企業內部控制標準管理手冊-全文預覽

　　

【正文】 位支付限額時，凡屬于手工簽字的支票和本票，必須要求雙簽字。參照風險：ＥＩ，Ｅ４，Ｅ5３．５．８帶有摩托羅拉或其財務機構標志的全部空白支票，必須予以保護，以防止毀損，或未經核準的使用。參照風險：Ｅ－９３．５．５如果按照購貨訂單或發票條款予以付款，應計算供應商給予的所有折扣。參照風險：Ｅ－１，ＥＺ，Ｅ３３．５．２所有付款必須有據可查，能夠單獨確認并且應該定期進行會計處理。D9記錄可能被濫用或更改，從而損害摩托羅拉及其供應商利益。包括：A。應定期對冬用金進行獨立確認。如果序號的完整性不是由計算機控制的，書面文件必須預先編號。參照風險：Ｄ－４，D６３．，并要求對超過９０大的未付金額匯款。 ．９過期的，不相符的購貨訂單，驗收單據和發票，必須定期予以審查，調查和解決。參照風險：Ｄ－７ D－7 對供應商重復付款，付款中有錯誤，或有舞弊行為。 ３．4．6 所有準備付款的發票包括經批準的費用報表和支票申請單，必須附上充分的證明單據或者與證明單據核對。包括：ａ．未訂購的貨物；ｂ．不符合質量標準；C。 ３．4．３ 如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應商倉庫方案，或電子數據交換，必須具備完善的控制，以確保價格和收貨數量正確。 ３．4．２ 在支付之前，必須按照事業總部／集團的政策，對供應商發票或相當于發票的單據，材料或勞務收入憑證、價格準確性，數量以及帳戶分配等項目是否完善進行審查。參照風險：Ｃ一1 ３．3．12 糾正驗收業務原始文件中的差錯須經事業總部／集團政策指定人員的授權。參照風險：Ｃ－４，Ｃ－７ ３．3．10 驗收業務資料必須要妥善保護，以防被盜，毀損或未經授權任意使用。 ３．3．7 如果沒有行之有效的供應商資格審查和績效監督程序，必須采用抽樣檢驗方法，對購進的貨物加以清點，稱重或測量，以確定供應商發貨的準確性。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ７ C－7 所購貨物可能不符合質量標準，價格或條件可能未經批準便予以接受。所有其他進貨應及時退還供應商或調查其是否正當。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２ C－4 記錄可能丟失或毀損。參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２ C－ｌ 購貨可能：ａ．未經授權或授權不當；ｂ．購自未經批準的供應商；Ｃ．由未經授權的人員訂貨和收貨 C－２ 可能發生敏感性付款，違反出口管制，公司內部往來或利益沖突問題。 ３．2．14 摩托羅拉負有財務責任的合同，諒解備忘錄以及意向書，必須按照事業總部／集團政策，經管理部門認可。參照風險：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－1２ 可能對無法收到的貨物或勞務支付了款項。 ３．2．10 購貨訂單或類似文件必須送至收貨部門以便與進貨核對，還應送至應付帳款部門，以便與供應商帳單核對；參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能無法向外部的法律，稅務或審計部門提供記錄。參照風險：Ｂ一衛，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，結果導致業務中斷或庫存積壓。 ３．2．7 購貨訂單／業務事項必須包括所有正式承諾資料，其中包括數量，交貨方法和要求支付條款以及帳戶分配等等。參照風險：Ｂ－５，Ｂ６ B－5 未經授權的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應商的利益。 ３．2．４ 采購申請單必須在作出購貨承諾之前由申請部門正式發出并經過恰當批準。 ３．2．３ 購買貨物或勞務應按照事業總部／集團政策的規定填寫進貨訂單／請購單。這種獨立性可通過定期輪換采購人員，公司合同參與或商品采購小組來實現。參照風險：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3．2購貨 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．2．１ 所有購貨責任必須與付款和會計業務劃分開。當有幾家供應商能夠提供產品或材料但僅使用其中一家時，則屬于單一供應渠道。 ３．１．４ 如果根據取得貨源政策決定使用獨家或單一供應渠道提供一種產品或商品，必須按照事業總部／集團的政策編制書面文件，說明其原因，該文件需經批準并妥善保存。 ３．1．３ 必須按照事業總部／集團的政策制定供應商名錄／數據庫并經過批準。可能接受了未經核準的價格或條款。選擇供應商不得只由采購部門或采購人員負責。管理人員選擇控制程序和技術的過程中，實施控制的程度是一個合理業務判斷。Ｇ－４由于客戶應收帳款不準確，收帳工作的效率可能不佳。Ｇ－２丟失的，錯記的及或被盜用的現金收入可能無法及時查明和糾正。參照風險：Ｇ－２，Ｇ－４，Ｇ－５，Ｇ－６２．７．６必須制定客戶匯款月截止程序。現金收入日記帳必須與銀行報表核對，并按月記入總帳。Ｆ－３可能無法及時查明和糾正現金收入的挪用或盜用。參照風險：Ｆ－３，Ｆ４２．６．４沖銷客戶應收帳款應按照各事業總部／集團和融資部門的政策備有充分的文件證明并經過批準。這些程序必須由事業總部／集團財務管理部門審查和批準。Ｅ－９應收款帳目記錄的丟失，毀損或涂改可能導致無法收回應收帳款。Ｅ－４總分類帳或明細分類帳的差錯可能無法及時查明并更正。Ｅ－６財務記錄和財務報表可能誤報。Ｅ－３收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷拖欠帳款。參照風險：Ｅ－３，Ｅ－４，Ｅ－６，Ｅ－１１ Ｅ－１可能發生有意制造差錯或資產私吞問題，例如：銷售發票開出，但未記錄。該政策必須包括壞帳準備，以及，如果適當的話，帳單調整準備的計提規定。內部報告或檔案包括，應收款收帳周期，帳齡分析，拖欠帳款清單，潛在核銷帳項，以及收帳工作是否健全等等。該項調節應經上一級會計主管人員批準。參照風險：Ｅ－ｌ２．５．２應收帳款明細帳必須根據經核對的給客戶的帳單和匯款為依據予以記錄。Ｄ－14可能發生未經批準使用單據問題，結果造成收入損失或給摩托羅拉的聲譽造成不利影響。Ｄ－９摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內部控制制度。ｂ發運貨物可能開出帳單，但未做會計記錄。公司內部往來交易可能無法查明。Ｄ－６可能違反出口條例要求。ｂ發運貨物可能開出帳單，但未做會計記錄。參照風險：Ｄ－９，Ｄ－１５，Ｄ－１６ Ｄ－１銷售業務的處理可能出現錯誤，帳單和其他條款可能有誤。必須按照公認會計原則對取得的收入予以確認。４，１３貸記憑單必須按序號控制并定期予以登記。參照風險：Ｄ－Ｉ，Ｄ．３２．４．１０發票開具完畢必須直接送交客戶，不得返回資信／收帳部門修改。如果不開稅票，需有客戶免稅資格證明。參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５２．４．４必須建立程序以確保所有裝運的貨物均已開出帳單，例外事項得以及時解決。如果發票是由計算機制作的，財務部門必須確保發票制作的全面控制。未開票及或被盜用的發貨可能無法查明。Ｃ－５經核準裝運的產品可能未裝運。Ｃ－１貨物可能發往錯誤的或未經核準的客戶，或發往錯誤的客戶地點。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－１０ Ｃ－１貨物可能發往錯誤的或未經核準的客戶，或發往錯誤的客戶地點。參照風險：Ｃ－４２．３．８進入裝運地區必須僅限于被授權的人員。這類單據必須始終反映實際裝貨日期。３．４所有裝運的貨物單據必須有編號控制。 ２．３裝運２．３．1所有從摩托羅拉設施裝運的產品或設備均需正當的授權。參照風險：Ｂ2２．２．４既定的客戶資信限額必須至少按年度審查，以查明是否充分。必須在客戶的資信記錄上記入資信限額，資信限額必須以對于客戶支付能力的審查為依據。Ａ－１１銷售和租賃合同在定價、條件、處罰條款或資信風險方面可能為管理部門所不能接受。Ａ－８可能接受、處理了管理部門不能接受的價格及或條件的訂單。Ａ－３可能根據無效訂單支付銷售傭金。拖欠訂單應予以研究和解決。需經審查的項目包括：有關的合同格式，購貨訂單條件，裝運和支付條件，資信批準，適用稅賦單據及計算，價格總金額，產品的適當性以及是否遵守聯邦，州及地方政府的法律和規定及出口管制要求。參照風險：Ａ－４２．１決定內部控制實施程度的一般準則是，控制成本不應超出所產生的效益。任何重大事件的報告必須送交公司的法律，審計和保安部門。必須定期對實際費用與預算進行比較，所有重大出入均須予以調查。１．５所有組織必須制定一項內部控制制度，確保公司的資產和記錄得以妥善的保護，以防丟失、破壞。１．３必須在公司所有的職能領域建立和維護充分的職責和管理責任劃分。高級雇員需定期確認對行為準則的遵守。每一周期內部的控制準則，旨在符合我們內部控制制度的基本目標和外部要求，其中包括公認會計原則以及適用的法律和規定。內部控制標準導論本文件中的基本控制目標是按業務周期的模型分別闡述的，以便于實施，參考和后續評估。修改建議通過摩托羅拉內部控制委員會提出。所有實際發生的舞弊行為，必須向總公司保安部部長報告。這一結構包括：摩托羅拉行為準則，內部控制標準的培訓、工作程序準則，財務準則，電子資訊安全標準和公司的其它標準和政策。財務報告舞弊涉及許多因素，以許多形式表現出來，可以是蓄意、嚴重地歪曲公司記錄，例如盤存標簽，或者是虛假的業務事項，例如虛假的銷售和訂單數字，可以是濫用會計原則。調查表明，因舞弊給公司造成的損失已占年收入的０．０５％到２％，其中大多數事件或舉報的舞弊行為是業務關聯單位所為。這些標準的執行情況，將由公司審計部的定期審查以及，如果可能的話，以自行審計來監督，并將納入各事業總部和集團呈交公司財務管理部門的報告書。得到的反饋可以用來進一步改進內部控制制度。這些技術或程序可以包括批準，授權，調整帳目，職責分工，審查以及文件記錄。過程本身應包括經營分析，制定控制程序和技術，交流及監測。四．過程此文件中的控制標準，正如內部控制盤所表明，不應被視為“孤立的”。如果其中任何控制標準都不切實際或不可行，如在小規模或偏遠地區的業務經營或合資企業經營，管理人員必須從下列備擇方案中作出選擇：這些內部控制標準旨在就有關資源保護、經營和財務信息的可靠性以及遵守法律和規定等事項，提供合理的、而非絕對的保證。遵循這些控制是義不容辭的。此文件的目標旨在確保全公司具備基本的和一致的內部控制。運用本文件所述的控制標準可以有助于消除瓶頸，冗余和不必要的步驟。對上一版未包括的業務活動增設了標準。“摩托羅拉內部控制制度”及與之相關的外部環境的概述如下。內部控制標準的產生，以文件的形式證明哈托羅拉始終不渝地遵守適用的法律和規定，實行可靠的經營和財務報告制度，以及保證本公司業務活動和記錄的完整。對風險和標準信息進行了修正，以保證在全公司內得以適當地解釋和應用。例如，要達到和超過六個西格瑪質量和不斷地縮短循環作業周期，不僅在我們的工廠，而且在維修中心，銷售中心，行政管理部門以及整個組織，都需要良好的程序管理。按照內部控制準則定期進行審計，可以確保一個控制過程始終是受到控制的。這一制度認識到，必需符合我們的客戶、股東的期望，遵循我們的法律規定，例如１９７７年國外反腐敗法案（見附錄Ｂ）和證券交易委員會條例。此標準一般性地反映控制目標，并不試圖描述各組織所需的專門控制技術。就管理人員選擇控制程序和技術而言，實施控制的程度是一個合理業務判斷問題。接受薄弱控制所固有的風險。所有各級組織必須全力支持。根據經營分析，可以選擇專門的控制技術或程序。這一點可以通行自行審計，內部審計及外部審計在一定程度上的結合來完成。他們必須保證本手冊所提出的控制準則在其組織內得以確立，適當地形成文件和貫徹執行。公司員工，客戶，供應商等其他人員均可能有舞弊行為。財務報告全國監察委員會對報告舞弊有如下定義：財務報告舞弊屬于有意或疏忽行為，無論是否有意或者疏忽：結果都是產生有重大誤導的財務報表。摩托羅拉的管理當局已經建立了一種結構，通過推行內部控制，將其作為良好的商業行為，防止公司存在舞弊的機會。如果員工懷疑已經發生舞弊行為，必須向當地財務總監和保安經理報告。七、修訂根據需要，將對內部控制標準加以修訂。要求采用替代控制程序，應按照各事業總部／集團的政策予以審查和批準。例如，一項業務的收入周期包括；接受客戶定單，裝運材料，為客戶開具票據，保持應收帳款記錄，以及記錄客戶的支付。內部控制標準１．１所有雇員必須遵守摩托羅拉行為準則（見本文附錄Ａ）。政策和程序必須予以定期審查和更新。１．４任何人不得直接或間接偽造或促使偽造公司的任何帳冊，記錄和帳目。1．７所有經營單位的成本和費用必須保持在預算控制以下。１．９所有經營單位和設施必須制定向經營管理部門證明和報告舞弊，貪污及違反法律和商業道德行為的程序。管理人員選擇控制程序和技術過程中，實施控制的程度是一個合理的業務判斷。參照風險：Ａ－１，Ａ－２，Ａ．３２．１．２在接受或裝運新客戶訂貨之前必須對其資信加以審查。參照風險：Ａ－６２．１．５訂單在送交生產及或裝運之前，必須有適當的證明并全面審核。參照風險：Ａ－９２．１．８未結清訂單必須定期予以審查，以查明有無拖欠訂單。Ａ－２制造訂單上的產品、數量、售價、付款條件、銷售或運送地址可能有誤。Ａ－６在制造和裝運之前可能無法查明和更正訂單Ｌ的錯誤（如產品、數量、價格）Ａ－７不遵守政府規定可能導致巨額罰款、處罰及或出口優先權的喪失。Ａ－１０可能無法表明拖欠訂單，結果導致客戶不滿及或撤銷訂單。在適當的情況下，“無限”資信額度是可接受的。超出資信限額，需先經財務管理部門認可。Ｂ－２產