國家行政機關公文格式三種特殊格式及釋義(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm15mm(高寬)。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成的。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。有一些特定的公文在發文機關名稱后面不加“文件”二字，如xx就有“xx任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“文件”二字。發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。發文機關標識的字號，本標準以22mm15mm為高限，現行“xx文件”的字號即是22mm15mm。本標準以此為高限，就是要求除“xx文件”以外，其他各級行政機關標識的字號要小于“xx文件”，以顯示xx作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。關于發文機關標識的位置，本標準提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計文件紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。第二種僅限于上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。各行政機關在設計文件“紅頭”時，兩種形式均應具備，即平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。關于聯合行文，本標準規定“文件”兩字居于發文機關名稱右側上下居中。本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多只能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。8，1．5發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔]”括入；序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如xx發文的機關代字有“國發”、“國函”，“國”代xx，而“發”和“函”則代“xx文件”和“xx函”這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“〔〕”括起。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規定使用六角括號。序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數。發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字號應居中。8，1．6簽發人上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是對一些細節做了規定，如：附件序號用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規定，正文后的附件標識要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第l行。8．2，5成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文日期的標識位置見8．2．6。成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數字寫法“壹、發捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協調。由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2．6條會分別介紹。8．2．6公文生效標識公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。8．2，6．1單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；力g蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章是公文的生效標志。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑒定公文真偽的最重要的標志。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標準對印章的格式做了詳密的規定。對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款處(即成文日期之上)不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內，也就是不到l行的空白。這樣要求是為了防止變造公文，因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內容，即“變造”公文。本標準規定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。此話說來簡單，但執行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。國家行政機關的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責的態度。即使是采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執行。本標準還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標準是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對照現行xx文件和本標準所附的樣式來掌握。之所以這樣規定，一是顯示印章的莊嚴性，特別是完整地顯示國徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字(特別是國徽)壓在成文時間上而使其難以辨認。另一種稱之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章(行政機關的部門印章或專用印章有許多是這種樣式)。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。8．2．6．2聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主力、機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。兩個單位聯合行文，本標準規定應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。其余要求均同一個印章。三個單位聯合行文，會出現至少有一個以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現至少有一個以上的印章是空白印章。現在印刷公文大量采用現代印刷設備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。為了防止出現空白印章，本標準做了這樣的規定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現空白的印章。印章每排最多排3個，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。在具體排布印章時應使主辦機關的印章在前，協辦機關的印章按照發文機關標識的順序依次排布。當最后一排剩下一個印章或兩個印章時，應居中排布。成文