宏博置業集團費用報銷及資金支付管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 （ 五 ） 借款及費用報銷流程 見《 宏博 集團審批流程》 （ 六 ） 其他相關管理規定 公司員工因公出差 需要預借款時（不預借款的需要口頭或電話請示董事長） ，出差前需 填寫“出差申請單” 書面說明出差原因和計劃，經分管 領導 同意方可出差，出差回來后必須有出差報告，呈分管副總審閱 并簽字，報銷時附在《出差報銷單》后， 作為差旅費報銷憑據。 除 特殊情況獲得 董事長 批準外， 實際出差期限、地點、路線、交通工具如超出批準規定，其超出部分費用不予報銷 ； 在報銷標 準以內的費用，按發票 據實 報銷。超過標準 限額 的，按標準限額報銷 ； 市內較遠距離 出差的住宿費及伙食補貼的標準，按 其他 城市標準執行 ； 集體出差，統一住宿的，其住宿費標準按最高級別標準報銷 ， 出差人員如發生招待用餐，應從伙食包干標準中按比例扣除，其扣除比例為：早餐為標準的 20%，中、晚餐各為標準的 40%。 出差申請表 申請人： 出差人 部門 出差時間及費用預算 日期 路線 交通工具 交通費 伙食費 住宿費 其他 小計 合 計： 出差事由 部門領導 ： 分管領導 ： 董事長 ： 集團 本部所有人員， 在集團所屬外地 工地所在 地區出差，其伙食補助按伙食補助包干標準的 50%報銷 （如能從 工程 所 在地 信息中得知全部為出差人員發生的，可報 100%，同時 工程所在方 不得再報該費用） 。 常駐外人員應更換當地的電話卡， 電話費按 通訊費管理辦法 相關規 定執行，公司其他人員 出差 的電話 漫游費 ， 總額控制在當月手機費 標準 總額內的全額報銷 ；因公業務產生的、 超過當月控制標準的漫游費 憑發票 提請 集團董事長 批準后 給予報銷 。 出差期間順路旅游或非因公發生的一切費用不得報銷。 需要預借款的 出差人員出差前必須 按所列欄目認真 填寫〈出差申請表〉 一式二份 ，經批準后， 一份 出差借款時附在〈借款單〉后，到財務部申請借款 ，財務部以此作為 借款及審批依據，另一份交行政部，作為訂票通知，行政部月末憑此單在財務部結算訂票費用。 三、 商務 費的管理 （一） 商務費的定義 本辦法所稱商務費用包括：招 待費（對 外招待客人所發生的餐費、 內部聚餐費、 住宿費、娛樂費等）、 禮金。 （二）招待費的申請 公司所有人員發生招待費 /內部聚餐費 都必須事先進行申請，招待費的申請應填寫“招待費 /聚餐費 申請單”（格式見下表），將接待客人級別及人數、主陪級別及人數、費用預算、是否有飯后娛樂活動等進行說明，并按照相應的審批流程報領導審批后方可發生。如領導不在，或招待緊急等情況應事先電話告知領導，并待費用發生后完善“招待費申請單”手續。 招待費 /聚餐費 申請單 申請人 申請部門 招待 /聚餐 時間 招待 /聚餐 事由 申請費用額 元 招待 /聚餐 單位 主賓級別 主賓 人員 6 招待 /聚餐 地點 主陪人員 3 部門 負責人 分管 領導 董事長 說明： ，以便預算標準的確定； “陪同人員”欄目中羅列完； 中必須注明是否飯后娛樂，如需要飯后娛樂的必須注明娛樂的預算金額； D．原則上主陪人員不允 許超過主賓人員 。 （三 ） 招待費標準 （含灑、水） 主賓級別 及標準（元 /人 .餐） 主 陪 董事長 /處級以上 總經理 /處級 副總 /科級 部門經理 其他 集團董事長 350 300 250 —— —— 總監 /副總 300 250 200 200 —— 部門經理 200 150 100 主任 /主管人員 —— 150 100 80 60 一般業務人員 —— —— —— 60 40 注：對政府、事業單位等直接管轄的，對公司利益影響大的客人報銷差旅費，經分管領導同意，可上調一個 報銷級別。 （四 ） 公司內部 聚餐費標準 聚餐范圍主持董事長 60 40總監/ 副總 50 35部門經理 30公司中層干部以上 部門內一般員工注： 各部門在工作過程中，確需通過聚餐來加強員工之間的溝通，由部門提 出申請，經 董事長 批準后方可就餐，按上表所列標準控制，原則上一年一個部門或公司不允許聚餐次數超過二次。 （五 ）禮金管理 規定 所有禮金贈送必須事先按權限申請報批。 禮金報銷必須附明細，明細項目應包含：受贈人單位 、姓名、職務、金額 。 禮金按《 宏博 集團審批程 序 》報批。 （六 ）業務用煙、酒管理規定 業務用煙、酒由行 政部 統一采購并建立臺帳進行管理，領用部門填寫“領料單” （或者簽字） 進行領用。 領用部門領用業務煙、酒時必須在“領料單”上注明招待客人名稱（名字、職位）、業務洽談時間（或用餐次數）、數量、領用品牌等，并嚴格按照對應級別所使用的標準進行領用 。 領用后未 使用完的整包 (瓶 )煙（酒）必須交回行辦管理。 業務用煙、酒的 標準。 主 賓 主賓級別 及標準（元 /包或瓶 ） 項 目 領用限額 董事長 /處級以上 總經理 /處級 副總 /科級 部門 經理 其他 煙 1包 /半天 .人 業務用煙 一般用云煙 香煙 ，重要客人用天子 酒 1瓶 /4人 .餐 500 300 200 100 50 注： 嚴格控制，同時應根據業務洽談時間控制領用數量，一般情況下按照每位客人半天 1包的數量進行控制，公司人員不得領用。 標準，根據陪同人數和客人數量合計按照 1瓶 /4人 .餐的標準對數量進行控制。 （ 七 ）商務費報銷的其他規定 公司各部門因業務需要招待客人，應先報請領導同意，銷售公司 銷售人員招待客戶應 事先 報請 銷 售部經理 同意。 商務費報銷的審批流程見《 宏博 集團審批程序 》 。 公司 內所有人員嚴禁簽單消費。 招待費及內部集體聚餐費報銷單據上必須注明事由、主賓級別、主陪 /主持人級別、內部聚餐單位、人數、報銷標準、超標比例，其余事項按費用報銷單據填寫規定據實填列。 所有招待費用、集體聚餐費報銷均必須附正規發票。 各審批環節的領導應了解清楚自己所掌控的商務費用總額 ,并對商務費用的發生頻率進行監控 ,防止標準未超標總額超標的情況發生 . 業務招待原則上 僅限于用餐，如確有必要發生娛樂費、住宿費、機票、車票費等，須先填 寫《招待費用申請單》報 董事長 批準 。 娛樂費的 消費總 額度不能 超過招待費 的總 額度。 經辦人員須在業務招待后一周之內，到財務部報銷費用；如業務接待后即出差外地或出差期間業務接待，需在返回公司后一周之內到財務部報銷費用，逾期不予報銷；如因公司領導出差或其他原因影響，不能及時簽字的可延期報銷。 四、 辦公費用的管理 （一）辦公費用的定義 辦公費用是指公司各部門為開展正常的工作所發生的辦公用品和辦公耗材的耗用。包括筆墨紙硯、打印機耗材、其他辦公用品等。 （二） 辦公用品的分類 辦公用品按其使用性質并 結合 管理 需要 可分為三大類：一類為個人用消耗性辦公用品；二類為集體消耗用辦公用品；三類為耐用性辦公用品。現將這三類辦公用品明確規定： ①個人用消耗性辦公用品，主要指信箋、便箋、記事簿、墨水、 圓 珠筆芯、簽字筆芯、小夾子、回形針、大頭針、訂書釘、復寫紙、膠水、橡皮、電池等。 ②集體用消耗性辦公用品，主要指各類印刷單據，各種報表、投放表、帳冊、憑證、復印紙、復印碳粉、打印墨盒及純凈水等。 ③耐用性辦公用品，主要指使用時間較長，一般為一年以上，且可反復使用的物品，如計算器、筆類、訂書機、尺子文件夾、文件袋、背包、各種印章以及工程 技術人員專用性物品等。 為便于辦公用品費