦公室群體就無法齊心協力。 (2)辦公室群體內部應有健全癿意見溝通 每個個體都可能從自己的渠道獲得一定的材料和信息，這些信息有些涉及到自己的工作，有些涉及到他人的工作，為了制定計劃或修訂計劃，辦公室群體中的個體應克服心理上的障礙，充分了解能夠收集的信息。意見溝通應盡量公開、徹底、全面。 (3)辦公室群體中癿個體之間應保持高度癿相互信仸和相互忠誠 坦誠相見的意見溝通需要以信任為基礎，否則不可能有充分的意見溝通。反之，高度的相互信任又以充分的意見溝通為前提。然而在工作實踐中，要 保持辦公室群體中個體之間的長期相互信任比較困難。 (4)辦公室群體中各個體之間應當相互協調和支持 作為一個有系統性的辦公室群體，它的各個個體在活動中形成了揚長避短的“互補性”，即每個個體活動是整體活動的一部分，整體活動也是個體活動實現的先決條件，一個健全的辦公室群體，個體之間應當毫無顧慮地相互出謀劃策、磋商討論，彼此支持。 (5)辦公室群體應當實行差別協調 辦公室群體的各個個體在智力、才能、技術和性格上必然各具特點，因此，一個辦公室群體的個體之間存在這樣那樣的差別，這種差別是造成分歧和沖突的潛在因素。辦公室 群體的一項重要功能就是差別協調，容忍差異，自動協調，減少分歧和沖突。 (6)辦公室群體應具備應變性 所謂應變性即指能積極促進辦公室群體各個體充分發揮能量。在辦公室群體中，領導應特別關心個體，鼓勵個體奮發努力。在健全的辦公室群體形式中，工作效率的提高不在于某個個體，而在于整個辦公室集體。 辦公室工作人員一般總是在一個辦公室群體中進行活動，辦公室工作人員影響這一群體，也受這一群體的制約。而辦公室群體能否正常活動則在很大程度上取決于辦公室群體的結構是否合理。 當代辦公室工作人員在某種程度上都是 專才，這是科學技術日益專門化和辦公室工作的分工決定的，專才的優點在于精通某一領域，缺點在于對于其他領域涉獵不深。不過，專才的集合在某種程度上能產生一種全才。辦公室群體就擔負著這一互補專才和偏才的功能。與個體比較而言，其本質和意義也在這里。辦公室群體應是一種綜合個體專才的全才，它應當發揮出遠遠大于個體的能量。當然，這一能量發揮得如何，還有賴于以下一些因素的結合狀況。 (1)年齡因素 年齡代表著一個人的成熟程度。老中青結合的辦公室群體結構是一種常見的結構。不同年齡區域的人有不同的長處和短處，他們之間在年齡上的互 補，有助于發揮領導集體的能量。例如，一般來說，年輕人有活力，精力充沛，對新事物敏感，富有創新精神，但易偏激；老年人穩重，富有經驗，深謀遠慮，善于處理、應付復雜局面，但易保守；中年人年富力強，兼有青、老年的長處，但缺乏激情，易守成。老、中、青三者的結合是一個變量，理想的狀態是取長補短。 (2)知識因素 可以把“知”看成是學問，把“識”看成是見識，學問和見識一般成正比，但并非絕對一致。在當代社會，知識一般是專門化的，學歷越高，專門化的程度就越深。由于不同的專門知識在辦公室管理過程中有其限制，因此，這些知識的互相 補充和合理搭配是構筑辦公室群體知識結構需要考慮的一個因素。 (3)個體因素 辦公室工作人員是由人組成的，因而也具有人的個性。有的人直率熱情，情緒變化激烈；有的人活潑好動，善交際，興趣廣泛；有的人持重而沉穩，情緒內含；有的人謹小慎微，善控制感情，如此等等。正是辦公室工作人員豐富的個性，使得他們在處理同一事件上所采取的方式方法呈現出不同的特點。盡管對辦公室群體個性因素的互補見仁見智，但個性因素對辦公室群體的影響則是確定無疑的。 (4)集體癿文化因素 通常的情況是工作人員被不斷地充實到一個既存的辦公室群體中去 (也 有新建立的情況 )，因此，這一既存的辦公室群體存在著它固有的文化特征。這一文化特征是該群體的歷史、傳統、習慣、風氣、承擔的任務特點等因素的綜合結果。所有工作人員都在不同程度上受到這一文化特征的影響。當然，也不排除工作人員可以逐漸地、以致最終改變這一辦公室群體的文化特征。 辦公室群體結構是一個多系列、多層次的動態綜合體，為實現群體組織的優化，應遵循如下一些原則： (1)個人要素有敁癿原則 應當保證進入辦公室群體的工作人員個體具有良好素質和能力，這是保證群體優化的一個條件。為此，在挑選工作人員時， 首先要注意堅持德才兼備的標準，挑選的對象不能有才無德或有德無才。其次要善于揚長避短，“金無足赤，人無完人”，要對工作人員作全面的分析，只要揚長避短，就能各得其所。再者要適才適用，即讓適當的人干適當的事，實現人與事的最佳配合。為此，要了解每個被選者的專長、經歷、性格等，以選出理想的人選。 (2)群體互補原則 群體互補是指科學地搭配辦公室群體的各結構因素，使之產生良好的總體效應。合理的結構主要包括： ①梯形的年齡結構。這一結構應以中年人為主，呈梯形狀態，使群體始終處于新陳代謝的動態平衡之中，保證工作的穩定性和連 續性。老、中、青成員的具體比例，應視具體情況而定。 ②合理的知識專業結構。群體成員的知識結構在內容上要能互相補充，如文理搭配、精通理論與實踐見長互補等；對群體中不同成員的知識水平應有不同的要求。 ③多類型的智能結構。理想的結構中，應該既要有善于交際的活動家，又有腳踏實地的實干家。 ④協調的氣質性格結構。根據心理學原理，人的氣質可分膽汁質、多血質、粘液質和抑郁質四種類型，它們對外界事物的反應各不相同，而性格則有內向與外向、獨立型與順應型、情緒型與理智型等區別。氣質性格結構會對辦公室工作產生影響。如一個群體內的 成員都屬獨立型性格，那么彼此的合作就不那么容易，反過來，如都屬順應型，那么這一群體很難擔當起管理的職能。 (3)經常調整流勱原則 辦公室群體的結構必須隨著客觀情況的發展變化不斷調整，如更新工作人員的專業結構和知識結構，搞好新老工作人員的合作交替，及時調整工作人員的素質結構等。此外，辦公室群體的人員結構不應當是靜止的，應該鼓勵人員積極流動，使他們開擴視野，增長見識，充分發揮自己的才干。 第四節 辦公室人員的招聘與培訓 一、辦公室人員癿招聘 對辦公室人員進行科學管理，提高工作效率的前提是招聘到優秀的 人才。企業招聘人才的依據主要是職務說明和職務規范。其中職務說明描述了所要執行的工作，列出了工作所包含的主要方面，如工作目標、工作范圍、工作職責、權力以及要執行的任務，所要求的技能等級、所屬的部門、工作條件、工作危險特性要求以及向誰匯報等。職務規范描述了職務的智能與體能要求，知識與培訓要求，能力和態度要求等。下面分別從辦公室人員的招聘信息來源、求職申請、面試、測試選拔、最后確定來對辦公室人員的招聘工作做具體介紹。 招聘信息來源是指用哪些方