北京x軟件股份有限公司行政管理制度-資料下載頁

【導讀】為了使公司行政管理工作有序地開展，為公司其它部門做好后勤服務，特制定本制度。打印、復印、收發傳真、工作例會和附則等內容。本制度適用于西北實業行政部和總裁辦。本制度由公司行政部和總裁辦公室負責擬定，其解釋權及修改權屬行政部和總裁辦公室。20xx年月日起執行。設施的采購和管理。負責非生產性運輸車輛的管理。負責主持公司公共關系管理，協助公司各部門及下屬公司處理有關事務。主持公司管理制度體系的制訂工作，并監督執行。負責公司機要檔案、印章的管理和計算機及網絡系統的管理工作。負責辦理總公司及下屬企業的工商行政手續。完成總裁和副總裁安排的其它任務。

　　

【正文】 案要做好四防：防火、防盜、防潮、防蛀；達到四無：無丟失，無損壞、無蛀蝕、無漏密。 每半年清點一次檔案，發現丟失立即追查。 檔案保密 檔案員不許將檔案材料內容透露給別人；不得私自將檔案帶出；不得私自摘錄檔案內容；不得在閑談中泄漏檔案機密。 查閱和借閱檔案人員，必須嚴守保密紀律，不得擅自查問與自己無關的檔案材料；摘錄的機密文件資料要妥善保管，不得丟失，嚴禁泄密。 銷毀檔案材料要編冊，經審核批準，一律送造紙廠處理，派兩名以上人員監銷。嚴禁向廢品收購部門出售檔案材料。 20 文書處理 目的及意義 為了規范公司的文書處理 工作，特制訂本制度。 中國最大的管理資源中心 第 19 頁 共 24 頁 責任人 文書管理細則 上級單位和外單位發來的文件、信件一律由文書（文員或秘書）負責拆封、編號登記、填寫文件閱辦單；密級文件要專冊登記，嚴加管理。 重要來文、來信、來電由總裁辦負責人確定分送有關領導閱示，或直接批轉有關部門辦理。一般業務文件由文書（文員）直接送有關部門處理。 各部門呈送領導的請示、報告，一律先交總裁辦編號登記，然后轉呈領導閱示。 總裁辦批辦文件時要盡可能明確具體。同一文件需用兩個以上部門承辦者，批辦時要注明主辦部門和協辦部門。各級領導在文件閱辦單上批示后，均應簽上自己的姓 名和日期。 承辦單位當接到需辦理的文件時，應及時認真辦理，不得積壓延誤。凡需兩個以上部門共同辦理的文件，由主辦部門負責與有關部門協商辦理。文件要求辦理完后，承辦部門應將辦理結果簡要地填入文件閱辦單，并簽上經辦人的姓名和日期，將文件退回總裁辦歸檔。 文書（文員）負責對各部門文件辦理情況進行檢查、催辦、督辦、清退。 所有文件閱辦完后均應退回辦公室。凡代表公司參加（出席）省市有關會議所帶回的文件、資料，一律送交總裁辦，不得個人保存。 借閱文件必須嚴格履行手續。 21 文稿起草 目的及意義 為了規范公司的文稿起草工作，特 制訂本制度。 責任人 原則 撰寫公文和其它文字材料一律用規范稿紙（其中起草公文還要使用文件撰文稿紙），用鋼筆或簽字筆書寫，不得使用圓珠筆和鉛筆。 一般性文字材料由部門存檔備查。 撰寫公文嚴格按《行政公文管理規范》撰寫。 公文撰寫程序 股份公司發布的行政性文件由總裁辦秘書撰寫、校對，辦公室主任審核，總裁簽發。未經總裁簽發的文件一律無效。經總裁簽發的文件不經本人同意任何人不得擅自改動。 各部門起草需打印的文字材料由撰稿人校對，部門經理審核并在材料上注明請 中國最大的管理資源中心 第 20 頁 共 24 頁 打印 X份，然后簽名送行政部登記打印。 撰稿、審核、會簽、簽 發人須簽名以示負責。 公文打印完畢須加蓋公章及裝訂下發。未加蓋公章的文件無效。 各部門事務性文件需以股份公司名義下發，應先將原稿交總裁辦審核（文件內容格式、語句、標點等），然后由主管副總會簽，總裁簽發，由總裁辦統一編號安排打印。 文件底稿和正式文件由總裁辦存檔。貳份加蓋公章的存檔文件必須是打印機打印的，復印的文件不得存檔。 22 行政公文管理規范 目的及意義 為了規范公司的行政公文管理工作，特制訂本制度。 責任人 公文業務由總裁辦公室管理。 公文種類 命令。適用于發布行政法規，宣布施行重大強制性措施；獎懲有關人員 ；撤銷下屬單位不適當的決定。 議案。適用于向有關會議提請審議的事項。 決定。適用于對重要事項或重大行動做出安排。 指示。適用于上級單位向下級單位布置工作，闡明工作活動的指導原則。 公告、通告。公告適用于單位內外宣布重要事項或法定事項。通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。 通知。適用于批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，發布規章，轉達要求下級部門辦理和有關單位周知或共同執行的事項；任免或聘用、解聘干部。 通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和情況。 報告。適用于向上級匯報 工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問。 請示。適用于向上級請求批示和批準有關事項。 批復。適用于答復下級請求和事項。 函。適用于不相隸屬部門間相互商洽合作，詢問和答復問題，向有關主管業務部門請求批準有關事宜。 會議紀要。適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 行政公文格式 行政公文由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和時間等部分組成。 發文單位要寫全稱或規范簡稱，聯合行文主辦單位排在前面。 秘密公文要分別標明“ 絕密”“機密”“秘密”；“絕密”和“機密”公文要標明 中國最大的管理資源中心 第 21 頁 共 24 頁 印刷份數、序號。 緊急公文要分別標明“特急”“急件”。 發文字號包括單位代號、年份、序號。 公文標題要標準，能扼要地概括全文的主要內容，由發文單位、主要事由、發文種類三個部分組成，標題中除法規、名稱加書名號外，一般不用標點符號。 上報的公文，要在首頁注明簽發人姓名。 公文如有附件要在正文之后、成文之前注明附件順序和名稱。 公文要加蓋印章，聯合上報的非法規性文件，由聯合發文單位加蓋印章；聯合下屬的公文，聯合發文單位也要加蓋印章。 成文時間，以領導人簽發日期為 準，聯合行文， 以最后簽發單位領導人的簽發為準。 文件要標明主題詞。 公文用紙一般為 16K（長 260mm，寬 184mm），也可采用國際標準 A4（長 297mm，寬 210mm），左側裝訂。 行文規則 下屬的獨立核算、自負盈虧的法人單位，凡有既定政策規定和屬職權、業務范圍內的問題，可以對上、對下行文，也可以同不相隸屬的單位互相引文。 向下級單位的重要行文，要同時抄報直接上級單位，也可抄送同級單位（請示、報告勿抄送、抄報）。 向上級的請示，堅持“一文一事”的原則，“請示”“報告”要分開使用，也不要在情況和簡報中夾帶 請示問題。 向上級的請示除上級領導直接交辦事項的公文可直接呈送領導人外，其它公文不要在抄報、抄送上級單位的同時又抄報、抄送領導人。 受雙重領導的單位上報公文，應根據內容，寫明主報和抄報單位，由主報上級答復請示問題。 下屬單位根據職權范圍制訂的一般性業務公文，不必報請上級辦公室批轉，也不能使用上級統一制發的公文紙，可自行發布。 同級和不相隸屬的單位互相申請解決有關事項的公文，文種用“函”，不用“批復”。 各部門不能越級行文，特殊情況必須越級時，應說明情況并抄報越過的上級單位。 23 印鑒使用管理 目的及意義 為了規 范公司的檔案管理工作，特制訂本制度。 責任人 公司印鑒、法人代表章、介紹信由總裁辦設專人管理。 管理細則 使用印鑒要嚴格登記審批手續，一般事項用印，由總裁辦主任批準，重要事項 中國最大的管理資源中心 第 22 頁 共 24 頁 由總裁批準，加蓋印鑒后予以登記。 保管印章人員不得私自決定用印，經批準用印后，由保管人親自加蓋，不得委托他人。 公司印鑒不準帶出，如確需帶出使用時，必須有兩人同時攜帶。 印鑒管理及使用人員對印鑒要妥善保管，確保公司印鑒安全。 原則上不準開具空白介紹信，若確有特殊情況需用時，應由總裁批準，并在事情辦完后，向總裁辦講清介紹信使用情況或退回原 件。 所有介紹信必須注明有效期。 24 打印、復印、收發傳真管理 目的及意義 為了規范公司的打印、復印、收發傳真管理工作，特制訂本制度。 責任人 打印和復印的程序 所有要打印的文件資料均需部門負責人同意或簽字，注明急緩程度送行政部安排打印。 打字員打印文稿在做好登記工作同時要按輕、重、緩、急和先后次序打印。無特殊理由，不得積壓。 打字員打印公文要嚴格按照《行政公文管理規范》要求打印，差錯率不得超過千分之三。 拒絕安排無打字手續和因私打字任務。特殊情況事后應補辦手續。 各部門須復印的文件及表格要經部門經理簽署“請復 印 X份”意見，方可到行政部登記復印。 對機密文件的打印、復印要做好保密防范措施，打印、復印時不得有閑人在場，無用廢稿應立即銷毀。 打印、復印完畢后做好相關登記手續。 各部門所發傳真經部門負責人批準后到機要室向外發送；需接收的傳真應提前通知機要室做好接收準備；收發傳真后予以登記。 與公司業務無關的傳真不得發送和接收，除因公電話外，不得私自用傳真機打長途電話。 25 附則 本制度經總裁簽署后生效，并開始實施。 公司所有員工都必須遵守本制度。各部門人員在直接領導的督導下嚴格執行制度。總裁對部門經理的執行情況進行監督考核 。 若擅自違反制度規定，應予以懲罰（按公司統一的處罰措施執行）。 中國最大的管理資源中心 第 23 頁 共 24 頁 對公司造成經濟損失的，還應承擔相應的經濟責任。 違規人員的直接上級對下屬的違規現象應承擔一定的經濟或行政責任。（按公司統一的處罰措施執行） 本制度附屬文件包括：《制定年度預算流程》、《制定年度預算程序文件》、《用車范圍細則》、《派車單》、《車輛油耗標準》、《車輛維修委托單》、《檔案列表》、《檔案借閱流程》、《檔案借閱程序文件》、《行政公文管理規范》