物業公司質量體系管理程序文件-資料下載頁

【導讀】{ "error_code": 17, "error_msg": "Open api daily request limit reached" }

　　

【正文】 ． 0 范圍 適用于直接影響服務質量的采購的物品和接受的服務，如設備的零配件、提供給顧客使用的物品等。 3． 0 職責 3． 1 工程部負責公司大宗和批量物品的采購及物品供應商的選擇和評定。 3． 2 部門和管理處采購主管負責 200 元以下零星物品的采購及經工程部授權可以自行采購的物品購買。 3． 3 部門和管理處采購主管負責采購計劃的制定和采購物品驗證記錄單的填寫。 3． 4 公司主管領導和管理處主任負責采購計劃的審批。 4． 0 程序 4． 1 合格供方的選擇 合格 供方根據以下三條進行選擇： 1）品牌優良、價格合理； 2）具有營業執照或相應政府批文的企業； 3）提供的物品 /服務質量良好和信譽較好的商家或廠家。 工程部和管理處應建立《合格供方名單》，作為公司供方的選擇，主管領導負責審批《合格供方名單》，執行部門應隨時根據實際供貨關系來評定供方，合格供方的增刪應由審批人審批。合格供方可分為物品類供方和服務供方。 4． 2 采購計劃控制 采購按實際情況可分為計劃采購、臨時采購和緊急采購。 管理處、部門采購主管負責在每月 5 日前編制該月采購計劃 并報主任或公司主管領導審批，采購計劃應說明物品名稱、規格、數量、需要日期、單價、質量要求（必要時）等。 對臨時采購的物品，采購主管應在當天填寫或補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購日期按實際發生日期填寫，要求用明顯標識（ *）注明。 對緊急采購的物品，采購物品應在實際采購發生的 2 日內補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購人按實際發生日期補填相關記錄，要求用標識（ J）標明。 **** COP 采購控制程序 CC. A/0 2/3 采購文件包括（每次根據采購情況的需要，選擇以下一種或幾種）： 1）采購合同 2）采購計劃審批表 3）采購管理規程 4）合格供方名單 在上述采購文件中，由申請單位表述出擬采購物品的有關信息，包括： 1）對供方物品 /服務的質量要求、安全要求、驗收規范，采購物品的參數、規格、數量等。 2）對供方的加工、服務過程，供貨的交付程序的要求。 3）對供方設備及人員資格的要求。 4）對供方質量 管理體系的要求（優先選擇通過 ISO 質量管理體系認證的供方）。 大宗物品采購應在工程部確定的采購網絡中采購。 價值在 2 千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定資產配置審批表》，并報公司逐級審批。 4． 3 采購物品驗證 采購物品須經過物品使用人或相關資質人員驗證合格后方可使用或入庫，驗證人員和采購主管分別在《采購物品驗證記錄》上按規定記錄和確認。 對于臨時和緊急采購物品，采購主管和驗證人員必須做到先驗證后使用，加強現場驗證，以保證購進物品是需要的合格品。事后相關人員應及時填寫（采 購發生日期 2 日之內）相關記錄，填寫的采購日期為實際發生日期，并按上面要求的標識標明。 對驗證不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相應的措施。 合同規定時間，顧客可以對采購物品進行驗證。 驗證方式包括目測、試用、檢驗、測量、工藝驗證等。 在供方的現場實施驗證 1）若合同規定需在供方現場驗證采購物品時，由工程部組織相關單位在供方處對所購物料現場實施驗證。 2）采購人員應事先與供方做好驗證安排及驗證方式，以便驗收活動順利實施。 物品使用人在供方的現場實 施驗證 1）若使用人要求在供方現場驗證物品時，由采購人員和使用人在供方現場共同實施驗證。 **** COP 采購控制程序 DD. A/0 3/3 2）采購人員應事先與供方和使用人聯系安排妥當，以便驗收活動順利實施。 5． 0 相關文件與記錄 《不合格品控制程序》 《 供方評價和選擇控制程序》 《采購計劃審批表》 《采購物品驗證記錄》 《合格供方名單》 **** COP 供方評價和選擇控制程序 EE. A/0 1/3 1． 0 目的 通過對提供產品或服務的供方的評價與選擇，確保選擇合格的供方來保證公司的服務質量。 2． 0 范圍 為企業提供材料、物品和服務的供方的評價、選擇和控制（物業管理委托方除外）。 3． 0 職責 3． 1 公司各單位負責權限內供方的選擇，并對其進行定期的評價，確保合格。 3． 2 公司部門對相關專業供方的選定和評價結果須經公司主管領導批準。 3． 3 管理處對供方的的選定和評價結果須 經管理處主任批準。 4． 0 程序 4． 1 選擇供方 公司對影響服務質量且符合以下條件的供方必須在評價后，方可由其為公司或顧客提供物品或服務。 供方作為正式的法人，條件符合以下條件之一的，應參加我司的選擇評價和復評： 1） 提供物品 /服務覆蓋我司管理范圍的 30%以上； 2） 提供物品 /服務的金額超過 2021 元 /年； 3） 提供物品 /服務的次數在 10 次以上 /年。 根據供方提供物品 /服務對質量的影響程度，應從以下幾個方面有選擇的進行評價： 1）營業執照、資質證書、經營許可證的具備條件； 2）了解社會 及其它客戶對其能力的評價及后續服務的反映； 3）內部管理情況（同等條件下優先選擇 ISO9001 認證的供方）； 4）現場調查、考察記錄； 5）必要時考慮物品、服務試用結構； 6）價格因素； 7）特殊要求，如政府指定企業、重要設備部件的型式試驗報告等； 8）其他要求。 選擇供方的主管部門按上述條款內容對供方進行評價，必要時相關單位也應參與評價。 **** COP 供方評價和選擇控制程序 FF. A/0 2/3 評價意見及合格與否的結果應填寫在《供方評價表》中經 主管領導批準后，方可成為合格供方 ,并登記在《合格供方名單》，合格供方應在三家以上供應商中擇優而定。 4． 2 供方行為的監督 有關部門根據主管領導批準合格供方，擬定與供方合作的合同、協議、訂單，經主管領導審核后，確定有關正式文本。 執行部門根據已簽署的相關文件要求供方具體實施。 在供方為公司提供物品 /服務時，相關部門應根據相關文件和標準的要求對其進行檢查，填寫相關記錄，并保存供方相關的重要質量記錄。 如發現問題，執行部門應在 2 日內會同相關部門和供方查明原因，并在 5 日內通 知供方 ,要求其限期整改；相關部門還應對整改情況進行跟蹤驗證，整改合格可繼續使用，否則可依據合同、文件等要求解除其合格供方資格。 4． 3 合格供方的評審 對供方的評審按合同簽定的執行，對沒有規定評審周期的供方進行評審的頻次不得低于 1次 /年。 評審的對象為《合格供方名單》中的供方，對社會信譽好的大企業在條件允許的情況下積極要求對方配合評審。 相關部門應根據以下原則對供方進行評審，并填寫《合格供方年度評審記錄》。 評審內容是供方當年提供物品 /服務的實際狀況，包括供給 的質量、品牌、及時性、價格、后續服務、環境影響等方面的評審。 評審依據是對其進行的檢查記錄及整改記錄、供方合同及合同執行情況等資料。 評審標準 1）對物品及服務質量的評審：依據物品驗證方法及標準對所供物品進行驗證。根據驗證結果的統計，來確定對方是否保持合格供應商的資格。如不合格物品累計超過抽查數量 10%，公司將考慮重新選定新的合格供方。對服務質量的評審根據各管理處反饋意見進行，并確定供方是否合格。 2）對物品品牌的評審：品牌應和公司所確定的此項物品的合格品牌相符，不應為假冒偽劣之物（ 如沒有訂購品牌，則供貨的質量應滿足品牌質量，價格大致相當）。如一年內有三次（含三次）以上違反，則將考慮重新選定合格供方。 **** COP 供方評價和選擇控制程序 GG. A/0 3/3 3）物品 /服務及時性的評審：供方應遵照合同等要求及時到位提供物品 /服務，不超過 2 日。緊急采購時，不得超過 3 小時。無特殊情況（此種情況由公司掌握），延期交付超過三次（含三次），公司應考慮重新選定合格供方。 4） 價格方面的評審：供方所提供的物品 /服務價格應合理，單種物品 /服務價格根據當天各供 方供貨的平均價格上浮不超過 5%。如上浮超過 5%（市場調查除外），公司應拒絕驗貨，此類事情如發生三次（含三次）以上，公司應考慮重新選定合格供方。 5） 后續服務的評審：后續服務應按照雙方的協議或合同規定的執行，并在不能達到我方標 準或要求的條件下，應在我方規定的時間內完成相關整改工作，直到驗收合格。對一年內后續服務出現 3 次以上的不合格，應給予供方警告通知。 6） 在評審時，應考慮環保方面的要求。在有新的環保產品推出時，在價格及質量允許的情 況下，建議采用環保產品或綠色產品。 對未達到評審要求的供方可取消其合 格供方資格。 5． 0 相關文件與記錄 《供方評價表》 《合格供方年度評審記錄》 **** COP — 01 物業項目拓展控制程序 HH. A/0 1/4 1． 0 目的 保證公司物業項目拓展工作的有序及正常進行，提高物業項目拓展工作效率。2． 0 范圍 適用于公司內與物業項目拓展有關的組織及其組織行為。 3． 0 職責 3． 1 總經理負責批準公司物業項目拓展工作方針及公司年度物業項目拓展工作目標 。 3． 2 商務部負責公司的物業項目拓展工作，在全國范圍內對外承接物業管理項目。 3． 3 商務部的片區負責人負責本片區內物業項目的拓展工作。 4． 0 程序 4． 1 物業項目拓展運作流程圖 物業項目信息獲取 有效聯絡 與發展商初步交涉 有效跟蹤及聯絡洽談 全權委托 物管方式的確定 顧問管理 擬定 合同 咨詢服務 合同評審 簽 約 項目資料移交，協助其它單位做好項目跟進 辦理結案工作 4． 2 物業項目信息獲取 各部門及個人應協助商務部進行物業項目信息的搜集，對信息的識別由商務部負責。 1）物業項目信息的搜集有以下途 徑： II. A、實地收集新建、在建或已建物業的項目信息； JJ. B、參觀各類房地產交易會； **** COP — 01 物業項目拓展控制程序 KK. A/0 2/4 LL. C、收集項目在報刊雜志、網絡信息及電視、廣播等各類媒體上的廣告宣傳； MM. D、物業管理主管部門及政府相關機構的推介； NN. E、中介機構及房地產相關行業之各類企業單位的推介； OO. F、公私關系之熟人、朋友及已簽約發展商的推介； PP. G、主動上門聯絡的發展商； . H、參加項目的公開招投標或邀請招投標； RR. I、 其他途徑。 2） 物業項目實地考察要素 SS. A、物業類型、規模及定位 (通過實地或模型、效果圖、銷售價格等了解項目檔次定位等 )； TT. B、所在區域及其地理位置； UU. C、開、竣工時間及其開盤、入伙時間； VV. D、發展商聯絡方式、背景資料及其物業管理合作意向； WW. E、對于新市場，須充分調查當地物管情況，包括配套法規、收費狀況、物管消費心理、發展前景等； F、 其它可于第一時間收集到的信息。 商務部 將搜集到的項目信息的各類要素進行整理分析，與發展商作進一步接洽，盡可能多接高檔次、大規模樓盤或較好的商業、寫字樓等能為公司帶來經濟效益及社會效益的項目。 4． 3 有效聯 絡及跟蹤洽談 商務部項目跟蹤人員通過面談、電話、傳真、電子郵件、郵政速遞等方式與發展商銷售主管、發展商物管事宜主管、發展商決策高層人仕聯絡。 聯絡洽談內容及有效記錄 1）了解項目具體情況，索取項目總平面圖及其相關圖紙、資料。 2）了解項目發展商的實力背景、以往業績，發展商對項目物業管理的合作意向等。 3）向發展商推介我司發展規模、實力背景、管理業績。 4）在項目跟蹤過程中如發生部門內部工作調整或公司人事變動等情況，原項目負責人及接手的員工必須認真做好項目移交工作，原項目負責人必須提供物業項目文字資 料、完備的有效聯絡記錄等全套資料及發展商有效聯絡人員的聯絡方式，原項 **** COP — 01 物業項目拓展控制程序 XX. A/0 3/4 目負責人須安排接手人與該項目發展商有效聯絡人員面談一次。 4． 4 物業管理方式的確定 :