年世紀博雅裝飾工程公司行政人事管理制度-資料下載頁

【導讀】工程技術(shù)人員，世紀博雅裝飾伴隨著中國裝飾行業(yè)的發(fā)展逐步成長起來。理，發(fā)生上述任何一項內(nèi)容，必須到資產(chǎn)管理員處填表登記。復印費、清潔用品、水電費。核定包干費用，在此費用內(nèi)采購物品，如有超支由所在店面承擔。導簽字，憑單到司機班領(lǐng)車使用，司機必須見單派車。如有緊急情況需要乘坐。出租車時，必須經(jīng)部門第一負責人同意。事會批準后，交由人事主管辦理招聘事宜；用期，試用期最長不超過6個月，最短不低于2個月。試用期過后，公司將對員工在此期間的工作表現(xiàn)作出考評，并記錄在案，試用合格者，由公司與其簽訂勞動合同。新聘員工應在正式報到之日起1月內(nèi)，將本人正式人事檔案轉(zhuǎn)。到正式聘用與社會保險和其它福利的辦理及享有。婚姻、生育情況。為便于管理，員工不得向公司隱瞞和其它員工的親屬關(guān)系。違反上述條款，將導致開除。若確屬工作所需，由部門經(jīng)。，并據(jù)此對該員工進行年度評價。士談?wù)撔劫Y問題，如有違反，公司將從嚴查處，并有可能導致辭退。

　　

【正文】 1． 3 秘書的化妝 秘書的化妝以自然、悅目的淡妝為主，粉不能太厚、色不宜濃艷。 1． 4 秘書的發(fā)型 沒有特定的要求，只要與本身的氣質(zhì)相符，做到清潔、干凈即可。禁忌 怪異發(fā)型及涂染鮮艷的色彩。 二、秘書的分類 按主要職能分為普通秘書和高級秘書。高級秘書的主要職能是決策性輔助，參謀性服務(wù)。針對我們輕舟公司而言，主要以普通秘書為主。 普通秘書的主要職能是效率性輔助，即事務(wù)性服務(wù)：一是為自己的領(lǐng)導服務(wù)。如替領(lǐng)導管理時間，準備出 差，收集各種信息資料，準備會議資料等；二是為本企業(yè)服務(wù)。如為企業(yè)做好接待工作，管理檔案，籌備會議，上下級的聯(lián)絡(luò)等。 三、秘書的特點 針對秘書這一職位來看，可歸納出兩個特點：一是輔助性工作。秘書相對于公司領(lǐng)導或其所在的部門，總是從屬性的，要根據(jù)上級的決定、指示來辦事。二是工作的主動性。是指 秘書對于自己范圍內(nèi)的工作，可以充分發(fā)揮自己的主動性和自己的聰明才智，進行創(chuàng)造性工作。但秘書必須明確自己的職責范圍，明確哪些是自己應按常規(guī)處理的日常事務(wù)，哪些是必須請示領(lǐng)導后才能處理的，哪些是屬于自己不該知道的問題應該 回避，哪些問題應該嚴守機密 。 四、秘書的素質(zhì) 4． 1 職業(yè)道德 ：秘書的工作機密性較強，有些事只能埋頭去做，而不能去說，不能公開宣揚。有的時候還要加班加點的做事，這就要求秘書要有埋頭奉獻的精神。希望出人頭地、不愿腳踏實地埋頭苦干的人是干不好秘書這一工作的。 遵章守紀 遵守公司的各種規(guī)章制度，養(yǎng)成照章辦事的好習慣。 尊重領(lǐng)導，謙和待人 服從領(lǐng)導的指派，不能各行其是。與同事友善相處，不挑撥離間。評論 別人要實事求是 ,不可挾私褒貶。 嚴守機密 嚴守機密是秘書必須遵守的紀律，要養(yǎng)成職業(yè)習慣。不該看的不看；不該聽的不聽；不該說的不說；不該寫的不寫。 嚴謹求實 是一說一，是二說二，不弄虛作假。工作有條不紊，有始有終。 4． 2 工作能力 專業(yè)能力 了解工作對象，掌握工作規(guī)律和方法，主動、自如的工作。 理解和領(lǐng)會能力 做到正確理解和領(lǐng)會對方的思想，聽得清，理解快，領(lǐng)會準，記得牢。 條理能力 能把繁雜的事務(wù)處理得井井有條。 應變能力 遇到緊急情況不慌亂，積 極想辦法，靈活處置。 協(xié)調(diào)能力 協(xié)調(diào)上下級之間、部門之間和員工之間的關(guān)系。 表達能力 包括口語表達能力和書面表達能力。口語表達做到口齒清楚，表達準確，得體的手勢及表情。注意說話的語氣、語調(diào)、語速及說話的距離，距離近時，音量小些，距離遠時，音量大些，以對方能夠聽清楚為宜。書面表達做到語言表述簡捷流暢，文章格式規(guī)范得當，措辭嚴謹。 五、秘書的主要工作內(nèi)容： 5． 1 領(lǐng)導的日程安排 預約客人；領(lǐng)導外出時交通工具及票的預約、購買，旅費、押金的收付；感謝信及節(jié)假日賀 卡的寄發(fā)；計劃表的制作及更新；墻報的填制及更新； 文件的整理及歸檔；名片的準備及預購；書籍的訂閱整理；各部門文件的呈報； 5． 2 領(lǐng)導日常生活的照顧 領(lǐng)導辦公室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生；領(lǐng)導用餐、飲用水及零食點心的照料；領(lǐng)導的健康管理（藥品的準備）；日用品的定期購買；代為處理領(lǐng)導的其他雜務(wù)。 5． 3 文檔、文件的打印、整理及歸檔； 各部門文件的打印（需填寫登記本）；本部門文件的整理及歸檔（需每月裝訂成冊，年底匯總裝訂） 5． 4 會議、會晤的準備、服務(wù)及記錄 公司內(nèi)部會議室的使用安排；會議通知的撰寫與發(fā)放；外 部會議（宴會）地點的選定；會場內(nèi)的布置及所需物品的準備；會議資料的準備與發(fā)放；會議期間的來賓接待；會場上所需的各種點心、小吃及用餐的安排；如需記錄要安排記錄人員；會議散場后的處理工作。 5． 5 辦公室內(nèi)日常性的事務(wù)工作 收發(fā)傳真，做好記錄；維護辦公室內(nèi)的各種辦公設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)有損壞或需要更新的設(shè)備，應及時告知資產(chǎn)管理員；監(jiān)督辦公室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，督促清潔員；無論任何時候，如發(fā)現(xiàn)前臺秘書不在，應主動代接前臺電話，代為接待來訪的客人，做好前臺的事務(wù)記錄；辦公室飲用水的購買及更換。 5． 6 文書制作 公司內(nèi)部通知的撰寫、打印及發(fā)放；圖表制作；會議紀要的整理及打印。 5． 7 信息的收集與整理 收集領(lǐng)導所需要的各種有關(guān)信息，復印、粘貼、裝訂成冊。 5． 8 環(huán)境的整理 辦公室內(nèi)空氣的調(diào)整（換氣與溫度）；辦公室內(nèi)的裝飾及各種布局的建議、綠植擺放；照明設(shè)備的管理（如出現(xiàn)問題后及時找人或想辦法解決）。 5． 9 接待工作 電話接待 ? 由于電話交談雙方不能看見對方表情，所以交談時最好也能保持微笑，稱謂要用敬語。男性統(tǒng)稱為“先生”；女性年輕的稱“小姐”，年長的稱“女士”。 熟悉的客人可直呼其名或 職務(wù)。如果沒有聽清對方談話，一定要再次問清，“對不起，請您再說一遍，好嗎？”不可以說“聽不見”等不禮貌的語言，通話中要用“您好”“謝謝”“抱歉”“請”“再見”等禮貌用語，通話結(jié)束，等對方掛斷電話后再掛機。做好電話轉(zhuǎn)達及領(lǐng)導不在時的記錄。 ? 接到陌生人的電話，一定要問清對方的單位、姓名及來意。如果對方不愿 意說出姓名或打電話的來意，秘書也不要言語頂撞或不予理睬，仍要有 禮貌地問對方是否愿意留話。如果領(lǐng)導交待過不認識或不通報姓名者不 許打擾，可以表示領(lǐng)導正在開會或談重要的事不方便接電話（這就需要 秘書的靈活隨機 能力，既不能讓客人尷尬，也不能讓領(lǐng)導為難）。只要遇 到領(lǐng)導不愿意接聽的電話，秘書就應靈活應對，把握談話的分寸，接領(lǐng) 導意圖妥善處理。 ? 同時接到兩個電話，如果第一個電話不能很快談完時，則請對方稍候或 表示會盡快給對方回電話，然后再第二個電話。 客人來訪接 無論客人是有約而來還是無約而至，秘書都要面帶微笑起身迎候。無論來客的身份、地位是否有高低之別，來者都是客，一定要尊重對方，不可以拿勢利的眼光來看待人。 ? 有約接待：先向領(lǐng)導轉(zhuǎn)達，經(jīng)得同意后，將來客引領(lǐng)至領(lǐng)導的辦公室（會 客室），招待（茶水、用 餐或預定客房的安排），客人走后，辦公室（會 客室）的及時打掃。 ? 無約接待：要有禮貌地詢問客人的來意，有否預約，跟領(lǐng)導取得聯(lián)系后 作好妥善處理。如與領(lǐng)導無法聯(lián)系，需向客人致歉，語氣一定要婉轉(zhuǎn)， 請客人下次能夠事先預約，留下客人的聯(lián)系電話。