xx分公司財務管理制度3-資料下載頁

　　

【正文】 報，繳納稅款。4．10按公司要求報銷分公司人員的費用，并到總公司核銷（附表）。4．11保守公司、分公司商業秘密。4．12根據需要向經分公司負責人批準后提供必要的業務查詢。分公司財務管理制度一、銀行帳戶的管理1．1銀行帳戶的開設，需經董事會批準并授權留存銀行印鑒。銀行印鑒需由財務專用章、分公司負責人私章、出納員私章三者組成。并由專人分管，開出帳戶報總公司財務部和公司董事會備案。1．2銀行帳戶的任何變更、撤消等事宜，需寫出申請報財務部經理審核后報公司董事會批準后，方可執行。1． 3支票、匯票等的簽發。根據已審核的費用單據或備用金申請表數額填寫支票，并逐筆登記在支票登記表（附表），作廢支票蓋“作廢”章后保存備查。1．4分公司按收支兩條線的原則，設立一個貨款戶和一個備用金戶，因稅務機關要求，可增設納稅專戶，除此外特殊原因需增設帳戶的，分公司須經財務部書面批準。不得向除直接經銷商、稅務機關以外的其他個人、單位公開貨款戶帳號。開設銀行帳號必須報總公司財務備案，不得與掛靠單位共用銀行存款帳號。1．5分公司開設的兩個銀行帳戶。一個是基本帳戶，核算日常使用的備用金，公司按照月度開支計劃向該帳戶轉款。另一個是輔助帳戶，貨款結算專戶，收回的所３ 有貨款必需全部存入該戶，銷售回款只能匯往公司總部，任何人不得以任何理由，從貨款戶提取備用金。1．6嚴格遵守公司的資金管理制度，收到客戶貨款（包括現金回款和銀行存款）不管客戶是否需要，出納都必須開具收款收據，收入的貨款必需全部存入貨款專戶，不得坐支現金，如有特殊情況需從貨款戶向備用金戶轉款，必須向公司財務部申請，在得到總部的批準時，才能從貨戶向備用金戶轉款，否則按挪用貨款處理。當月收款收據的金額合計等于當月銀行存款借方發生額。1．7貨款戶余額超過2萬元時出納員必須向總公司解匯貨款，1．8周邊地區收取貨款的方式必須是：貨款由客戶直接匯往分公司帳戶，業務員不得收取現金，更不得擅自設立貨款存折。客戶采取匯票或支票結算的，業務員收到匯票或支票及時交財務，不得拖延，并辦理票據的交接手續。1．9周邊地區特殊原因設立貨款存折的，必須經分公司主任和財務批準，并指定專人保管，不得與備用金或私人存款混放一起，貨款存折的款項嚴禁截留、挪用，嚴禁張冠李戴。貨款存折的利息要隨同貨款一并匯往分公司帳戶。月末月結時，貨款存折嚴禁有余額。財務每月對貨款存折的復印件和收款收據進行嚴格的審查。二、現金的管理2．1所有備用金只能從備用金帳戶提取，特殊情況要坐支，必須報總公司財務部經理批準。2．2庫存備用金限額不能超過壹萬元，庫存現金超過限額部分要及時存入備用金銀行帳戶，低于三仟元時要及時補足，以保證分公司運作的需要。2．3申請補充備用金需填妥備用金補充申請表，經財務部經理批準后才能開立支票。（附表）2．4所有收到貨款一律開具收據，并將現金存入分公司貨款專用帳戶。三、應收票據的管理3．1建立票據登記本（附件），收到匯票等必須登記在登記本上。3．2票據應視同現金，妥善保管。3．3不定期檢查票據到期日，及時承兌匯入分公司貨款銀行帳戶。4．4如因特殊情況需要貼現，應先報財務部經理審核并經蘇總審批后進行貼現４六、其他應收款的管理6．1本科目核算辦事處除應收帳款、應收票據、預付帳款以外的各種應收、暫付款項。包括應收的各種賠款、罰款；存出保存證金；應向職工收取的各項墊付款項等；待轉進項稅額。6．2本科目二級明細科目的設置。存出按金。按單位名設置明細帳。職工備用金。按人名設置明細。其它應帳款。公司應收的各種賠款、罰款等。待轉進項稅額。分公司收到總公司發貨，但增值稅票未到，稅額暫入本科目，收到稅票時轉出。備用金借款規定：按公司有關文件核定每個人的備用金額度，個人借支不得超過額度，如有超出限額，必須另外申請經審批后方可借支。職工備用金應及時沖帳，及時清理預借款。一般前筆借款未結清，不得再借。費用單據超過三個月未報銷的，原則上不予以報銷。特殊原因積壓的需由各級單位主管人簽批原因說明書，對于財務部審核未通過的報銷單據，會計必須追回原報銷款，不允許延誤而占用備用金額度。備用金未能完全沖帳的余款，應由職工歸還現金。分公司員工出差、采購物品等原因需要借支備用金，按規定填寫《出差申請表》或《借款申請單》（不得有任何涂改），借款申請單一式二聯，借款人、財務記帳各一聯。出納處確認是否已有借款記錄并審核是否有涂改等現象，對有借款且無正常原因的，不予辦理可借款的確認手續，經簽字確認合理，再由分公司負責人在公司額度內審核其內容并批復。出納根據財務部副經理/經理審批后的《借款申請單》付款，并登記員工借款臺帳。員工借款日期是《借款申請單》的填制日期。對借款數額較大的或超過返納期的，出納應加強監控，及時催收，并編制“員工借款月度明細表”（附表）。５公司總部出差人員原則上不得在分公司、辦事處借款，廣州辦公室人員原則上不得在分公司、辦事處、峽山借款，如因特使情況須在駐外機構（包括辦事處、分公司、聯絡站）、峽山借款，按下列程序辦理。9．1．出差人員向本部門經理提出借款申請，由本部門填制《總公司出差人員借款通知單》（附件1），一式二聯，駐外機構財務和公司財務各一聯。廣州員工向廣州財務部申請，峽山員工向峽山財務部申請。9．2．《總公司出差人員借款通知單》經廣州財務/峽山財務審批后，由財務部向駐外機構傳真。9．3．駐外機構收到借款通知后，方可借款給總部人員，并辦理正規的借款手續。借款通知單原件，隨后寄出。9．4．駐外機構憑借款憑證、借款通知單原件入帳，同時必須在借款的當天將借款憑證傳真至總公司員工所在地財務部，作總公司財務入帳的依據。9．5．月末，各駐外機構必需將當月所有總部人員借款憑證原件寄財務部，廣州員工寄廣州、峽山員工寄峽山。9．6．總部財務部收到借款憑證的原件后，向駐外機構開轉帳通知單，各駐外機構憑轉帳通知單結轉總部員工借款。9．7．任何個人、任何駐外機構不得在沒有得到總部財務部的批準時，向總部出差人員借款，由此引起的一切損失，由提供借款人承擔。備用金返還規定：1．員工出差返回公司或采購物品完畢，必需自返回公司之日起7天內辦理備用金返納手續。無正當理由未返納員工，在工資中扣除。2．財務部審核員對各種報帳單據嚴格按照公司的規定進行審核，對合法的報銷憑證，需經經手人簽名，部門主管審批后，按照公司最終的財務審批權限簽名后，出納才能辦理報銷手續。由于特使情況，需用自制憑證及其附件報帳的，經手人必須詳細填寫事情的原因，并提供2人的見證簽名，按規定的審批程序辦理。3．報銷憑證分《差旅費報銷單》、《付出憑證》、《費用報銷單》（附件2）和《支出證明單》四類，《差旅費報銷單》需注明出差人出差時間、行程和原因?！陡冻鰬{證》、《費用報銷單》和《支出證明單》需注明經手人、報銷原因或用途，4．《差旅費報銷單》適用于公司員工出差后報銷的飛機、車、船費（包括市內交 ６ 通費）、住宿費和其他費用開支的原始憑證。5．《費用報銷單》適用于不需要辦理差旅費手續的費用開支報銷，包括：業務招待費、過橋費、養路費、購買辦公用品等的費用。6．《付出憑證》適用于除上述情況外需正式報告批準購買的業務支出，如固定資產的購置等。7．《支出證明單》適合用于在上述業務中，沒有正式發票報銷的業務。8．對于已到返納期尚未返納的各項借款，出納人員根據預計的返納期統計，編制“備用金”返納通知表，交部門經理，進行返納催收通知。各主管履行督促下屬返納備用金的責任，并向出納反饋信息。逾期不返納，每天按借款額3%扣罰滯納金，罰金從當月工資中扣除。月末，編制員工借款明細表，報各部門經理和總經理。9．對于超過出差期限等原因不能按期返納備用金的，各主管應向出納反饋說明，否則出納根據規定扣罰。辦理現金報銷手續規定： 1． 報銷單種類：差旅費報銷清單：員工出差報帳的憑證，用于記錄登記匯總員工出差發1．1．生的車、船、飛機票、住宿費及補助。1．2． 1．3． 費用報銷單：用于員工除差旅費之外的費用。付出憑證：適用于除上述情況外需正式報告批準購買，用現金支付款項的業務。1．4． 支出證明單：適合用于在上述業務中，沒有正式發票、沒有報告的報銷的業務。2． 填報要求：用于報銷的單據，必須填制報銷單。報銷單的粘貼：用于報銷的單據，有序整齊的粘貼在報銷單內，不得用2．1． 2．2．釘書釘裝訂。2．3． 2．4． 報銷單的填寫：分類明確、字跡工整、計算準確、內容真實完整。出差住宿標準及伙食標準，按《差旅費補助規定》執行。７ 2．5． 2．6． 報銷單據的填寫必需使用黑色鋼筆或簽字筆，不得使用其他書寫工具。所有的報銷單據，必需有經手人的簽名，車船費注明起止地點，業務餐注明用餐原因、人員。2．7． 報銷的住宿單據，住宿發票單位名稱是住宿人的姓名，并蓋有收款單位專用章。2．8． 報銷的原始發票，發票開具的單位名稱是“廣東化妝品有限公司”，并蓋有收款單位發票專用章。沒有收款單位發票專用章，應附上《支出證明單》，并說明理由。2．9． 報銷憑證如有借款，必須填寫。2．10． 報銷金額和借支金額的差異有負責審核費用報銷員填寫，出納負責稽核。2．11． 報銷憑證一經填寫，不得涂改，如因計算錯誤，需改正，必須在改正處由修改人簽名。2．12． 購買實物，包括書籍、資料、樣品等必需有經手人、證明人和部門主管簽字。2．13． 員工用《付出憑證》報銷，需支付現金，必須在付款形式欄填寫“現金”字樣。3． 審批要求：所有的報銷單據，包括《差旅費報銷單》、《費用報銷單》、《付出憑證》3．1．和《支出證明單》等，必需按“財務審批權限“的有關規定，交各級主管簽名審批，各主管在各自權限內行使職權，需審核報銷事項的真實性及費用的合理性。3．2． 經各級主管簽名的報銷單據，送交財務部審核，經審核無誤，交財務部副經理/經理審批。3．3． 經過審批批準后，現金出納方可辦理報銷手續。4．職工在辭職時、改變工作崗位時、借出畢業證書原件或其它在公司的抵押物時等其它時間，需先同公司結清借款。四、庫存商品的管理８ 4．1分公司庫存產品的監督、提貨單使用管理手續制度、產品去向及安全，對周邊倉庫以及流轉過程中的產品，駐外機構負責人和財務負有監控和管理的責任，周邊地區銷售代表和主管對其管轄范圍的產品流轉和貨物安全負有主要的責任，倉庫保管員對庫存產品的安全性負直接的責任。4．2財務對倉庫管理、產品管理須建立相應的管理程序和制度，對倉庫管理和產品的收發具有專業領導和管理監控的權利。4．3產品入庫管理：4．3．1產品的進倉必須及時驗收，辦理入庫手續，財務部開具產品入庫單。入庫單內容包括：收貨日期、車船號碼、貨物品種、應收數量、實收數量、途損數量、途損原因、產品批號、倉管員簽字等。4．3．2入庫單一式三聯：存根、會計記帳和倉庫記帳各一聯。產品入庫單不得任意涂改。4．3．3倉管員對產品入庫的質量負責，要認真檢查入庫產品的外觀、質量。如有損壞、變質、空瓶、半瓶等，必需及時以書面報告駐外機構負責人和財務，經批準以后才能入庫。4．3．4．產品入庫分下列情況處理：A． 總部發往分公司：根據公司的產品出庫單和分公司開具的產品入庫單作會計和倉庫的入帳依據。B． 駐外機構之間相互調貨：憑總公司批準調貨的原件，調入駐外機構開產品入庫單作正常產品收貨處理，同時開“到貨通知單”（附件一,總公司財務部和聯絡處財務部各一聯），通知總部調整應收帳款。任何個人，任何駐外機構不得在沒有得到總部的批準時，隨意調貨。如有違反，由此引起的損失，由調貨人承擔。C． 駐外機構所屬客戶退貨：駐外機構發出“退貨通知單”（附件二，聯絡處財務和倉管各一聯），倉庫憑駐外機構的“退貨通知單”收客戶的退貨，并驗收入庫，登記入帳。倉庫保管不得發生沒有“退貨通知單”而擅自收客戶退貨的現象。D． 直運直匯客戶的退貨：直運直匯客戶的退貨，原則上直接退總部，如有特殊情況需退往駐外機構時，除按上述C操作外，同時開出”到帳通知單”（附件三，總公司財務和聯絡處財務各一聯），通知總部財務，調整應收帳款。：庫存商品的盈盤，必需經倉管和財務人員共同確認，編制“庫９ 存產品盤盈表”，聯絡處負責人和財務簽字確認，闡明盈盤原因，并由駐外機構負責人和財務提出處理意見，報總部批準，按批準的意見處理。4．4產品出庫管理：4．4．1．向客戶銷售貨物，履行客戶定單制度，即客戶要貨，向駐外機構下定單，銷售代表根據客戶定單填寫”要貨通知單”，經財務審核后開具產品出庫單，經開單員、財務部有及分公司負責人簽字后才能提貨。4．4．2．產品的出庫要有完整的手續和出庫憑證。無論何種用途，都必需開具產品提貨單（出庫單）嚴禁憑白條提貨或無依據發貨；出庫單如有涂改無效。4．4．3．倉庫發貨須遵循“先進先出”的原則，庫存產品距保質期6個月（積壓品），由倉管員書面報告駐外機構財務，庫存產品距保質期3個月（滯銷品），由財務書面報告駐外機構負責人，駐外機構負責人向銷售部報告。4．4．4．產品發出，屬于駐外機構直接發貨的，必須實行客戶收貨確認制度，即客戶收貨后出具《客戶收貨確認單》，并簽名蓋章；屬于客戶自提的，客戶必須在提貨單上簽名確認。4．4．5．產品發出，屬于客戶委托他人代理提貨方式的，必須憑客戶開具的介紹信并由代理人在提貨單上簽名，客戶的介紹信作為財務聯的附件妥善保管。4．4．6．產品發出，屬于分公司員工送貨方式的：產品送達后，送貨員將客戶簽收的回執聯當天交財務，客戶簽收的回執聯作為財務聯的附件妥善保管。4．4．7．產品發出，屬于委托外單位（如汽車運輸公司或中介公司）送貨方式的：必須與對方簽定合同協議，明確其責任。執行送貨時，須登錄送貨員的身份證號碼、駕駛執照號碼、車輛號碼，履行送貨員在出庫單簽字的有關手續，各駐外機構依據客戶簽收的收貨憑證結算運費。4．4．8．駐外機構之間的調貨：憑總部批準的調貨備忘錄原件，開具“調貨通知單”，調貨通知單作調入駐外機構開產品入庫單的原始依據。同時開轉帳通知單通知總部調整應收帳款。4．4．9．駐外機構向總部直供客戶調貨：原則上駐外機構不得向直供客戶調貨，如因特殊情況需向直供客戶調貨，必須得到總部批準件