職業經理人的十項技能-資料下載頁

　　

【正文】 （1）根據統計，職業經理用于會議的時間約占工作時間的20%，如何利用好這20%的時間，是時間管理的重要環節。（2）職業經理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業務總結會”、“專題討論會”等。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。（3）事先準確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。最好養成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。（4）嚴格會議紀律。（5）參加別人召集的會議，可請求召集人確認會議規則，以免浪費時間。干擾因素分析分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。運用《干擾因素分析表》。表56 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責混淆突然約見當下想干的事太多經常“救火”條理不清計劃不周無效會議不速之客電話干擾（1）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實發性干擾，一類是拖延性干擾。（2）對干擾因素排序通過對干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。（3）對突發性干擾的分析突發性事件是職業經理工作時間的最大干擾因素。由于職業經理角色的特殊性，會遇到上、下、左、右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序為：（4）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對策尋求前三位干擾因素的對策，其他則可以緩一步。（1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產生良好結果的是克服“缺乏自律”。因為在拖延性干擾中，許多因素你可能無法把握，但是，你應當可以把握你自己。（3）在突發性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業、不同的企業，可能會有不同的順序。你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？【自檢】選擇你認為最適合的分析方法，對你的時間利用方式進行分析。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結】本講主要介紹時間分析的方法。感到特別忙亂的時候，運用不同的時間分析方法對時間進行分析，以幫助職業經理獲得利用時間的合理模式。這是職業經理進行時間管理的重要方法。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 第二象限工作法【本講重點】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據優先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。【案例】某銷售經理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質檢人員 工作總結修改工作流程處理同事的一些誤解輔導下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協調銷售政策的修改重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。顯然，優先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。【舉例】銷售部經理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結下達指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應付無關人員領用物品報銷差旅費“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。例如銷售部經理要處理客戶投訴。需要職業經理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務水平是否降低？：重要但是不緊急的事項例如銷售經理制定下屬員工獎金提成及發放規定，新聘的銷售人員的培訓等雖然非常重要，但可以拖一段時間。然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內完成，等到要上交或實施時才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務，經常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質量和效果也不能令人滿意。：緊急但不重要的事項銷售經理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對時間沒有計劃性，沒有按優先原則排序，所以經常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項不要為既不緊急也不重要的事而花費寶貴的時間與精力。【事例】肖經理一天的工作主要是接電話、輔導下屬工作、與財務經理談銷售費用的預算、與行政部門經理閑聊、向營銷總監匯報工作、與人事經理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。按照優先順序原則即四象限原理，這些工作事項應為：圖62 “四象限”實例解析【自檢】運用“四象限”分析法，對你一天時間內的工作進行排序。【本講總結】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序。工作分類可以按兩種標準劃分，一是重要性，二是緊急性。依據這兩個標準，可以把工作劃分為四種類型，職業經理應把重心放在第二象限的工作，也就是優先處理重要但不緊急的事項。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第7講 養成好習慣【本講重點】不良習慣必須改變養成好習慣的四個階段【忠告】時間管理是一種可以改變的習慣，不良的習慣是無意中形成的，良好的習慣可以在有意中形成。不良習慣必須改變現代經理人必須具備職業化的素質，有效的時間管理是職業化的一項要求。職業經理要管理一批人，不良習慣不僅影響個人的工作效率，也會對下屬產生負面的影響。養成好習慣的四個階段這個階段還沒有意識到已經有某種不良的習慣，也沒有意識到這個不良習慣給工作帶來的危害。已經意識到居然有這么不好的習慣，而且這個習慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。有時候，不良習慣是很難發現的，可以借助一些測試手段來發現。這一階段，決心改變不良習慣，開始培養好的習慣。就時間管理而言，可以按照前面講過的第二象限法來建立高效利用時間的習慣。在進行面對面溝通時，至少要做到以下三點：◆在約定的時間到達。◆對溝通所需的時間進行預算。◆提出溝通的主題。可以通過其它渠道了解到的情況，溝通時就無需談起。在與組織之外的人進行溝通時，一般都很注意上述三點。而在與內部的人溝通時，則很少有人注意到。如果你把內部的人當作客戶，也就會自然而然按上述三點進行溝通了。正所謂“無招勝有招”，良好習慣的真正養成是在其不再被意識到的時候。在第三個階段，對良好習慣的意識，容易受到其它事情的干擾，從而導致對習慣的放棄。要達到這個境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復”。即規定每一段時間，堅持一種做法的次數。經過多次重復，就自覺接受了這種做法，習慣成了自然。【自檢】對照一下，你自己是否有以下的不良習慣：□工作效率低，辦事拖拉。□時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭。□眉毛胡子一把抓，找不到主次。□經常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干。□什么事情都愿意管，認為忙才好。□認為下屬多請示匯報才有權威。□沒有目標，沒有計劃。□不善于利用零碎時間。□不會休息，不會娛樂，沒有空閑。如果你有上述一些不良習慣，就要想辦法消除，修正自己的習慣、性格以至于某些習以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養成好的習慣。下面是一些建議：4每天花30分鐘做計劃。4有書面日計劃、周計劃和月度計劃。4讓下屬了解你的工作習慣。4排出每周工作的優先順序。4集中精力完成重要工作。4使授權成為一種工作風格和管理方式。4學習并運用對付干擾的方法。4明確生活和工作目標。4保證一天內有一段時間不受干擾。4有效利用零星時間。4招聘得力的秘書或充分利用電腦等現代辦公設備。4文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。4在固定的時間里處理往來的函件。4盡量將無用的文件處理掉。4使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂。4除非萬不得已才召開會議。4養成常年使用工作效率手冊的習慣。【本講總結】本講針對浪費時間的不良習慣展開論述。養成良好的時間管理習慣是職業化的要求，有助于提高工作效率。養成好習慣一般要經過四個階段：不良習慣的無意識階級、發現不良習慣、有意識地改變不良習慣、養成好習慣的無意識階段。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第8講 為什么溝而不通【本講重點】溝通障礙組織溝通與人際溝通溝通障礙這類障礙是由身份、地位不平等造成的。溝通雙方身份平等，則溝通障礙最小，因為雙方的心態都很自然。例如，與上司交流時，下屬往往會產生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。另外，上司和下屬所掌握的信息是不對等的，這也使溝通的雙方發生障礙。人們都習慣于堅持自己的想法，而不愿接受別人的觀點。這種自以為是的傾向是構成溝通的障礙因素之一。溝通中的雙方有一方對另一方存在偏見，或相互有成見，這會影響溝通的順暢。溝通的一個重要環節是傾聽，溝通不可能是一個人的事情，當有一方在表達時，另一方必須專注傾聽才能達到溝通的效果。而人一般都習慣于表達自己的觀點，很少用心聽別人的。溝通的參與者必須要反饋信息，才能使對方明白你是否理解他的意思。反饋包含了這樣的信息：有沒有傾聽，有沒有聽懂，有沒有全懂，有沒有準確理解。如果沒有反饋，對方以為他已經向你表達了意思，而你以為你所理解的就是他所要表達的，造成誤解。為了消除誤解，溝通雙方必須要有反饋。技巧是指有效溝通的方式，目的是消除因方法不當引起的溝通障礙。關于溝通技巧，主要從下面一些角度去認識：◆你會正確表達想法嗎？◆你能夠按對方希望的時間和方式表達想法嗎？◆你能夠與不同職位、不同性格的人進行溝通嗎？◆如果已經造成誤解，你能夠消除嗎？組織溝通與人際溝通職場中的人經常遇到兩類溝通：一是組織溝通，一是人際溝通。所謂組織溝通指企業按照組織程序進行的溝通。一個企業如果制度完善，有健康的企業文化，它的組織溝通就會運行順暢。例如，有些企業有很好的會議制度，通過會議進行有效的溝通。有的公司報告制度較為完善，通過這種書面的形式，也可以實現有效的溝通。再如，一些公司有內部意見的溝通機制，像設置內部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會等。組織溝通多數通過一定的制度形式加以規定。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發生在組織內部，也發生在組織外部。與上司、同事、下屬、供應商、經銷商、家人、朋友等的溝通，都是人際溝通。以自然人狀態進入企業，一般容易發生兩個方面的問題：（1）把自然人狀態采用的溝通方式和方法帶進組織之中例如，你的下屬可能會不顧場合、聲淚俱下地向你傾訴委屈，而這時你的客戶可能就坐在對面。又如，私下議論公司的規章制度、部門的愛莫能助人和事等等，這些行為都不應該發生在組織內。（2）歸罪于外前面講過，如果一個組織有很好的制度和文化，所有成員都能夠進行順暢的溝通。