商務信函與商務合同-資料下載頁

　　

【正文】 彈出的對話框中設置字體為“黑體” ——我們對編號文字使用了和正文不同的字體，這是為了使合同條款的編號更加清晰、醒目。點擊“確定”按鈕回到“自定義編號列表”對話框。如圖 2所示，通過預覽區可以看到編號列表的版面效果。 步驟 11 新建一個“合同細目”樣式，合同條款的第二級細目將套用此樣式。同樣，對此樣式也需要進行編號的設置。打開“自定義編號列表”對話框，設置其編號格式為“（ 1）”，起始編號為“ 1”。在“編號位置”選項區中，設置對齊方式為“左對齊”，“對齊位置”為“ ”。這樣設置，是為使“合同細目”樣式的編號部分比“合同條款”樣式的編號部分略向右縮進一些，以顯示出不同的層級關系。 步驟 12 在“文字位置”選項區中設置“制表位位置”和“縮進位置”都為“ ”這樣設置，是為了使每一條后續的各行與第一行中的正文部分對齊，同樣也與合同條款的正文對齊。如圖 3所示。 輸入合同正文 ? 步驟 1 從菜單選擇“視圖 \頁眉頁腳”，進入頁眉頁腳編輯狀態，在頁眉中輸入頁碼信息，其中的頁碼和頁數是通過單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“插入頁碼”和“插入頁數”按鈕插入的。單擊“關閉”按鈕完成設置。 ? 步驟 2 在文檔的第一行輸入合同名稱“技術轉讓與合作生產合同”，并套用“標題 1”樣式，敲回車鍵另起一行。 ? 步驟 3 合同開頭應該寫明甲乙雙方的單位名稱。單擊工具欄中的插入表格按鈕，插入一個 1行 2列的表格。 ? 步驟 4 在表格的 2個單元格中分別輸入甲方乙方的名稱。雙擊表格左上角的圖標，彈出“表格屬性”對話框，單擊“邊框和底紋”按鈕，在彈出的對話框中設置邊框為“無”。完成后，效果如圖4所示。 要用到的樣式已經設計完畢，可以設置頁眉和輸入正文了。 ? 步驟 5 將光標定位于表格外，敲回車鍵另起一行，輸入合同的引言并套用“正文”樣式。 ? 步驟 6 敲回車鍵另起一行，輸入合同第一章的名稱“術語定義”，并套用“標題 2”樣式。我們看到，套用樣式后， Word自動為該章節編了號“第一章”。 ? 步驟 7 敲回車鍵另起一行，輸入第一章的三個條款，三個條款分別隸屬于三個段落，并分別套用“合同條款”樣式。我們看到Word也自動為三個條款編了號，為“第一條”、“第二條”和“第三條”。 ? 步驟 8 依照同樣的方法，輸入合同后面的章節及相對應的條款，并套用相應的樣式。值得注意的是，合同的第十九條中提到了第十八條的內容，如圖 5所示。 ? 步驟 9 在第十九條中，我們并沒有直接輸入“第十八條”的字樣，而是運用 Word的交叉引用功能插入了對第十八條編號的引用。具體做法是將光標定位于第十九條“按本合同”文字后面，從菜單選擇“插入 \引用 \交叉引用”，彈出“交叉引用”對話框，如圖 6所示。 ? 步驟 10 在“引用類型”下拉列表中選擇“編號項”，此時，Word會自動在“引用哪一個編號項”選項區中顯示本合同的所有編號項（章節編號和條款編號）。 ? 步驟 11 從中選擇第十八條。在“引用內容”列表框中，選擇要引用的內容是“段落編號”，即我們只打算插入編號文字“第十八條”。單擊“插入”按鈕插入引用，單擊“關閉”按鈕完成交叉引用。 ? Word提供了 6種引用內容：“頁碼”、“段落編號”、“段落編號（無上下文）”，“段落編號（完整上下文）”、“段落文字”和“見上方 /見下方”。這基本可以滿足我們對文檔中其他內容進行交叉引用的需求。 不直接輸入“第十八條”的字樣，而是插入交叉引用的好處是：插入或刪除條款時，第十八條的編號有可能變化，這時，只要執行更新域的操作，第十九條中的引用內容就會自動更新為新的編號。 在這個文檔中，頁眉中的頁碼和這里的交叉引用，都是用Word的域實現的。域的功能還遠不止這些，我們會在后續的章節里詳細講解。下面我們來看看采用交叉引用的好處。 將合同第四章的第十七條全部選中，按 Del鍵刪除。此時，原來的第十八條會自動編號為第十七條，原來的第十九條會自動編號為第十八條 ——這是使用編號的好處，因為 Word可以自行維護編號順序。 第十九條中交叉引用的部分，因為未更新域，仍顯示“第十八條”，事實上應該是“第十七條”才對，如圖 7所示。 選中交叉引用的內容“第十八條”，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”。此時，交叉引用的內容變為“第十七條”，如圖 8 所示。實驗完畢，實驗內容不做保存，讀者可以按 Ctrl+Z組合鍵回到實驗前的狀態。 ? 在合同末尾，一般應為甲乙雙方簽字蓋章留下足夠的位置，我們仍插入一個無邊框的 1行 2列的表格，然后在其中輸入文字。效果如圖 9所示。 ? 合同一般會帶有附件，如果有附件，就先換頁再輸入附件名稱，然后為附件名稱套用“標題 1”樣式即可。這樣，本案例就制作完成了，按 Ctrl+S組合鍵保存文件。 保存和使用模板 ? 合同是企業中最常用的商務文檔之一，對一家公司而言，同一類型的合同一般擁有相同的樣式，其中很多條款也是可以通用的。 ? 因此，我們可以把這一章制作的合同保存為 Word模板。以后編寫類似的合同時，只需要從模板創建新文檔，然后略作改動即可，再也不用花時間設置樣式和輸入重復的文字內容了。 ? 步驟 1 從菜單選擇“文件 \另存為”，在彈出的對話框中，選擇保存類型為“文檔模板（ .dot）”即可。 Word默認的模板存放路徑是“ C:\Documents and Settings\用戶名 \Application Data\Microsoft\Templates”。 ? 步驟 2 草擬新的合同時，可以直接從保存好的模板中創建新文檔。 ? 如果模板保存在 Word默認的模板文件夾中，可執行如下操作：從菜單選擇“文件 \新建”，打開“新建文檔”任務窗格，選擇“本機上的模板 …” ，彈出“模板”對話框。在“常用”選項卡中選擇我們已保存的模板即可。 ? 如果模板保存在其他目錄，可以在 Windows資源管理器中右鍵單擊該模板文件，然后從彈出菜單選擇“新建”即可。 ? 使用模板創建的新文檔包含了模板中的文字內容和樣式。我們只需要修改部分文字內容，就可以得到一個全新的合同了。你可以自己動手試一下，體會一下模板功能的妙用。