哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程項目管理哈佛導(dǎo)師教材(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡介】 意味著對人員技能進(jìn)行評估并據(jù)此分配各項任務(wù)，以及開展培訓(xùn)以彌補技能差距。 如果您曾與團(tuán)隊成員共事并了解他們每個人的優(yōu)勢，那么就應(yīng)親自分配任務(wù)。如果您不了解成員的個人能力，那么請制作兩欄的 列表：一欄列出所有項目團(tuán)隊成員的姓名，另一欄則列出順利完成工作所必需的所有技能。 在下一次的團(tuán)隊會議上討論這些列表。鼓勵員工談?wù)撟约旱膫€人技能，并讓整個團(tuán)隊負(fù)責(zé)將人員初步分派到所列的任務(wù)下。在團(tuán)隊環(huán)境中決定任務(wù)分配可以： ?? 使員工了解彼此的技能類型 ?? 確保任務(wù)與人員相匹配 ?? 幫助團(tuán)隊成員了解他們所具備 ?? 的有限資源 大多數(shù)團(tuán)隊組建專家認(rèn)為，團(tuán)隊不可能囊括您所需要的全部技能。總會出現(xiàn)某些遺漏。而且在大多數(shù)情況下，期待面面俱到也極不現(xiàn)實。因此，明智的項目團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者召至麾下的人員應(yīng)同時具備寶貴的技能和 應(yīng)需 要學(xué)習(xí)新技能的潛力。 另請參見建立有效項目團(tuán)隊的步驟。 編制預(yù)算 預(yù)算是指為項目制定的財務(wù)藍(lán)圖或行動計劃。它將項目計劃轉(zhuǎn)換為可衡量的數(shù)字，以表示特定時期的各項開支和預(yù)期收益。 編制預(yù)算時，首先要問自己：要使用哪些資源才能成功完成此項目？若要確定項目的成本，請將其分解成預(yù)期的主要成本類別。以下是項目生成成本的典型類別： ?? 人員。 這幾乎始終是項目預(yù)算的最大部分， ??包括全職和臨時員工。 ?? 差旅。 在項目進(jìn)行過程中， ??項目成員可能需要從一個地點換到另一個地點。是每個人就地辦公， ?? 還是需要 整個團(tuán)隊聚在某個地方？請不 ??要忘記預(yù)算食宿費用。 ?? 培訓(xùn)。 是否需要培訓(xùn)？如果需要培訓(xùn)， ?? 要在現(xiàn)場培訓(xùn)還是會涉及差旅費？如果計劃外聘培訓(xùn)師進(jìn)行培訓(xùn)， ?? 則預(yù)算必須反映此人的費用和支出。 ?? 耗用品。 除了通常的計算機、筆、紙張和軟件以外， ?? 您可能還需要特殊的設(shè)備 ?? 。嘗試預(yù)測項目所需的耗用品。 ?? 工作場所。 一些人員可能需要搬到租用的辦公場所。這樣需要多大的空間，??需要多少資金？ ?? 調(diào)研。 是否需要購買調(diào)研結(jié)果或數(shù)據(jù)來支持本項目？團(tuán)隊內(nèi)部需要執(zhí)行多少調(diào)研工作？成本有多少？ ?? 專業(yè)人員服 ??務(wù)。 是否需 要雇用市場調(diào)研公司？您打算聘請咨詢?nèi)藛T或?qū)で蠓山ㄗh嗎？預(yù)算必須反映每一項的成本。 ?? 資本支出。 完成項目還需要哪些昂貴的設(shè)備 ??或技術(shù)升級？哪些資本支出獲得的回報能夠與支出相抵， ?? 通過怎樣的方式？ 在項目預(yù)算中輸入這些標(biāo)準(zhǔn)類別中固定不變的數(shù)字后，還應(yīng)考慮那些可能影響預(yù)算，卻經(jīng)常被忽略的可變因素。例如： ?? 可讓團(tuán)隊成員快速成長的培訓(xùn)費 ?? 教授用戶實施項目的幕后培訓(xùn)費 ?? 經(jīng)常性人員成本 ?? 經(jīng)常性的辦公場所維護(hù)成本 ?? 保險費 ?? 執(zhí)照費 ?? 外部支持費用（如會計和法律顧問的費用） 確定項目是否應(yīng)該繼 續(xù)進(jìn)行 要完成項目預(yù)算，需要在工作實際開始之前先估算成本。因此，編制預(yù)算后，干系人及其他項目管理者可以根據(jù)預(yù)計的成本考慮是否確實要啟動此項目。 例如，贊助人在看到成本估算后可能希望重新考慮項目或縮小項目范圍。如果贊助人不愿意提供預(yù)算全額，項目經(jīng)理以及其他任何對工作成敗承擔(dān)責(zé)任的人員可能想要撤離項目。未獲得全額投資的項目一開始就處于危險狀態(tài)。 隨機應(yīng)變 多數(shù)情況下，項目預(yù)算包含一定的靈活度。由于很難預(yù)測項目中的每一筆支出，因此在編制預(yù)算期間靈活性非常重要。 靈活性實際上使項目經(jīng)理可以更有效地工作。隨著項目 的不斷開展，最優(yōu)秀的管理者會不斷改進(jìn)，以便清除障礙并抓住重要機會。為此，許多項目經(jīng)理在預(yù)算時都會編制一些應(yīng)急方案。他們會要求將估計預(yù)算的 5% 單獨用于應(yīng)急情形。通過設(shè)立額外的 ?變動空間 ?，他們可以調(diào)節(jié)某些未預(yù)料到的成本，而不必向項目贊助人請求更多資金。 啟動項目后，可以使用預(yù)算來監(jiān)控進(jìn)度，即將項目的實際結(jié)果與預(yù)算結(jié)果或預(yù)期結(jié)果進(jìn)行比較。反過來，此監(jiān)控和評估流程會幫助您及您的團(tuán)隊采取及時的補救措施，使項目重新回到正軌。 制定進(jìn)度表 要對項目所需的活動進(jìn)行排序和控制，需要制定進(jìn)度表。以下步驟可以幫助您制定切實可行的進(jìn)度表： 1. 利用工作分解結(jié)構(gòu)來界定任務(wù)。 重新回顧在項目管理的第一階段（即界定和組織項目階段）創(chuàng)建 WBS 時概括的活動和任務(wù)。 2. 檢查任務(wù)之間的關(guān)系。 許多項目活動必須按特定順序執(zhí)行。其他活動可以并行執(zhí)行。要縮短項目所需的總體時間，應(yīng)尋找機會并行完成不 同的活動。 3. 草擬進(jìn)度表。 列出所需的任務(wù)、估計完成每項任務(wù)所需的時間，并指明任務(wù)關(guān)系（哪些任務(wù)必須按照怎樣的順序完成，哪些任務(wù)可以并行完成）。這就是草擬進(jìn)度表；在所有人審閱過進(jìn)度表后，您可以對其加以完善。 管理者使用多種不同的工具來草擬進(jìn)度表： ?? 甘特圖 甘特圖在左側(cè)的列中列出項目任務(wù)， ?? 并指 ?? 明每項任務(wù)的時間色塊。這些色塊根據(jù)任務(wù)關(guān)系表明每項任務(wù)的開始時間和結(jié)束時間。 甘特圖顯示以下內(nèi)容： o 任務(wù)狀態(tài)（已完成的任務(wù)用陰影表示。在上圖中， o 藍(lán)色的條表示已完成的任務(wù)。） o 估算的項目工期 o 估算的任務(wù)工期 o 任務(wù)順序和并行完成的任務(wù) 甘特圖因其簡單易懂以及直觀的宏觀描述功能而被廣泛使用。甘特圖沒有指明任務(wù)依賴關(guān)系（即哪項任務(wù)必須在另一項任務(wù)開始之前完成）。因此，很難評估某一方面的更改對項目其余方面的影響。制表人在輸入各項時，必須格外仔細(xì)地反映出時間色塊的這些關(guān)系。 另請參見構(gòu)建甘特圖的步驟。 ?? 關(guān)鍵路徑 草擬進(jìn)度表應(yīng)指 ??明項目的關(guān)鍵路徑：即確定項目總工期的一組任務(wù)。關(guān)鍵路徑是項目中最長的任務(wù)序列。關(guān)鍵路徑中的任何延遲都會延遲整個項目的完成。通過確定項目的關(guān)鍵路徑， ??可以有效分配資源。 例如， ?? 請考慮一個項目， ??該項目包含具有以下要求和時間預(yù)期的六項活動： 活動 要求 完成時間 A 5 天 B 3 天 C A 和 B 已完成 4 天 D B 已完成 7 天 E A 已完成 6 天 F C 已完成 4 天 ?? ?? 可以使用圓來繪制此項目的關(guān)鍵路徑， ?? 以指 ?? 明活動。該圖表明：項目的最早完成時間為 11 天。您還可以看到：活動 A 和 E 是保證項目在最后期限內(nèi)完成的關(guān)鍵任務(wù)。根據(jù)此信息， ?? 您可能需要將大多數(shù)資源調(diào)配到執(zhí)行這些關(guān)鍵活動上。 另請參見構(gòu)建關(guān)鍵路徑的步驟。 ?? PERT 表 PERT（ Performance Evaluation and Review Technique， ?? 計劃評審技術(shù)）圖顯示某一階段每個項目任務(wù)應(yīng)開始的時間， ?? 以及為每個任務(wù)計劃的時間（以及應(yīng)何時完成任務(wù)）。該圖還顯示在給定時間執(zhí)行的所有任務(wù)以及結(jié)果、任務(wù)和事件之間的所有依賴關(guān)系。在 PERT 表中， ?? 每項任務(wù)都由與其他節(jié)點或完成項目所需的任務(wù)連接的節(jié)點表示。雖然 PERT 表指 ??明 了項目的重要任務(wù)依賴關(guān)系， ?? 但缺點是這種圖可能比較復(fù) ?? 雜且很難掌握。 如何決定草擬進(jìn)度表時使用哪種計劃工具或方法？選擇您最擅長一種工具或方法，只要它能完成工作即可。不要僅僅因為其他人都使用或因為是最新的工具而使用某種工具。選擇方法時應(yīng)考慮您當(dāng)前跟蹤和計劃工作的方式。您對這種方法是否滿意？如果滿意，則應(yīng)使用此系統(tǒng)來安排項目進(jìn)度。但是要記住，您需要與所有團(tuán)隊成員就進(jìn)度表進(jìn)行溝通。 另外請記住，很多成套軟件可以幫助您制定和管理進(jìn)度表 。要確定哪個軟件最適合您，可向用戶征求建議。除非您已熟悉軟件，否則應(yīng)該在個人進(jìn)度表中留出時間來學(xué)習(xí)該軟件。您可能需要獲得有關(guān)該計劃的可靠培訓(xùn)和技術(shù)支持。 另請參見選擇項目管理軟件的技巧。 4. 優(yōu)化進(jìn)度表。 和團(tuán)隊成員一起仔細(xì)檢查草擬進(jìn)度表，并尋找使進(jìn)度表更準(zhǔn)確、更切實可行且更緊湊的方法。請查找以下內(nèi)容： ?? 錯誤。 是否所有的時間估算都切 ?實可行？請?zhí)貏e關(guān)注對關(guān)鍵路徑中的任務(wù)的時間估算。如果其中的任何任務(wù)無法按時完成， ??整個進(jìn)度表 就會打亂。另外，??請檢查任務(wù)之間的關(guān)系。進(jìn)度表是否反映了：有些任務(wù)可同 ?? 時開始，而 ?? 有些任務(wù)只能在其他某項任務(wù)完成后才開始？ ?? 疏漏。 是否遺漏了任何任務(wù)或子任務(wù)？是否忽略了培訓(xùn)和維護(hù)時間？ ?? 超負(fù)荷。 為了完成進(jìn)度表中分配的任務(wù)， ?? 有些員工是否需要連續(xù)幾個月每天工作 10 到 12 個小時？您是否準(zhǔn)備 ?? 讓某臺設(shè)備 ?? 超負(fù)荷工作？要消除此類超負(fù)荷問題， ?? 應(yīng)重新分配工作量。 ?? 瓶頸。 特定任務(wù)所必需的工作是否會在流程中的該點堆積在一起？請考慮汽車裝配線的例子：由于安裝座椅的人員跟不 ?? 上裝配線的步 調(diào)， ??整個裝配線必須周期性地停下。要消除瓶頸， ?? 需改進(jìn)該任務(wù)中使用的工作流程（即加速工作流程）， ??或?qū)⑵渌Y源轉(zhuǎn)移到此任務(wù)（例如， ?? 通過增加更多人員或更好的機器。） 優(yōu)化進(jìn)度表的總體目標(biāo)是在合理的范圍內(nèi)盡可能使其緊湊。由于關(guān)鍵路徑中的任務(wù)決定了整個項目的工期，因此要認(rèn)真考慮這些任務(wù)，尋找縮減項目工期的可能性。例如，將更多資源轉(zhuǎn)移到關(guān)鍵路徑中的任務(wù)，可能能夠消除瓶頸。請考慮將資源從非關(guān)鍵任務(wù)轉(zhuǎn)移到更關(guān)鍵的任務(wù)。例如，如果有 4 個人正在從事一項具有 4 到 5 天富裕時間的任務(wù)，則可以將部分或全部人員 轉(zhuǎn)移到關(guān)鍵路徑任務(wù)幾天。 另請參見制定項目進(jìn)度的技巧和使進(jìn)度落后項目重新趕上進(jìn)度的技巧。 制定溝通計劃 作為項目管理計劃階段的最后一項重要活動，您需要制定一個計劃，以便與所有項目干系人就項目進(jìn)度進(jìn)行溝通。以下指導(dǎo)原則可幫助您擬定有益的計劃。 召開例會 那些以行動為導(dǎo)向且工作繁忙人通常最不喜歡開會。但是，會議通常是溝通信息的最好方式。會議為項目團(tuán)隊成員提供了一個交換意見和制定決策的平臺。為充分利用會議，應(yīng)盡可能堅持按計劃定期召開會議。例如，如果人們都知道在每周一下午的 3 到 4 點召開項目團(tuán)隊會議，那么他們可以圍繞這個 時間安排其他任務(wù)。采用固定安排后，會議組織者就不必再費心安排適合所有人的時間了。 記錄會議備忘錄 如果您管理的是一個大型項目，要召開很多會議并有很多與會者，您很容易忘記哪些工作已完成，哪些工作未完成，哪些人贊同某些提議，哪些人不贊同某些提議等等。為了避免這種情況，請系統(tǒng)地跟蹤決策、分配和行動事項。許多組織使用會議備忘錄（即由指定人員所作的記錄）來實現(xiàn)這一目的。要在下一次會議上對這些備忘錄進(jìn)行復(fù)查和審批，必要時可進(jìn)行修訂。隨后將經(jīng)過審批的記錄歸檔，參與者需要時可以再查閱。 另請參見會議紀(jì)要表。 草擬進(jìn)度報告 除記錄會議備忘錄外，許多項目經(jīng)理還會創(chuàng)建進(jìn)度報告，跟蹤項目中正在執(zhí)行的所有工作。例如，如果您正在監(jiān)督新產(chǎn)品線的開發(fā)，就可以編寫進(jìn)度報告，來更新有關(guān)團(tuán)隊成員正在進(jìn)行的研發(fā)測試、營銷專家對客戶需要的調(diào)查發(fā)現(xiàn)以及財務(wù)分析師對預(yù)計收益的最新預(yù)測等信息。 與會議備忘錄一樣，應(yīng)確保有序地歸檔進(jìn)度報告，以供需要該信息的人查閱。 建立干系人溝通體制 項目干系人需要持續(xù)獲得最新信息、狀態(tài)報告和進(jìn)度報告。了解這些人的期 望，權(quán)衡他們的需要以確定可行的項目范圍，并保證他們不斷了解最新進(jìn)展，這些對于實現(xiàn)項目目標(biāo)都是至關(guān)重要的。 在與干系人溝通有關(guān)項目的信息時，要警惕在問題出現(xiàn)時淡化問題或隱藏問題的常見傾向。如果您屈服于這種傾向，而且（在干系人看來）這些問題已影響到項目，那么此時您的麻煩就比您當(dāng)初如果提前提醒干系人大一倍。 建立持續(xù)的雙向團(tuán)隊溝通模式 盡管管理項目時讓大家了解信息非常重要，但傾聽他人的想法也同樣重要。花時間了解團(tuán)隊成員的工作情況以及對項目的看法。如果傾聽他們關(guān)心的問題并了解他們的觀點，您就可以調(diào)動他們的積極性， 使他們?nèi)硇耐度腠椖俊? 啟動項目 草擬項目章程、組建團(tuán)隊并安排項目工作進(jìn)度后，便可進(jìn)入項目管理的第三階段：執(zhí)行項目。從啟動項目開始。 舉行項目啟動會議 通過團(tuán)隊全體會議來啟動項目是最好的方式。盡管啟動會議之前，您和項目團(tuán)隊會廣泛地討論項目并擬定詳細(xì)的計劃，但是這不能替代由全體團(tuán)隊成員參加的面對面會議。務(wù)必邀請項目贊助人參加。 團(tuán)隊成員出席這次會議具有重要 的心理價值，尤其是對于地理位置分散的團(tuán)隊更是如此，因為團(tuán)隊成員以后可能很少有機會聚集在一起。從最開始就聚集在一起將樹立團(tuán)隊責(zé)任感，并使每位參與者都能感受到團(tuán)隊和項目的重要性。 在項目啟動會議上，努力完成以下任務(wù)： ?? 確定角色和責(zé)任。 ?? 研究項目章程。 ?? 爭取就項目章程達(dá)成一致。 ?? 讓項目贊助人說明為什么該項目的工作非常重要， ?? 以及該項目的目標(biāo) ?? 與更大的組織目標(biāo) ??在哪些方面是一致的。 ?? 簡要介紹團(tuán)隊的可用資源。 ?? 說明團(tuán)隊的激勵手段。 監(jiān)督和控制項目 項目啟動后，要盡可能多地監(jiān)督和控制項目活動，確保項目始終保持正確的方向。 監(jiān)控項目預(yù)算 監(jiān)控項目活動的一種方式是將給定時間段的實際支出結(jié)果與預(yù)算中所列支出進(jìn)行比較。實際