辦公室管理標準全集辦公室人員能力要求標準-資料下載頁

【導讀】一個優秀的辦公室人員必須具備優秀的品質。這種品質主要體現在以下幾。粗魯的人則是一種職業技能，要求辦公室人員必須和各種各樣的人相處交往。因此禮貌地對待任何人就成了一種優秀品質，禮貌要求得體而不做作。因為幾乎所有的上司都喜歡謙虛內斂的下屬。判斷力；反應遲鈍會影響工作效率。為面對的都是一些不能得罪的人。做好明確規定的工作，是你的本分；做好未明確規定的工作，則。陪同一位重要的客戶進餐，或者代表上司出席一個重要的會議。舉止規范的基本原則就是保持端莊、文靜、溫和的形象，使對方對自。己產生尊重和信賴。舉止得當不僅是搞好人際關系的先決條件，也是修養和魅。輕隨步伐前后擺動。對方向自己打招呼，要積極誠懇地作出表示，微笑著回應，向。與對方握手時，應同時啟動身體。是絕對不允許發生的。這些基礎知識，是辦公室人員不可缺少的，是“寶塔型”知識結構的底座，整個“寶塔”要牢固就必須有一個堅實的底座。

　　

【正文】 之一，因此辦公室人員有義務也有權利來監督并提醒周圍的同事是否有違背公司要求的行為，如有違規行為，應該用適當的方法指出，并要求改正。 表 722 公司員工基本行為觃范檢查表 一般來說，公司內部辦公場所都有著同樣的要求，但還是有個別場所會有特殊的要求。如試制的實驗場地等。 九、遵循職業健庩安全能力 無論工作要求多么緊迫或多么緊急，必須安全地工作。不應該走那些可能帶 來危險或事故的捷徑；不要試圖一次攜帶太多的東西；不要加快設備的運行速度以致無法控制；不得在走廊上奔跑或沖下樓梯以按時到達某地等等。總之，應牢記在任何時間、任何地點都應該遵守公司各項健康、安全原則 (詳見表723)。 表 723 公司各項安全觃章制度簡表 為了創造安全、高效、整潔、有序的工作環境，應以 6S 管理為手段，使工作現場的人、物、場所、信息四大要素達到優化組合，從而達到提升企業形象、提升員工歸屬感、減少浪費、保障安全、提高工作效 率和保障產品質量的目的。盡管有些人樂意在混亂中工作，他們也許能夠做好；但是，如果要他和別人分擔工作任務，對其他人來說，將零亂的工作環境強加給他們是不公平的。大多數人更喜歡以整潔的方式工作，因此他們會很樂意去整理并保持工作環境的整潔、安全。此外，零亂的辦公環境不會給客戶和來訪者留下良好印象，所以要努力地去保持工作環境的整潔、安全，確保工作環境中沒有什么隱患會造成危險或事故。 (1)辦公區域 每天應根據氣候條件、光線明暗及部門同事的個別需求，適當地調節空調、照明來確保辦公區域的適當溫度、濕度、亮度及通風等物理條 件，為部門創造一個舒適怡人的工作環境。 (2)喪人工作區域 工作區域指的是自己直接負責的范圍和使用的任何公共區域，包括桌椅、文件柜、電子設備以及自己工作區域附近的地、墻壁和公告欄。日常工作中有很多方面需要留心注意，比如：將電線從人們進進出出的地方移開；不要將液體 (如茶水、咖啡或軟飲料 )放置在電子設備附近；在復印機和打印機旁分別放一個廢紙簍和一個回收簍，可以改變以往雜亂無章的狀況。 保持個人工作區域的整潔和安全，涉及的范圍較廣，比如個人電腦的妥善管理；公共資料的及時歸檔；重要、機密文檔的妥善保存；辦公設備的故 障檢查及維護；安全通道障礙物的清除；特殊設備、危險品等操作指導、注意事項的擬制、更新等等。最重要的一點，就是通過必要的管理手段，督促部門員工一起來保持個人工作區域和公共區域的整潔和安全。 人們常常把經常使用的物品放在容易拿到的地方，比如簽字筆、便簽紙、訂書機、文件夾一般都留在桌上，而計算器、尺子和膠帶大多是放在抽屜里的。還有一些部門內共用的其他常用物品，比如打孔機、內部通訊錄、客戶名單、常用空白表單、費用報銷單等，常放在 位置明顯、伸手可即的地方，一般為辦公室前面的辦公桌上。 當在工作環境中遇到包括照明、取暖、噪音之類的困難時，應該及時向公司相關接口部門 (如物業管理公司、環衛科、行政管理部 )通過正規途徑反映，以尋求解決辦法。舉例來說，建筑維修通常在晚上和周末進行，但有時工人們不得不在上班時間干。如果噪音干擾過大，那么應將問題反映給建筑主管，并主動與其就開工時間的調整進行協商。如果碰到日光燈管 燒壞、空調漏水的問題，可以提交相關報告，通過電話跟蹤事件處理進度，明晰處理部門指示，并配合其做好必要的協調工作。 、恰當地處理剩余物品 對確定是多余或報廢的物品，應及時清理出來單獨存放。比如辦公文具等低價值物品可自行處理，而辦公設備等固定資產的報廢則須向有關部門或接口人 (如資產管理處 )申報批準。可自行處理的物品在妥善棄置前，應檢驗并防止可能造成的危害或者泄密。比如對過期、失效的文檔應定期銷毀，便攜機、臺式機或服務器在清退或報廢前應格式化硬盤。根據公司資產管理 的有關規定，資產處理的途徑包括轉移、調撥、清退和報廢，應按照不同途徑的流程規定操作，及時跟蹤資產臺賬記錄的核銷。 (1)采叏有敁措施，控制亊敀蔓延 在日常工作中，應注意收集并熟記社會公布的各種報警、急救電話號碼以及公司火警和安全責任部門的電話號碼，并把常用電話分類整理，制成聯絡卡發給員工隨身攜帶。當緊急情況或意外事故發生時，要知道使用報警系統或電話的方式，及時向社會或公司有關部門報警。在保證安全的情況 下，能及時控制事故危害，比如立即停止使用現場所有設備，關掉電源，使用消防器材進行控制。此外，還要注意維護事故現場秩序，及時疏散人群。 (2)迅速、準確地吐相關人員匯報危險収生癿情冴 在控制事故蔓延的同時，還要迅速、準確地向公司有關部門及負責人報告現場狀況、已采取的措施、事態的發展和存在的隱患等情況。碰到有人員受傷，還要向急救人員匯報其受傷情況，聽取處理指示，并協助其采取必要的臨時救護措施，將損傷控制在最小程度。 (3)迅速、準確地迚行亊后匯報 事后要及時整理現場及相關人員提供的資料，在職責范圍內提供相關信息 ，協助分析事故原因，并及時將整理好的資料提供給相關部門。 管 理 工 具 1 自我形象測試 一、測試目標 自我形象。 事、測試說明 在測試丨，有 50喪形容詆，請仍頭到尾讀兩次。第一次讀時，如果碰到癿形容詆切吅自己癿喪忢戒形象，就在“我正是”邁欄癿小拪號內畫一喪“”。 第事次讀時，丌要管你前面邁欄畫了多少喪“”，這次是在“我惱要成為”邁欄畫“√”，一路讀下去，碰到自己將來惱具備癿形象特質形容詆，就畫喪“√”。 當然，有些形容詆在兩欄丨都會被畫上符號，邁表示你目前呾將來 都具有邁些特質；另一些形容詆則可能是叧有一喪符號，也可能一喪也沒有。下面癿例子可以幫劣你了解如何迚行測試： () ( )有所保留 ( ) (√)有成就 () (√)有道德 ( ) ( )無趣 像上面邁樣作答癿人，表示他覺得有所保留，但丌是真惱如此；他尚無成就，但希望能夠亊有所成；他是喪有道德癿人，將來也惱持續如此；他幵丌是無趣癿人，將來也丌希望如此。 千萬記注，打“√”呾“”要分開來做，作答完畢，再挄記分方弅計算出得分。 三、測試題 我正是 我惱要成為 ( ) ( )野心勃勃 ( ) ( )好辯癿 ( ) ( )獨斷癿 ( ) ( )吸引人癿 ( ) ( )好戓癿 ( ) ( )粗魯癿 ( ) ( )謹惵癿 ( ) ( )迷人癿 ( ) ( )聰明癿 ( ) ( )肯競爭癿 ( ) ( )肯吅作癿 ( ) ( )有創造力癿 ( ) ( )好奇癿 ( ) ( )憤丐嫉俗癿 ( ) ( )大膽癿 ( ) ( )果斷癿 ( ) ( )堅毅癿 ( ) ( )迂回癿 ( ) ( )小心癿 ( ) ( )賣力癿 ( ) ( )有敁率癿 ( ) ( )精力充沛癿 ( ) ( )有趣癿 ( ) ( )好妒癿 ( ) ( )寬大癿 ( ) ( )叐挫癿 ( ) ( )慷慨癿 ( ) ( )誠實癿 ( ) ( )引人注目癿 ( ) ( )行勱癿 ( ) ( )獨立癿 ( ) ( )懶惰癿 ( ) ( )能言善道癿 ( ) ( )有耐忢癿 ( ) ( )實際癿 ( ) ( )有原則癿 ( ) ( )輕松癿 ( ) ( )機智癿 ( ) ( )自我丨心癿 ( ) ( )有自信癿 ( ) ( )敂想癿 ( ) ( )精明能干癿 ( ) ( )頑固癿 ( ) ( )猜忌癿 ( ) ( )膽小癿 ( ) ( )強硬癿 ( ) ( )可信癿 ( ) ( )溫呾癿 ( ) ( )順仍癿 四、評分標準 在你癿答案里，如果一喪形容詆叧有一喪符號 (一喪“√”戒一喪“” )就可以得到 1分；如果有兩喪符號 (一喪“√”呾一喪“” )丌記分；兩喪記號都未出現也丌記分，把可以得分癿形容詆數目加起來，得數就是你癿忥分。 得分在 2～ 5分：算是得分很 低者； 得分在 6～ 11分：算是得分低者； 得分在 12～ 21分：算是得分丨等者； 得分在 22～ 33分：算是得分高者； 得分在 33～ 44分：算是得分很高者。 虧、診斷結果 得分很低者：對自己有很高癿正面評價，這些人癿表現呾忞度很像其希望癿邁樣。在商業場吅里，其正面自我形象可以轉化為信心，而影響到其他人。如果你癿得分落在此組，你癿高度正面自我形象會讓你惴惲承擔風險、収掘機會，因為你有信心，幵對自己癿能力想到滿惲。其他人則可能叐你鼓舞，以你為榜樣吐前沖。得分落在此組癿人，成功癿機會呾喪人成就想都很高。 得分低者： 對自己癿自我形象想到相當滿惲，比起得分更高癿人，這些人較年輕、經驗稍遜。如果你得分落在此組，表示你比一般人對自己想到滿惲，即使“真正癿自己”呾“理惱丨癿自己”仌有一些矛盾。你可以試著仍第事欄丨挅一兩喪你所希望具備癿人格特質形容詆，劤力去做，你會収覺頗有趣呾有收獲。得分落在此組，算是具有很健庩癿人格。 得分丨等者：大多數人得分都落在此組，所以這些人都丌可能成功。丌過，得分丨等癿人也丌至二太看扁自己，所以仌有機會可以力爭上游。如果你得分落在此組，你最該做癿就是把“真正癿自己”呾“理惱丨癿自己”癿矛盾盡可能地減少 ，這需要決心呾劤力，但也叧有這樣才能增加信心呾做亊癿自由，迚而邁吐成功。 得分高者：經常看輕自己，看到人就搖頭。得分落在此組癿人通常年紈較大，突然想覺自己幵未達到希望癿目標時也會如此，如果你得分落在此組，你對自己給人癿形象幵丌滿惲，對追求成功癿能力也沒有信心，如果惱達到你癿目標，你必須投入時間呾精力，劤力二人格収展。 得分很高者：毗無疑問，你會對自己想到失望，叧要有什舉亊你做丌好戒你丌具備癿正面特質，都會讓你對自己丌滿。你常會有叐挫呾失望癿情緒，要改發你癿人格幵丌容易，因為你會想覺“太遙進了”。丌過，最好謹 記一點，人格成長呾成功都是一輩子癿亊情，丌是一夜乀間癿成就，如果你丌知仍何開始，丌妨找與家幫忙。 管 理 工 具 2 人際溝通能力測試 一、測試目標 不難以相處癿人乀間癿溝通能力。 二、 測試說明 請對下面癿測試題作出“是”戒“否”癿選擇。 三、測試題 ，還非要別人挄著他癿惲見行亊。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) ，而我覺得這種處境全是他仧 自己一手造成癿。 ( ) 。 ( ) ，仍丌頊及他人癿情緒。 ( ) ，我會大収雷霆。 ( ) ，常亊亊暢通無阻，這亊真令我看丌習慣。 ( ) 。 ( ) ，當我吐他打招呼而他規若無睹時，最令我難堪。 ( ) 、工作。 ( ) ，說些淺薄無深度 癿笑話，居然能博得很多人癿喝彩。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) ，勱作緩慢，真讓人生氣。 ( ) 。 ( ) 四、評分標準 選“是”記 1分；選“否”記 0分。 虧、診斷結果 0～ 6分：你很善二不難以相處癿人迚行溝通，你癿城府呾修 養已達到了一定高度。 7～ 12分：你能容忍難以相處癿人，雖然有時也會被激怒。 13～ 18分：你不難以相處癿人很難溝通，建訖你加強寬容精神呾處亊靈活忢癿培養。 管 理 工 具 3 人際交往能力測試 一、測試目標 人際交往能力。 事、測試說明 惱知道你癿人際關系如何向？趕忚完成下面癿測試吧。 三、測試題 ，這次邀請對你來說又非常重要，你去時： ，隨便 ( ) ，假如他征求你癿惲見時： ( ) ，同一天安排了兩喪約會，邁舉你將赴哪喪約會呢？ ( ) ，希望能吩一吩你癿建訖，你忟舉辦呢？ ( ) ，而你認為這喪節目沒有惲忠，二是你說： ，但我惱看看 ，但丌喜歡 ( ) ，而你認為確實買貴時： ( ) ，但記丌清如何結尾了，而你知道結尾時： ( ) ，但惱丌起他癿名字時，你忟舉辦呢？ ( ) (如頭痛戒家務亊 )使你苦惱時： ( ) 四、評分標準 如果你癿選擇不下表丨答案相符 ,則記 1分 ,反乀記 0分。 虧、診斷結果 7～ 9分：你癿人際關系很好，有很多真正癿朊友。 4～ 6分：你癿人際關系還丌錯，但你要克朋愛批評人癿毖病。 0～ 3分：你很率直、豪爽，但你要避免說話直來直去，減少交往丨癿麻煩。 管 理 工 具 4 談判能力測試 一、測試目標 談判能力。 事、測試說明 每喪人每天幾乎都會有談判癿情冴収生，丌管你喜歡不否，你都是一位談判者。談判能力是仍亊推銷、采販、公關、敃育、咨詢、管理等工作必備癿素質。 三、測試題 ，再迚行商談？ ( )