成本及預結算管理規定(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 個分項的合同、結算、付款具有相同的范圍和界限； 對于包干項目的結算可以采取簡化的處理辦法。結算報送工程竣工驗收后，乙方應按合同規定的時間和結算要求，提交完整、真實的竣工結算資料到工程部（應包含資料目錄清單），填寫《竣工結算項目審批表》和《竣工結算造價審批表》，并加蓋公章。必要時，乙方應報送有關電子文檔。工程施工單位申請后，由項目部簽收、登記報送資料，經現場預算工程師、主管工程師、項目經理、物業公司、物管部、綜合科、分管領導審核，呈主管工程項目的副總經理審批，填寫《工程竣工結算項目審批表》。具體審查內容如下： l 現場預算工程師：負責會同項目資料員對照甲方的資料檔案，審查設計變更、簽證費用增減的單據、索賠金額及單據的完整性和真實性； l 工程（項目）部主管工程師：主要審核施工單位所施工的工程項目內容，是否驗收合格、工程質量是否達到合同要求，總工期的天數，是否存在工期索賠，竣工資料的完整性及準確性，簽署竣工圖。l 工程（項目）部經理：根據主管工程師審核情況并結合工程實際情況做出是否結算的正確建議，簽署竣工圖。l 物業公司和物管部：主要審核工程移交后的使用情況，把主要缺陷情況描述清楚，同時列明是否有應收費用（如水電費、維修費等）以便公司判斷是否在保修金所能控制的范圍內，為結算付款提供參考意見。l l 綜合科經理：對合同的執行情況和材料使用情況做出正確的結論。主管副總經理：綜合上述意見，自主判斷做出是否結算及結算付款的個人意見。乙方報送的結算資料如有遺漏，甲方有權要求增補資料甚至退回乙方，結算報送時間以最終報送完整結算資料之日起計算。但若乙方刻意遺漏對乙方不利的資料、如索賠等，甲方有權予以處罰，一般合同規定報送金額與結算金額相差不應超過10%,否則罰款。若乙方遺漏對乙方有利資料，甲方可以不予以補充，視為乙方讓利。工程（項目）部負責將結算報送情況及時告知綜合科，并跟進《工程竣工結算項目審批表》會簽的進度。正常情況下，非總包項目十天之內、總包項目一個月內完成結算項目的審批。結算任務安排《工程竣工結算項目審批表》會簽完成后，表格及相關資料報綜合科備案。綜合科經理編制《待審工程結算一覽表》，并制定每月詳細工作計劃。綜合科門經理根據工程的性質、規模、工作量、進度要求、專業分工等安排預結算工程師審核結算，并將部門收到的與工程結算有關的資料發放到預審人員手中。安排任務時應制定出合理的審核時間（一般主體工程要求三個月內完成，零星工程一個月內完成），并可在征求工程預審人員意見的前提下重新分配工程結算審核任務。若結算中有需要提別注意的事項，如施工范圍交叉、施工內容接近、總包或分包/供貨方互相扣減費用的情況，部門經理在安排任務時須事先提示和指導預結算人員，防范重復計價，保證每個結算項目范圍清晰，施工內容明確。結算人員須服從公司領導或部門經理的工作安排，保質、保量、按時完成任務，提交審核結果及說明，如因其它原因不能按時完成，需提前告知部門經理其原因。結算審核與復核每項結算安排審核人和復核人，并通過“事先指導、中間檢查、事后總結”三個環節，保證每項結算滿足進度和質量要求。部門經理負責召集部門每周或雙周工作例會，總結上周工作情況及安排下周工作計劃，并由結算人員溝通結算情況，反饋結算進度、存在問題及需要部門協調的事項，充分發揮結算人員的主觀能動性，促進結算工作順利完成。預算工程師審核結算，即對結算書的內容做逐項審查，對其中施工內容范圍、工程量、綜合單價、材料單價，取費標準均要求有確鑿的計算依據方予以審定。并要抓住任何有利因素，盡一切可能降低造價。工程竣工結算的審核依據，必須具備經項目部審查確認的施工圖、施工組織設計及施工技術方案、竣工驗收報告、結算書（包括工程量計算書和鋼筋抽料表）、竣工圖及施工合同、各類設計變更、簽證審批單等文件。審核人員不能完全以乙方報送資料作為審核依據，必須核對綜合科的資料。對內容模糊、依據不充分等情況，審核人員要與相關單位和人員多做溝通，并堅持“講禮貌、講原則、講證據”的三講原則。對不能提供有效依據的不予審定。l 首先要求施工/供貨單位提供相關證據； l 需要時向公司內外相關部門和人員（包括公司設計部、工程（項目）部、造價管理部門、生產廠商等）收集依據性資料； l 必要時下工地取得一手資料，但必須會同現場工程人員，獲得相應簽署； l 對已經簽署的竣工圖有權進行抽查，若有不符合實際的情況要按實調整。結算中有向乙方索賠和其他扣款（如甲供材料款）的必須單獨列清單，并在結算總額中扣減；對于需要向其他施工單位索賠的事項和金額也要特別說明，由部門辦事員登記。結算初審完成后，綜合科經理安排復核人員對工程結算初審結果進行復核，重點審核其工程量計算和結算單價套用是否正確，各項費用標準是否符合現行規定，并核對合同結算條款，檢查隱蔽驗收記錄，落實設計變更、簽證的真實性和有效性，復核完成需報部門經理審核確認，并備案。一般情況下，應編制結算審核說明，說明結算項目的名稱、范圍、依據、算法、結果、值得注意的問題以及管理建議等，以及結算資料目錄。結算核對及爭議解決工程結算初審結果經復核、部門經理審核確認后，預算人員方可同施工方相關人員進行核對工作，必要時，復核人員需協助核對。l l l 結算審核/復核人員要及時向部門經理反饋核對情況，特別要反映以下問題： 結算內容、量、價、費等方面的資料不詳、證據不足，但施工單位堅持的問題； 對合同條款、定額套用等有不同理解的問題； 索賠責任和金額的認定方面的分歧問題。當核對中存在異議未能達成共識時，可申請雙方上級主管領導協調解決。綜合科經理對解決不了的爭議上報公司主管領導，安排必要的跨部門會審或調查，形成爭議解決的建議報告，向總經理做進一步請示匯報，總經理根據公司授權限度同施工單位協商結算造價，必要時由公司最高領導出面、拍板。若對結算甲乙雙方最終不能達成共識，則按合同約定的方法解決。若進入訴訟，則綜合科負責提供相關資料給法律人員，并配合公司訴訟，直至最終達成和解協議或裁決書。對于需要造價咨詢公司編制、審核或復核的結算，結果必須經甲乙雙方共同確認才可作結算審批及手續辦理結算核對完成，就結算總造價（包括索賠扣款）達成一致意見后，雙方在結算書簽字，為結算造價。并填寫《竣工結算造價審批表》，表格與結算資料一并報部門經理，由部門經理、主管領導以及總經理簽署意見。對于總包工程，結算過程和結果要形成專題報告，提出有關結算建議，報公司總經理和董事長，由公司領導對結算做出指導性意見。《竣工結算造價審批表》審批完成后，綜合科負責辦理造價審定表，雙方簽字蓋章后結算正式成立。審定表中應包含結算編號，結算金額以及保修金額和保修期的信息，以便乙方日后憑此表申請結算款和保修金。審定表原件一式三份交施工單位和財務部各一份，綜合科保留一份，與結算資料一并移交檔案資料。綜合科負責及時、正確地將結算金額登記。結算資料按公司檔案室的規定整理好后打印清單、移交并由檔案負責人簽收，移交清單由部門保管。完成結算任務情況由綜合科經理在部門月度總結中統計匯總，上傳公司領導。結算預警為提高工程竣工結算法律意識，避免工程竣工結算法律風險，對于零星工程結算綜合科有權限向公司律師發出“預警”，主體工程結算需經公司主管領導批準后，方可向公司律師發“預警”。對于已發出“預警”的工程竣工結算，綜合科專業人員需積極主動搜集有關該工程的資料，并及時向公司律師提供工程竣工結算觀點及依據。結算審核中，綜合科要注意結算范圍內的合同已付款金額與可能的結算造價之間的關系，對已知的工程缺陷做出判斷是否在保修金控制范圍內，如不在保修金控制范圍內，甚至已經超付或可能超付的情況，要立即向財務部發出預警，并對結算付款提出付款金額參考價。預結算資料管理為保證預結算的準確性、真實性，保證文件資料得到完整、合理的保存，同時又能充分、正確的利用，綜合科必須在平時做好部門資料的管理工作，包括依據性資料、成果資料，不能有缺失或因人員流動散失。成本管理部對所有收到的依據性資料，包括圖紙、合同、定額、信息價、設計變更、現場變更、工程通知單、索賠單以及與預結算相關的往來函件、會議紀要等，均由部門檔案管理人員建立登記臺帳并分類保管，臺帳在部門內共享，以便預結算人員查找。為保證資料的齊全，綜合科檔案管理人員要定期與工程（項目）部的檔案管理人員核對資料清單。作為依據的文件和資料必須完整、有效，合同應有相應的附件、應簽署的正式文件必須有相應的簽署（如竣工圖），并保證其真實性，復印件必須與原件完全一致。綜合科平時應收到的原件包括圖紙、工程通知單、簽證單、竣工驗收證明等。綜合科編制完成、或由其他單位編制經綜合科審核的預結算文件、分析表格/報告等為成果文件,包括電子文檔。成果文件可由經辦個人保管，但要由部門統一做臺帳，并記錄保管人，確保今后對工作成果的查詢和利用。為保證每項預結算工作資料的完整性，應對每項預結算的包含文件和資料編寫頁號、編制目錄，防止遺失。如果有電子文檔，也要列出文檔名稱及保存位置，必要時刻成光盤，統一保管。l 根據公司檔案管理規定須移交的結算資料，綜合科檔案人員負責將結算資料分類移交檔工程文件資料歸檔：由綜合科檔案人員按相應文件資料分類登記和歸檔，歸檔內容包括案室存檔，并及時做好移交資料的臺帳工作。審核結算資料歸檔分為以下兩種：所有與工程建設有關的合同、協議，工程重要會議