企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)管理手冊-免費(fèi)閱讀

　　

【正文】 可能發(fā)生人工成本過高，或者達(dá)不到客戶提出的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的問題。ｄ．人工使用效率不高。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ一衛(wèi)，Ｃ－３，Ｃ－５，Ｃ－６５．３．６出售報(bào)廢材料必須經(jīng)過材料管理人員的書面批準(zhǔn)，如超出事業(yè)總部／集團(tuán)確定的數(shù)量，還應(yīng)取得財(cái)務(wù)部門的批準(zhǔn)。生產(chǎn)和存貨控制計(jì)劃，生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃，存貨預(yù)算，詳細(xì)的材料和人員需求必須依據(jù)銷售預(yù)測制定。B－６報(bào)廢物品或退貨可能被盜。B－３可能無法查出實(shí)物保管，授權(quán)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理過程中的差錯(cuò)和疏漏。如果采購或存貨耗用沒有準(zhǔn)確記錄，存貨可能誤報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：B－1，BＳ B－１存貨可能遺失、被盜、被毀或者短時(shí)間內(nèi)被挪用。永續(xù)盤存記錄應(yīng)定期（至少每年）與總帳調(diào)節(jié)一次。生產(chǎn)發(fā)料的數(shù)量可能有誤，產(chǎn)品數(shù)量未經(jīng)核準(zhǔn)便開始生產(chǎn)。記入制造費(fèi)用的支出項(xiàng)目可能不正確，固定成本分配的基礎(chǔ)可能不妥。５必須每年至少檢查一次存貨制造費(fèi)用的計(jì)算方法，保證采用的方法符合事業(yè)總部／集團(tuán)的政策。２存貨控制５．３一般的制造計(jì)劃和控制５ 5．０制造周期制造過程中的職能包括制造計(jì)劃，存貨控制，成本會(huì)計(jì)。６必須堅(jiān)持保守工資資料的機(jī)密。只有在確認(rèn)員工身份之后方可發(fā)放未領(lǐng)取工資。Ｃ－６工資發(fā)放之前可能無法查出工資中的重大差錯(cuò)或未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)。參照風(fēng)險(xiǎn)；C－３４．３．10如果使用支票簽字機(jī)，印鑒圖章或者數(shù)控簽字儀器簽署支票，簽字機(jī)和印鑒圖章必須安全保管。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ７４．３．４載有摩托羅拉或其金融機(jī)構(gòu)名稱的空白支票必須有事先編號并妥善保管。B－１３可能處理了未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，而且未被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致資產(chǎn)盜用或暫時(shí)挪用。Ｂ－６可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資，或盜用獎(jiǎng)金的問題。Ｂ－２工資部門及其記錄保管不當(dāng)可能導(dǎo)致：ａ．工資記錄，其中包括工資主文件被破壞或丟失；ｂ．未經(jīng)授權(quán)查閱及或泄露工資保密信息，Ｃ．對工資主文件的變更未經(jīng)核準(zhǔn)便進(jìn)行處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－５，Ｂ－７，Ｂ－１１４．２．１１必須按照政策規(guī)定編制雇員工資和代扣項(xiàng)目的年度匯總表并直接寄給每個(gè)雇員。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－４，Ｂ６，Ｂ７４．２．６工資必須根據(jù)工資主文件和經(jīng)批準(zhǔn)的工時(shí)報(bào)告編制。A11可能發(fā)生不必要的計(jì)算機(jī)費(fèi)用，可能無法完全限制前摩托羅拉員工取得公司信息。Ａ－３利潤分成，退休金，假期和保險(xiǎn)等福利的計(jì)提可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，以罕錯(cuò)報(bào)負(fù)債。凡是對雇員資料進(jìn)行增加，刪減或改動(dòng)必須經(jīng)過授權(quán)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ1４．１．２雇員的主要福利，如利潤分成，退休金，假期及保險(xiǎn)政策必須經(jīng)摩托羅拉人力資源福利委貝會(huì)審查和批準(zhǔn)。 ４．０工資周期工資周期包括如下職能：聘用雇員和確定合適的級別和報(bào)酬；工時(shí)報(bào)告，出勤和有薪缺勤；嚴(yán)格控制和準(zhǔn)確地填寫工資支票；準(zhǔn)確核算工資成本，扣除，雇員福利及其它調(diào)整，向雇員發(fā)放支票；以及確保工資和人事資料的保密和實(shí)物安全。偷盜和差錯(cuò)的可能性急劇增加。Ｅ－５可能發(fā)生重復(fù)支付，支付金額可能出現(xiàn)誤差，或支付給未經(jīng)核準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。但是銷毀時(shí)需要有證人，并且由其作書面說明。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－１，Ｅ－４，Ｅ５，Ｅ－８３．５．９各務(wù)業(yè)總部／集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)，必須確定支票，本票和銀行轉(zhuǎn)帳的有權(quán)鑒字人并由公司融資部經(jīng)理批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)；Ｅ－３，Ｅ－４，Ｅ－５，ＥＳ３．５．４必須在摩托羅拉與供應(yīng)商的議定的條款范圍內(nèi)支付已批準(zhǔn)的款項(xiàng)。D７對供應(yīng)商重復(fù)付款，付款中有錯(cuò)誤，或有舞弊行為。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－７。任何差額均須及時(shí)解決。 ３．4．7 凡使用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理應(yīng)付帳款的，系統(tǒng)本身的控制，必須有效，以發(fā)現(xiàn)和防止重復(fù)付款。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ．８ D－4 應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項(xiàng)。差錯(cuò)和違反規(guī)定的可能性急劇增加。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ－７ ３．3．9 如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須立即檢驗(yàn)進(jìn)貨以查明質(zhì)量特性，產(chǎn)品規(guī)格及毀損情況。 ３．3．5 每一指定的驗(yàn)收站必須對驗(yàn)收所有的材料，貨物或用品進(jìn)行會(huì)計(jì)處理并提供驗(yàn)收憑證。 ３．3．２ 未經(jīng)授權(quán)任何人不得進(jìn)入驗(yàn)收部門。被盜的可能性急劇增加。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２，Ｂ７ Ｂ－９ 可能發(fā)生重復(fù)付款，支付金額可能有誤，或貨款支付給未經(jīng)批準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。負(fù)債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯(cuò)報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－４，Ｂ－１０ B－３ 接受了應(yīng)該退貨或拒收的項(xiàng)目并支付了款項(xiàng)，包括：ａ．未訂購的貨物或勞務(wù)；ｂ．?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復(fù)本。Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 ３．2．２ 購貨代理人或采購人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨(dú)立。獨(dú)家供應(yīng)指某種材料／產(chǎn)品只能從唯一的一家供應(yīng)商那里購進(jìn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６ Ａ－4 記錄可能丟失或毀損。ｂ．購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。 ３．０采購周期采購周期包括如下職能：保證供應(yīng)來源并確定供應(yīng)商資格；提出材料、設(shè)備、貨物、用品或勞務(wù)請購單；從經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商處索取貨源和價(jià)格資料；發(fā)出訂單；檢查驗(yàn)收材料或商品；計(jì)算應(yīng)付供應(yīng)商的款額；以有控和有效的方式辦理支付。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－ｌ，Ｇ－２ Ｇ－１現(xiàn)金收入可能丟失及或被盜用。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ．ｌ２．７．２現(xiàn)金收入必須每日登記日記帳并存入銀行，或按良好業(yè)務(wù)慣例規(guī)定辦理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｆ－２，Ｆ－３２．６．３對客戶來信（對帳單／裝運(yùn)貨物的投訴，勞務(wù)問題等等）必須予以及時(shí)的調(diào)查和解決。Ｅ－６財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。應(yīng)收款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－９，Ｅ－１０２．５．１０應(yīng)收雇員及其帳齡分析，包括差旅費(fèi)借款，必須與客戶應(yīng)收帳款明細(xì)帳分開保管，并且必須按月審查和核對。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－３，Ｅ－５２．５．５必須采用應(yīng)收款帳內(nèi)部管理報(bào)告制度。 ２．５應(yīng)收帳款２．５．1負(fù)責(zé)應(yīng)收款帳目的人員不得兼負(fù)帳單處理或匯款責(zé)任。Ｄ－５由于帳單開出不及時(shí)，現(xiàn)金流動(dòng)可能無法達(dá)到最大限度，可能形成無法收回的帳款。Ｄ－８“免費(fèi)”業(yè)務(wù)可能無法如實(shí)地記入會(huì)計(jì)帳冊。其中包括：產(chǎn)品可能裝運(yùn)，但未開帳單。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－１３２．４．１５所有租賃，工時(shí)和材料，勞務(wù)以及進(jìn)度收款帳單必須按照有關(guān)的合同或協(xié)議及時(shí)予以處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－８２．４．９所有為非摩托羅拉單位提供貨運(yùn)或勞務(wù)開出的“備忘帳單”等文件必須有財(cái)務(wù)部門的書面批準(zhǔn)。如果序號的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，所有發(fā)票必須預(yù)先編號。Ｃ－８關(guān)于已裝運(yùn)的產(chǎn)品無法進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。Ｃ－４客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。裝運(yùn)部門地點(diǎn)應(yīng)與生產(chǎn)和驗(yàn)收設(shè)施劃分開。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－１，Ｃ－２２。超出資信限額，需先經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門認(rèn)可。Ａ－１０可能無法表明拖欠訂單，結(jié)果導(dǎo)致客戶不滿及或撤銷訂單。Ａ－２制造訂單上的產(chǎn)品、數(shù)量、售價(jià)、付款條件、銷售或運(yùn)送地址可能有誤。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－６２．１．５訂單在送交生產(chǎn)及或裝運(yùn)之前，必須有適當(dāng)?shù)淖C明并全面審核。管理人員選擇控制程序和技術(shù)過程中，實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理的業(yè)務(wù)判斷。1．７所有經(jīng)營單位的成本和費(fèi)用必須保持在預(yù)算控制以下。政策和程序必須予以定期審查和更新。例如，一項(xiàng)業(yè)務(wù)的收入周期包括；接受客戶定單，裝運(yùn)材料，為客戶開具票據(jù)，保持應(yīng)收帳款記錄，以及記錄客戶的支付。七、修訂根據(jù)需要，將對內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)加以修訂。摩托羅拉的管理當(dāng)局已經(jīng)建立了一種結(jié)構(gòu)，通過推行內(nèi)部控制，將其作為良好的商業(yè)行為，防止公司存在舞弊的機(jī)會(huì)。公司員工，客戶，供應(yīng)商等其他人員均可能有舞弊行為。這一點(diǎn)可以通行自行審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)及外部審計(jì)在一定程度上的結(jié)合來完成。所有各級組織必須全力支持。就管理人員選擇控制程序和技術(shù)而言，實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理業(yè)務(wù)判斷問題。這一制度認(rèn)識到，必需符合我們的客戶、股東的期望，遵循我們的法律規(guī)定，例如１９７７年國外反腐敗法案（見附錄Ｂ）和證券交易委員會(huì)條例。例如，要達(dá)到和超過六個(gè)西格瑪質(zhì)量和不斷地縮短循環(huán)作業(yè)周期，不僅在我們的工廠，而且在維修中心，銷售中心，行政管理部門以及整個(gè)組織，都需要良好的程序管理。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)生，以文件的形式證明哈托羅拉始終不渝地遵守適用的法律和規(guī)定，實(shí)行可靠的經(jīng)營和財(cái)務(wù)報(bào)告制度，以及保證本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和記錄的完整。對上一版未包括的業(yè)務(wù)活動(dòng)增設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)。此文件的目標(biāo)旨在確保全公司具備基本的和一致的內(nèi)部控制。這些內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)旨在就有關(guān)資源保護(hù)、經(jīng)營和財(cái)務(wù)信息的可靠性以及遵守法律和規(guī)定等事項(xiàng)，提供合理的、而非絕對的保證。四．過程此文件中的控制標(biāo)準(zhǔn)，正如內(nèi)部控制盤所表明，不應(yīng)被視為“孤立的”。這些技術(shù)或程序可以包括批準(zhǔn)，授權(quán)，調(diào)整帳目，職責(zé)分工，審查以及文件記錄。這些標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，將由公司審計(jì)部的定期審查以及，如果可能的話，以自行審計(jì)來監(jiān)督，并將納入各事業(yè)總部和集團(tuán)呈交公司財(cái)務(wù)管理部門的報(bào)告書。財(cái)務(wù)報(bào)告舞弊涉及許多因素，以許多形式表現(xiàn)出來，可以是蓄意、嚴(yán)重地歪曲公司記錄，例如盤存標(biāo)簽，或者是虛假的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，例如虛假的銷售和訂單數(shù)字，可以是濫用會(huì)計(jì)原則。所有實(shí)際發(fā)生的舞弊行為，必須向總公司保安部部長報(bào)告。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)論本文件中的基本控制目標(biāo)是按業(yè)務(wù)周期的模型分別闡述的，以便于實(shí)施，參考和后續(xù)評估。高級雇員需定期確認(rèn)對行為準(zhǔn)則的遵守。１．５所有組織必須制定一項(xiàng)內(nèi)部控制制度，確保公司的資產(chǎn)和記錄得以妥善的保護(hù)，以防丟失、破壞。任何重大事件的報(bào)告必須送交公司的法律，審計(jì)和保安部門。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－４２．１拖欠訂單應(yīng)予以研究和解決。Ａ－８可能接受、處理了管理部門不能接受的價(jià)格及或條件的訂單。必須在客戶的資信記錄上記入資信限額，資信限額必須以對于客戶支付能力的審查為依據(jù)。 ２．３裝運(yùn)２．３．1所有從摩托羅拉設(shè)施裝運(yùn)的產(chǎn)品或設(shè)備均需正當(dāng)?shù)氖跈?quán)。這類單據(jù)必須始終反映實(shí)際裝貨日期。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－３，Ｃ－１０ Ｃ－１貨物可能發(fā)往錯(cuò)誤的或未經(jīng)核準(zhǔn)的客戶，或發(fā)往錯(cuò)誤的客戶地點(diǎn)。Ｃ－５經(jīng)核準(zhǔn)裝運(yùn)的產(chǎn)品可能未裝運(yùn)。如果發(fā)票是由計(jì)算機(jī)制作的，財(cái)務(wù)部門必須確保發(fā)票制作的全面控制。如果不開稅票，需有客戶免稅資格證明。４，１３貸記憑單必須按序號控制并定期予以登記。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－９，Ｄ－１５，Ｄ－１６ Ｄ－１銷售業(yè)務(wù)的處理可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，帳單和其他條款可能有誤。Ｄ－６可能違反出口條例要求。ｂ發(fā)運(yùn)貨物可能開出帳單，但未做會(huì)計(jì)記錄。Ｄ－14可能發(fā)生未經(jīng)批準(zhǔn)使用單據(jù)問題，結(jié)果造成收入損失或給摩托羅拉的聲譽(yù)造成不利影響。該項(xiàng)調(diào)節(jié)應(yīng)經(jīng)上一級會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。該政策必須包括壞帳準(zhǔn)備，以及，如果適當(dāng)?shù)脑挘瑤握{(diào)整準(zhǔn)備的計(jì)提規(guī)定。Ｅ－３收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷拖欠帳款。Ｅ－４總分類帳或明細(xì)分類帳的差錯(cuò)可能無法及時(shí)查明并更正。這些程序必須由事業(yè)總部／集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門審查和批準(zhǔn)。Ｆ－３可能無法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－２，Ｇ－４，Ｇ－５，Ｇ－６２．７．６必須制定客戶匯款月截止程序。Ｇ－４由于客戶應(yīng)收帳款不準(zhǔn)確，收帳工作的效率可能不佳。選擇供應(yīng)商不得只由采購部門或采購人員負(fù)責(zé)。可能接受了未經(jīng)核準(zhǔn)的價(jià)格或條款。 ３．１．４ 如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨(dú)家或單一供應(yīng)渠道提供一種產(chǎn)品或商品，必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策編制書面文件，說明其原因，該文件需經(jīng)批準(zhǔn)并妥善保存。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3．2購貨 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．2．１ 所有購貨責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分開。 ３．2．３ 購買貨物或勞務(wù)應(yīng)按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策的規(guī)定填寫進(jìn)貨訂單／請購單。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－５，Ｂ６ B－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商的利益。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ一衛(wèi)，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－1２ 可能對無法收到的貨物或勞務(wù)支付了款項(xiàng)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ一1，Ｃ－２ C－ｌ 購貨可能：ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)；ｂ．購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商；Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 C－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。所有其他進(jìn)貨應(yīng)及時(shí)退還供應(yīng)商或調(diào)查其是否正當(dāng)。 ３．3．7 如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須采用抽樣檢驗(yàn)方法，對購進(jìn)的貨物加以清點(diǎn)，稱重或測量，以確定供應(yīng)商發(fā)貨的準(zhǔn)確性。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ一1 ３．3．12 糾正驗(yàn)收業(yè)務(wù)原始文件中的差錯(cuò)須經(jīng)事業(yè)總部／集團(tuán)政策指定人員的授權(quán)。 ３．4．３ 如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應(yīng)商倉庫方案，或電子數(shù)據(jù)交換，必須具備完善的控制，以確保價(jià)格和收貨數(shù)量正確。 ３．4．6 所有準(zhǔn)備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用報(bào)表和支票申請單，必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對。 ．９過期的，不相符的購貨訂單，驗(yàn)收單據(jù)和發(fā)票，必須定期予以審查，調(diào)查和解決。如果序號的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，書面文件必須預(yù)先編號。包括：A。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－１，ＥＺ，Ｅ３３．５．２所有付款必須有據(jù)可查，能夠單獨(dú)確認(rèn)并且應(yīng)該定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處