高效會議管理技巧-張曉彤-資料下載頁

　　

【正文】 ___________________________________________________________________________第9講 會議記錄【本講重點(diǎn)】會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能會議記錄者主要有4種功能。◆會議記錄者特別重要。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會議成敗的關(guān)鍵。◆會議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這個(gè)部分。會議記錄者在會議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。◆會議記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。◆觀察預(yù)防功能。會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來觀察會議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會議誤區(qū)：第一誤區(qū) 社會性懈怠社會性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會議為例，許多會議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。對于這種會議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時(shí)做出提醒，避免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價(jià)值。第二誤區(qū) 從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬希饕且驗(yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮芏鄠€(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。第三誤區(qū) 團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會議的討論有時(shí)會趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)。【自檢】會議中非常容易出現(xiàn)社會性懈怠，即許多參會者始終沒有進(jìn)入會議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會議決策的客觀性。如何克服這種情況？為什么？@__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案91誰能勝任會議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)椋幻玫臅h記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。所以，一名會議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：◆反應(yīng)快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。◆寫字快。做會議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。◆知識面廣。在做會議記錄時(shí)，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個(gè)會議記錄者的硬件能力。◆記憶力特別強(qiáng)。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。◆組織能力強(qiáng)。◆傾聽能力強(qiáng)。◆總結(jié)能力強(qiáng)。對會議記錄的10大建議對會議記錄的十大建議：重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時(shí)有依據(jù)。除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。大多數(shù)會議都能指定一個(gè)會議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔(dān)任。會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。會議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。會議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達(dá)成的各種共識（要不厭其煩地向與會者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。使用列點(diǎn)或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點(diǎn)工作分派情形及完成日期記錄無誤。通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯(cuò)誤的部分。將此份會議記錄發(fā)送給與會者。【本講總結(jié)】會議記錄者在傳統(tǒng)的會議觀中往往是不受重視的，但是，現(xiàn)代會議使我們認(rèn)識到會議記錄者在一次高效的會議中占有舉足輕重的地位。會議記錄者的作用僅次于會議主持人，要想成為一名合格會議記錄者一定要具有多項(xiàng)技能。會議記錄者還要充分重視有關(guān)會議記錄的10大建議。只有如此，會議記錄者才能在會議中充分發(fā)揮自己的作用。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________團(tuán)隊(duì)會議的誤區(qū)會議記錄者除了記錄會議的內(nèi)容外，還必須負(fù)責(zé)監(jiān)督整個(gè)會議的過程，保證會議決策的正確性和規(guī)范性。團(tuán)隊(duì)會議的誤區(qū)主要有以下三點(diǎn)：1：社會性懈怠2：團(tuán)隊(duì)思維3：團(tuán)隊(duì)極化團(tuán)隊(duì)思維產(chǎn)生的原因有：1：達(dá)成一致的時(shí)候，沒有考慮所有的信息；2：可能是團(tuán)隊(duì)有很強(qiáng)的凝聚力和特別強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)，他占主導(dǎo)地位，逼著大家都往一個(gè)方向思考；3：更重要的是來自規(guī)范性的從眾壓力，使得學(xué)員不得不同意最終的決策，而不是內(nèi)心的。 在會議結(jié)束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結(jié)之后，會議記錄者發(fā)給參會人會議評估單，評估這個(gè)會質(zhì)量的好與壞。例如會議核對單的條款如下：1：你認(rèn)為這會議有必要嗎？2：你認(rèn)為你作為參會者，你的出席有必要嗎？評價(jià)會議好壞的標(biāo)準(zhǔn)：1：主持人準(zhǔn)備了議程沒有？請大家評議一下。2：開會的目的清楚嗎？3：會議記錄者有沒有？4：會議議程照章進(jìn)行了嗎？5：是否適時(shí)整合了與會者的意見呢？6：工作分配是否得當(dāng)呢？第10講 會后跟進(jìn)【本講重點(diǎn)】作為參會者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣作為參會者的會后跟進(jìn)人們會以時(shí)間緊，任務(wù)急為借口，會后不再考慮開會過程中的各種情形，對于那些認(rèn)為與自己無關(guān)的會議則更是如此。其實(shí)，會后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。【自檢】在實(shí)際工作中，很少有人會在開會之后繼續(xù)跟進(jìn)工作，人們只是把開會當(dāng)作開會而已。這種習(xí)慣好嗎？如何改正？ @______________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案101作為主持人的會后跟進(jìn)作為一名會議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。即使是會后的跟進(jìn)工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個(gè)腳印的認(rèn)真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機(jī)會。自我評定主持人及參會者自我評定單具體表現(xiàn)是否存在以下問題（1）別的員工曾誤會我的意思有□ 無□（2）與別人談話時(shí)我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題有□ 無□（3）如果主持一個(gè)會議，我會讓參會人員先了解會議內(nèi)容有□ 無□（4）面對一些人說話時(shí)我很緊張有□ 無□（5）在會上，總是只有我一個(gè)人說話，沒有成員參與有□ 無□（6）談話結(jié)束時(shí)，我會問員工是否明白我的意思有□ 無□（7）我分派工作后他們從不提問有□ 無□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無□（9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會事先考慮有□ 無□（10）我總是會問：大家還有什么問題嗎？有□ 無□◆以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。值得注意的問題是：詢問要注意方式，最好不要直接問“你們聽明白了嗎？”這樣容易給人造成一種高人一等的感覺，對成年人而言，這顯然會傷及別人的自尊。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實(shí)這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵(lì)別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。◆以自我評定單中的第9條為例如果主持人在發(fā)言中表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，那你最好事先考慮好這個(gè)問題，找到一種能讓大家迅速明白的說話途徑。一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個(gè)解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時(shí)間，又能讓別人很快領(lǐng)會你的真意。例如做人力資源管理工作經(jīng)常會使用到一些術(shù)語，這些術(shù)語可能有很多人不太熟悉，諸如H2D（人力資源管理）、H2M（人力資源開發(fā)）等。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時(shí)候，首先介紹這些詞語的意思。以免有人不解其意，又不好意思發(fā)問，致使耽擱會議時(shí)間，影響溝通效果。怎樣提高下次會議的質(zhì)量怎樣提高下次會議的質(zhì)量：只有必要時(shí)才開會。召集會議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會議的關(guān)鍵。制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。時(shí)間是寶貴的，開會是要花錢的。準(zhǔn)時(shí)開會，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。經(jīng)常加以歸納,有意識地把握會議的方向。注意力集中在政策和行動上,別讓意外事件讓你陷入困境。會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。會議成功只有用結(jié)果來衡量。注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L的發(fā)言,鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點(diǎn),刪除重復(fù)的話題。關(guān)于習(xí)慣【本講總結(jié)】會后的跟進(jìn)工作既可以說是一次會議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會議的準(zhǔn)備工作，因此必不可少。會后的跟進(jìn)包括主持人的會后跟進(jìn)和參會者的會后跟進(jìn)。無論是主持人還是參會者，都要學(xué)會使用自我評定單，以此來檢查自己工作中的得失，從而為下一次會議質(zhì)量的提高準(zhǔn)備條件。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________39 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