張曉彤-高效會議管理技巧-資料下載頁

　　

【正文】 這一功能主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這個部分。會議記錄者在會議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到“和事佬”的作用。216。 會議記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。因為這樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人。216。 觀察預(yù)防功能。會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會議記錄者可以以一個旁觀者的角度來觀察會議中是否存在一些誤區(qū)，同時可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。誰能勝任會議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實這種觀點已然落后了許多。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為，一名好的會議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間；一名稱職的會議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。所以，一名會議記錄者需要同時具有多項才能：216。 反應(yīng)快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。216。 寫字快。做會議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。216。 知識面廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。216。 記憶力特別強(qiáng)。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復(fù)雜又冗長的問題時，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。216。 組織能力強(qiáng)。216。 傾聽能力強(qiáng)。216。 總結(jié)能力強(qiáng)。二、對會議記錄的10大建議對會議記錄的十大建議：n 重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。n 除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。n 大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外，會議記錄者最好由參會者輪流擔(dān)任。n 會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。n 會議記錄者的責(zé)任更全面：252。 要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。252。 適時做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。252。 向參會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。n 會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確：252。 討論過程中所達(dá)成的各種共識。252。 有哪些證據(jù)支持議案的通過，及反對意見如何。252。 分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。n 會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。n 會議記錄應(yīng)有組織地整理：252。 標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單列在會議記錄起頭處。252。 使用列點或簡短的一段文字，說出會議達(dá)成了什么一致。252。 工作分派情形及完成日期記錄無誤。252。 通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。n 會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。n 將會議記錄發(fā)送給參會者。三、團(tuán)隊會議的誤區(qū)最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會議誤區(qū)：u 第一誤區(qū) 社會性懈怠社會性懈怠是一個心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會議為例，許多會議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個名詞，其實這個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會狀態(tài)，實際是處在一種參與的假象中。對于這種會議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時做出提醒，避免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價值。u 第二誤區(qū) 從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規(guī)范性的從眾壓力。例如某個小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因為他們的影響力而對很多個體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時預(yù)防。u 第三誤區(qū) 團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)。第十講 會后跟進(jìn)本講重點：一、作為參會者的會后跟進(jìn) 二、作為主持人的會后跟進(jìn) 三、自我評定 四、怎樣提高下次會議的質(zhì)量 五、關(guān)于習(xí)慣一、作為參會者的會后跟進(jìn)人們會以時間緊，任務(wù)急為借口，會后不再考慮開會過程中的各種情形，對于那些認(rèn)為與自己無關(guān)的會議則更是如此。其實，會后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。二、作為主持人的會后跟進(jìn)作為一名會議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。即使是會后的跟進(jìn)工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個腳印的認(rèn)真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機(jī)會。三、自我評定u 以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。值得注意的問題是：詢問要注意方式，最好不要直接問“你們聽明白了嗎？”這樣容易給人造成一種高人一等的感覺，對成年人而言，這顯然會傷及別人的自尊。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。u 以自我評定單中的第9條為例如果主持人在發(fā)言中表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，那你最好事先考慮好這個問題，找到一種能讓大家迅速明白的說話途徑。一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時間，又能讓別人很快領(lǐng)會你的真意。例如做人力資源管理工作經(jīng)常會使用到一些術(shù)語，這些術(shù)語可能有很多人不太熟悉，諸如H2D（人力資源管理）、H2M（人力資源開發(fā)）等。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時候，首先介紹這些詞語的意思。以免有人不解其意，又不好意思發(fā)問，致使耽擱會議時間，影響溝通效果。四、怎樣提高下次會議的質(zhì)量怎樣提高下次會議的質(zhì)量：216。 只有必要時才開會。216。 召集會議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會議的關(guān)鍵。216。 制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。216。 時間是寶貴的，開會是要花錢的。準(zhǔn)時開會，才能準(zhǔn)時結(jié)束。216。 經(jīng)常加以歸納,有意識地把握會議的方向。216。 注意力集中在政策和行動上,別讓意外事件讓你陷入困境。216。 會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。216。 會議成功只有用結(jié)果來衡量。216。 注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實施所有的決定。216。 作為主持人，要勸阻冗長的發(fā)言,鼓勵沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點,刪除重復(fù)的話題。五、關(guān)于習(xí)慣什么是習(xí)慣如何改變舊時的習(xí)慣如何把習(xí)慣變成技巧及行為46 / 46