職業經理人：如何進行行政管理-資料下載頁

【導讀】市場經濟條件下，高效率的行政管理能夠創造有序的內部環境，為企業的發展提供強有力的支持。因此掌握一定的行。適用情景當需要了解會議的類型及相關內容時，查看此技能。選擇不同的會議方式應根據會議的目的。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點的需要也有所不同。所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。由公司董事會成員出席，定期召開。由董事長授權委托的人召集，討論涉及企業發展的重大事項和戰略、政策等。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過董事會提交的事。項，形成股東大會決議。由公司經營決策層人員參加，討論解決企業經營管理的具體問題。這一類型的會議目的是收集信息并進行務虛，在進行過程中應尤其注重開放式、民。主式的意見交流與意見反饋。全體員工參加，一般由主發言人做主題報告。向消費者介紹及推廣某種新產品，或對某項成果予以宣傳、發布。議的回執，以便于統計與會者名單。

　　

【正文】 書使用完后需要建立完整的保存機制時，查看此技能。 7 技能描述 每一天企業都要面對不同的事情，都需要不同的文 書，這就意味著每一天都會有許多已被使用過的文書失去它現有的價值，但是文書的使用絕對不是一次性的，目前暫時的不再使用，絕對不意味著今后不再使用，從此可以把使用過的文書丟棄。這就涉及到文書的整理和保存的問題。 1．文書整理 （ 1）文書的編寫符號：表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如總務處文秘科，用 “總、文 ”表示。 各種文書按先后順序用自然數排序編號。 文書類別用 “絕密 ”、 “機密 ”、 “秘密 ”等表示。 同一名稱的文書，追加一組自然數，用 “”隔開，例如， “總、文秘密 002”。編號按年 度更新。 （ 2）文書的編寫符號都必須填寫在 “文書登記簿 ”上，以有利于管理。 （ 3）文書整理：將大部分沒有必要查詢與翻閱的文書和另一類需要經常查閱的文書分門歸類，區別對特。 2．文書保管 文書整理之后，一些為數不多的重要文書，在一定的期間內可能還留在責任部門、科室。而大量的不重要的文書可以直接送總務科進行保存。所有失效的文書，都必須最終移交總務科，并且在 “文書保存簿 ”上做好登記，歸檔保存。 （ 1）文書的保管年限： ① 永久保存文書：包括章程、股東大會及董事會議議事記錄、重要的制度性規定 ；重要的契約書、協議書；股票關系文書類；重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 ② 保存十年文書：包括請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼有關的文書；財務會計賬簿、傳票與會計分析報表；不在永久保存范圍的重要文書。 ③ 保存五年文書：指不需要保存十年的次重要文書。 ④ 保存一年文書：指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告原件，則由所在部門主管確定保存年限。 （ 2）重要文書的保管：全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文書柜中。 （ 3）保存期滿以及沒有必要繼續保存的，經主管部門決定，填寫廢除理由和日期后予以銷毀。 （ 4）職能部門變更或者作出調整，則必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由以及變更與調整后的效果。 （ 5）對于重要文件的借閱，必須出具借閱證明。 總之，文書的整理工作是文書管理的重要一環，經理人在面對這樣的工作時，一定要細致入微，做好每一個細節，以求避免因為小疏漏而帶來大錯誤。 9 牢記要點 文書的整理保存要注意： _ 文書的整理 _ 文書的保管 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．您的企業在文書整理過程中是否也進行編號？具體的標準是怎樣制定的？請對照本文進行反思，力求拿出更好的分類和編號方法。 2．您的企業文書是否嚴格按年限進行保存？如果沒有，請您拿出改進措施。 3．您的企業重要文書在何處保管，借閱時是否需要出示借閱證明？如果還沒有實施該措施，請您糾正。 第三章 檔案管理 技能點 1 如何有效歸檔 主 題 詞 行政管理 檔案管理 有效歸檔 適用情景 當需要完整科學的收集檔案時，查看此技能。 7 技能描述 企業每天都要產生大量處理完畢的文件 資料，如果不能及時有效地對這些材料進行歸檔管理，勢必導致企業重要信息的遺失和泄漏，使企業蒙受損失。因此，歸檔管理是一切檔案管理工作順利進行的前提和基礎。 一般來說，歸檔管理需做好以下幾個方面的工作： 1．明確歸檔范圍 歸檔范圍是指哪些文件資料應該歸檔，哪些不應該歸檔。只有明確了歸檔的范圍，才能保證歸檔資料的完整和準確，同時減少檔案的收集成本。一般來說，歸檔的范圍應該包括以下兩個方面： （ 1）公司對內的文書資料，包括公司的各項規章制度，公司各部門的發文，公司主持召開的各種專業會議形成的會議記錄 、文件、會議綱要、重要領導人的講話及會議決定，公司制定的各項計劃，公司的重要工作成果如工程設計圖紙等。 （ 2）公司涉外的文書資料，包括公司與其他企業的信件、協議、合同等，公司參與的重要活動的文件、綱要及重要領導人講話的音像資料等，出國學習、考察帶回以及談判人員獲取的重要資料等。 2．把握歸檔時間 歸檔時間是指文書部門或專業部門將需要歸檔的文件材料向檔案管理部門移送的時間。一般來說，文書處理完畢后應盡快歸檔，但特殊載體的文件如聲像檔案資料由于整理程序較一般文件復雜，可以適當延長歸檔時間，但最好能在 一個月內歸檔。 3．審查歸檔的文件 （ 1）不屬歸檔范圍的文件應立即退回經辦部門。 （ 2）文件及附本必須同時歸檔，如有缺失，應立即向相關部門追查。 （ 3）檢查文件資料的處理手續是否完備，如有遺漏的應立即退回經辦部門補辦。 4．嚴格歸檔責任 鑒于歸檔工作的極端重要性，必須嚴格相關人員的責任，施行歸檔責任制度，以確保歸檔管理的有效執行。歸檔責任制度應包含以下兩個方面的內容，即經辦部門負責人即時歸檔責任制度和檔案管理人員嚴格接收責任制度。 總之，歸檔管理是整個檔案管理工作的起點，對隨后的 各個檔案管理環節都有重要影響，職業經理人必須予以高度重視，嚴格歸檔工作的各個要點和環節，為檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。 9 牢記要點 科學有效歸檔，需要做到： _ 明確歸檔范圍 _ 把握歸檔時間 _ 審查歸檔文件 _ 嚴格歸檔責任 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．您認為歸檔管理對企業的檔案管理有什么重要意義？ 2．您公司的檔案是否有長期分散于各個部門的情況？您將怎樣保證您公司的歸檔工作做到制度化、規范化？ 技能點 2 如何進行檔案整理 主 題 詞 行政管理 檔案管理 檔案整理 適用情景 當需要對種類繁多的檔案進行分類整理時，查看此技能。 7 技能描述 檔案整理是檔案管理工作的中心環節。科學優化的檔案整理，可以促進檔案管理的各個環節良性互動和協調發展，進而能為檔案信息資源的開發利用奠定重要基礎。 因此，檔案整理是職業經理人在檔案管理過程中必須做好的一項基礎性工作。檔案整理可以按以下步驟進行： ? 區分全案 所謂 “全案 ”，簡言之，就是檔案的性質歸屬，性質相同的檔案隸屬于一個 “全案 ”。判斷檔案屬于哪個全案，關鍵在于確定 檔案的形成者 —立檔單位。構成全案的文件大致可劃分為三種基本類型：內部文件、發文和收文。 立檔單位的內部文件和發文（存本和原稿），其文件作者即為檔案形成者，只要查到文件作者，就能夠確定文件全案。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實際接受者，而非文件作者，只需查明收文的實際接受者，就可以確定所屬全案。區分全案為檔案整理工作的系統化確立了基本的框架。 ? 合理分類 由于公司檔案種類繁多，采用單一的分類方法已不能滿足檔案管理的實際需要，因而多是結合兩種以上的分類方法對不同的檔案進行多層次分類。 一 般首先從部門區分開始，部門區分之后，依檔案內容，分為若干大類，再在大類中依年度及其他分類標準分為若干 “子類 ”，三級分類不夠用時還可以在三級之后增設四級 “細類 ”。 總之，檔案分類應本著一切從實際需要出發的原則確定分類的層級和標準，力求做到區分合理，層次清晰。 ? 制作檔夾 同一 “子類 ”（或 “細類 ”）的案件一般歸于一個檔夾，如果案件較多，一個檔夾不夠使用，也可分為兩個或兩個以上的檔夾裝訂，并在 “子類 ”（或 “細類 ”）之后增設 “卷次 ”編號。每一個檔夾封面內首頁應設 “目次表 ”，以方便查找。 ? 檔案的 命名 每一個檔夾內的案件稱為一個案卷，為了明確案卷內容，方便查找，需對每個案卷進行命名。對案卷進行命名時應遵循以下原則： 其一：準確表達案卷內容； 其二：文字簡明扼要； 其三：標題結構完整。 ? 檔號編訂 檔案分類的各級名稱確定后，應編制 “檔案分類編號表 ”，將所有分類的各級名稱及其代表數字編號按一定的次序排列，以便查閱。 檔號編訂以一檔一號為原則，以十進制阿拉伯數字表示（具體位數多少，視案件多少而定）。檔號必須反映出檔案的層次關系。如檔號 A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2 中 ， A1A2 為經辦部門代號， B1B2 為大類號， C1C2 為小類號， D1 為檔案卷次， a1a2 為檔案目次。 ? 檔夾裝訂 將各案卷以目次號順序裝訂于相關類別的檔案夾內：中文豎寫文件以右方裝訂為原則。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。對有皺褶、破損、參差不齊的文件，應先補正、裁切、折疊、理齊后再訂牢。最后在裝訂好的檔夾背脊標明檔夾內案件的分類編號及名稱，以便于日后查檔。 總之，檔案管理是一件十分細心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點馬虎。 9 牢記要點 檔案整理應遵循以下步驟 ： _ 區分全案 _ 合理分類 _ 制作檔夾 _ 檔案命名 _ 檔號編訂 _ 檔夾裝訂 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．檔案的關鍵在于（ ） A．確定檔案的形成者 B．確定文件作者 2．檔案的分類順序為： （ ） —（ ） —（ ） —（ ） 3．檔案整理應遵循哪些原則？ 4． 檔案編訂中特別應該注意的問題是什么？ 參考答案： 1． A 2．部門分類 大類 小類 細類 3．準確表達案卷內容，文字簡明扼要，標題結構完整 4．在編號 中預留空檔，以備組織擴大或業務增多時進行編號增補。 技能點 3 如何妥善保管檔案 主 題 詞 行政管理 檔案管理 檔案保管 適用情景 當需要長期安全保存重要檔案時，查看此技能。 7 技能描述 檔案的構成材料多為紙張、照片、錄影帶及機讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長檔案壽命是每個職業經理人在檔案保管過程中必須予以重視的一項重要工作。 具體來說，檔案安全保管可采取以下措施： 1．對檔案進行適當包裝 選 擇檔案的包裝方法時應考慮以下因素： （ 1）檔案的種類：如檔案的重要性、制作材料等； （ 2）庫房條件；如庫房應干燥、易于通風、密封和避光等； （ 3）環境要求：如防塵、防污染及減少機械磨損等； （ 4）制作成本：在保護效果相同的情況下，應當選用比較經濟適用的辦法； （ 5）檔案利用的取放方便程度。 2．合理排放案卷 將案卷排放到檔案架時，應將同一時期、同一系統或相同性質的全案排放到一起；同時，必須嚴格按照已經確定的分類體系和案卷的順序進行排列，以保持案卷之間的有機聯系。 案卷存在方式 有兩種：豎放和平放。豎放方便案卷檢索，但從更好保護檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因為平放時文件躺著，自然壓平而不會起皺裂，對于珍貴檔案的保管，更應采取平放方式。為了方便取放和避免文件過重受壓，平放的堆疊高度一般不宜超過 40 厘米。 3．創造適宜的庫房條件 按照檔案保管的技術要求，科學地控制庫房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫房環境和庫內衛生，是做好檔案保管工作的重要保障。 4．建立防火制度 防火是檔案保管中最重要和最經常的工作，一項完善的防火制度應包含以下幾個方面的內容： （ 1） 加強檢查，消除一切火災隱患。庫房內應嚴禁吸煙，定期檢查各種電器設備，有隱患的立即進行修理，規模較大的庫房，還應安裝避雷針。 （ 2）提前做好滅火準備。滅火準備包括物質上的準備和思想上的準備兩個方面：物質上的主要是滅火工具、水源、沙袋等應該放在便于取用的地方；思想上的準備主要指平時經常進行防火教育，學習防火方面的理論知識和技術方法。 （ 3）擬訂檔案搶救方案。根據檔案的重要程度、機密程度和庫房條件，擬訂幾套搶救方案，萬一火災發生時能夠合理安排搬運路線方法，搶救最貴重的檔案，避免搶救過程中的失密現象。 （ 4）火災發生后的措施。火災一旦發生，應迅速通知消防機關，同時迅速組織人員沉著搶救，維持現場秩序。 5．定期進行安全檢查 只有定期對檔案進行安全檢查，才能及時發現和消除安全隱患，保護檔案的安全。安全檢查中最重要的就是進行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實保障。 6．建立嚴格的保密制度 檔案是公司的重要財富，特別是一些機密檔案，對公司的生存發展更是具有生死攸關的重要意義，一旦失密，將對公司造成不可彌補的損失。因此，建立嚴格的保密制度是公司檔案保管的關鍵一環。 保密工作的開展首先應防范泄密 渠道，公司的泄密渠道主要有： （ 1）庫房管理人員管理失職造成泄密； （ 2）非庫房管理人員進入庫房時盜竊和造成破壞； （ 3）管理人員在非工作時間和工作場所談論檔案內容造成泄密； （ 4）現代管理工具（如計算機