企業內部控制標準管理手冊(文件)

　

【正文】 錯報。不得辦理驗收業務。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－７ C－9 采購或付款業務可能記錯金額，入錯帳戶和記錯會計期間 ３．3．8 驗收業務資料必須保存于驗收部門，并及時送達購貨和應付帳款部門，以便向供應商付款。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３．3．11 購進貨物一經收到必須予以安全保管。參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ．２ D－ｌ 購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時挪用。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報告或報告不準確。 ３．4．４ 沒有購貨訂單或驗收報告的發票（如，非生產性勞務，支票申請單，一次性購貨等等），必須在付款之前由管理人員按照事業總部／集團的審批權限予以批準。 ３．4．5 超過事業總部／集團政策規定限度的運費發票，必須在支付之前與裝運證明或驗收單據進行核對。參照風險：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ8 D－6 貨物或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。如沒有原始發票，應按照事業總部／集團政策規定得到恰當批準之后，才可使用發票副本。參照風險：D－２，Ｄ－４，D－７，Ｄ－９．１１應付帳款余額表必須按月累計，并與總分類帳核對。參照風險：Ｄ－６。對于未列入數據庫的供應商必須按照事業總部／集團政策予以確認。可能未記負債，庫存和應付帳款可能錯報。D６貨物或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。未經授權或授權不當；ｂ．購自未經授權的供應商；ｃ．由未經授權的人員訂購和驗收。這些文件應發給支票簽字人，由其進行審查，然后再簽發支票。絕不能延誤或推遲費用的恰當確認。凡有使用簽字印鑒和數控等宇儀的，均須妥善保管。參照風險：Ｅ－ｌ，Ｅ－５，Ｅ－８３．５．１１如果沒有檢查和防止重復支付的系統控制，必須在付款之后有效地注銷證明單據，以防止偶然的或有意的重復使用。這些支票可以銷毀。偷盜和差錯的可能性急劇增加。可能未記負債，庫存可能錯報，可能多付或少付供應商款額。Ｅ－７購貨或勞務可能未經授權，入帳金額可能出錯，可能人錯會對期間，及或支付給錯誤的人員。Ｅ－１可能采用了繞開現行內部控制技術的方法。可能未記負債，庫存可能錯報，可能多付或少付供應商款額。Ｅ－８貨物或勞務可能已入帳，款已支付，但未收到貨物或勞務。本節中的“支票”指向雇員發放工資時采用的各種方式（包括電子轉帳，銀行轉帳）。人力資源管理部門必須以具體標準和程序的形式對政策和準則作出明確的界定。報酬的增減必須經過批準。參照風險：Ａ４４．１．５正式程序規定、嚴格控制并經過批準的文件必須妥善保管。必須按照公司政策和規定的計劃程序進行管理。Ａ－２可能因此向雇員支付的金額有誤。Ａ－６業務事項未經核準便予以處理，結果導致支付不當，或給空頭雇員支付工資。A一１０在雇員解雇之后仍有未經核準的費用需要由摩托羅拉承擔。參照風險：Ｂ一1４．2．2必須制定保護主文件資料實物安全的程序。參照風險：Ｂ－３，Ｂ5，Ｂ６４．２．５不享受免稅的雇員，應根據當地法律和習慣，及時提交考勤卡，考勤表，或其他經核準的記錄之后再進行工資處理。參照風險：B－４，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７４．２．７必須通過充分的審核控制工資資料處理，確保工資源文件屬實和輸入正確。參照風險：Ｂ－７，Ｂ－１０，Ｂ１２４．２．１０所有主要的工資職能以及月底結帳過程中各部門的作業程序必須形成詳細的書面文件。１２工資部門處理的特殊給付（例如，搬遷安置費，教育費，獎金，專利獎等等）必須在取得正常核準，審批和文件證明之后才可支付，并必須符合適用的稅法規定。參照風險；B－］３ Ｂ－1工資主文件中的錯誤數據可能導致工資支付錯誤，工資中的預扣稅金可能有誤。Ｂ－４對雇員未工作的時間支付了工資或對已工作的時間未予支付工資，入錯部門的費用可能未被發現。Ｂ－５管理報告和雇員所得記錄可能不正確。工資處理中有意或無意的差錯無法查出。Ｂ－１２不符合政策要求及或計算錯誤導致被政府課以罰款和處罰。１工資必須從定額或零余額銀行帳戶中支付。２所有工資帳戶必須按月調節，參照風險：Ｃ－ｌ４．３．３所有工資給付必須有據可查，能夠單獨確認。支票必須有記錄，并妥善保存，在有其他人員在場并作記錄的條件下，可以進行支票銷毀工作。參照風險：Ｃ－６４．３．，凡是超過各事業總部，集團財務總監確定的限度的．必須要有雙簽字。財務報表可能誤報。Ｃ－５機密的工資資料可能被未經授權的人員查閱及或泄漏，損害摩托羅拉或其員工的利益。C3可能發生未經核準便使用或發出工資支票的問題，無法查出盜用現金的情況。參照風險：D－３４．４．４未領取或未發放的工資應退回人事部。參照風險：Ｄ－４４．４．５應避免以現金形式發放工資。４D3工資支票可能發給未經核準的雇員而未能查出。Ｄ－６機密的工資資料可能被查閱或泄露，損害摩托羅拉及其雇員的利益。本文所述的控制指南旨在確立這一復雜周期中的基本控制要求，而不是實施控制措施所需的大量詳細的作業程序。１成本會計５參照風險：A－１，A－２５．１．３必須定期對標準成本和實際制造成本進行對比，及時解決出現的差異。１參照風險：A－1，A－２，A－３５．１．８必須根據事業總部／集團的政策和一般公認的會計原則設立存貨準備（例如：損耗、價格、陳舊等）每季度應對存貨準備的恰當合理性進行審查并做必要的修改。Ｃ．計算存貨價值的制造費用分配比率可能有誤。A－２差錯和違法問題發生的可能性急劇上升。A－５生產可能受到影響。參照風險：B－１，B－２，B－３５．２．２貨物的所有權一經轉移，應及時記錄存貨帳以及相應的負債或付款帳，其中包括入庫前帳目（貨已收到，但尚未入庫）和零部件帳。參照風險；B－１，B－２，B－３，B－４，B－６５．２．４倉庫應采用永續盤存方法，保管存貨，提供當前的存貨數據。參照風險：B－４，B－７５．２．７超儲或陳舊的存貨應及時查出并予以恰當處理，如報廢、退貨或其他方式。參照風險：B－1，B－２，B－３，B－４，B－５．１１存貨必須妥善保管，避免變質，存貨價值應有適當的損失保險。B－３可能無法查出實物保管，授權和業務事項處理過程中的差錯和疏漏。c。B－５如果生產用料，用工數字錯誤或者產品數量未經核準便開始生產，可能對生產產生不良影響。存貨可能被盜且未能查出。ｂ．如果出庫沒有記錄，可能造成存貨多報。B－５如果生產用料，用工數字錯誤或者產品數量未經核準便開始生產，可能對生產產生不良影響。B－８摩托羅拉可能因未辦理保險，遭受不必要的經濟損失。５．３．１必須編制詳細的銷售預測并由管理部門批準。參照風險：Ｃ－２５．３．３應設置產品用料帳并隨時更新，以反映材料使用和生產狀況。在可行的情況下，處理殘次品或材料應由不負責保管的人員以招標方式進行。參照風險：Ｃ－７ Ｃ－１生產報告可能有誤，掩蓋了產品短缺和失竊。Ｃ．工廠生產能力未能充分發揮，無法滿足客戶的具體要求或者服務水準。發生差錯和違法事項的可能性急劇上升。ｄ．人工使用效率不高。重大決策所依據的可能是錯誤信息，從而導致以下結果：ａ．存貨標準成本無法體現生產標準成本；。Ｃ－３存貨保管，授權和業務處理中的差錯和疏漏可能無法查出。ｂ．庫存零部件不足，可能造成生產中斷。可能發生人工成本過高，或者達不到客戶提出的質量標準的問題。Ｃ－２生產可能因以下問題受到影響：ａ．生產的產品未經授權，產量過高，超過了可接受的程度。參照風險：Ｃ－５５３．７生產過程（包括最后的檢驗）完成后，必須妥善保管產成品，避免被盜或者變質。應與財務部門協調月末結帳程序。需要改動時，必須經過恰當一級的管理部門批準。然而，生產需求的確定和控制，可能還有其他方法。報廢品售價可能不恰當或者售給信用風險差的單位。ｄ如果材料和人工沒有全部記入帳目，生產已經完成，但可能沒有報告。B－４財務報表，記錄或生產報告可能有誤。報廢品售價可能不恰當或者售給信用風險差的單位。ｄ．如果材料和人工沒有全部記入帳目，生產已經完成，但可能沒有報告。重大決策所依據的可能是錯誤信息，造成以下結果：ａ．存貨記錄與實際存貨不符，使存貨數錯報。B－２差錯和違法問題發生的可能性急劇上升。參照風險：B－１，B－２，B－３，B－４５．２．９從摩托羅拉其他公司收到的貨物必須正確記錄，以便定期進行公司內部往來利潤的沖銷。參照風險；B－1，B－２，B－３，B－４，B－５５．２．５應建立實物或其他輔助性控制措施，保證存貨的安全，未經授權不得使用。參照風險：B－２，B－３，B－４５．２．３必須建立存貨在廠內轉移和出入廠區控制程序，其中包括單據填寫記錄責任。 ５．２存貨控制存貨控制職能旨在建立一套控制存貨諸方面的正規計劃，該計劃至少應包括以下幾方面：５．２．１存貨控制必須有如下分工：ａ．制造和保管責任與會計工作分開。A－３可能無法查出實物保管，授權和業務事項處理中的差錯和疏漏。ｄ．如果明細記錄無法反映持有的產品，存貨數量可能誤報。重大決策所依據的可能是錯誤信息，造成以下結果：a．存貨成本標準可以沒有恰當反映產品的標準成本。參照風險：A－1，A－２，A－３，A－４，A．５５．１．６倉庫發料必須以經恰當授權的業務文件為依據，并據此記錄存貨帳目。參照風險：A1，A－２，A－３，A．４５１．４制造過程中的每件產品，配件、部件都必須有可識別的用料單。４存貨盤存程序５．1成本會計５．１．1必須保持成本會計系統，恰當準確地積累，區分制造成本（如按成本中心或者按產品），為分析實際制造成本，標準成本和其他保持存貨和存貨計價所需信息提供充分的資料。決定內部控制實施程度的一般準則是，控制成本不應超出所產生的效益。該周期以確定可行性銷售預測和生產計劃為始，到恰當記錄轉入出貨區的產成品成本為止。Ｄ－５可能將現金工資發給未經核準的雇員。參照風險：Ｄ－６ D－1由于對一工資主文件可能做了不當的增改，一時能出現侵吞資金的問題，用于發放工資的工時數可能有誤。工資發放時，必須取得雇員的簽收證據。未領取的工資在較長時間內仍未發出，應退回財務部，并在總帳中單獨列示未領取工資。參照風險；D1４．４．各部門發放工資支票、通知單時，應要求員工辦理簽收手續。Ｃ－７支票可能重復編號或漏編號碼。Ｃ－３可能發生未經核準便使用或發出工資支票的問題，無法查出盜用現金的情況。支票簽字機和印鑒圖章，數控簽字儀器必須分別保管,此外在支票上填寫的數字與授權使用簽字機簽字支票數字應該進行核對。參照風險：Ｃ－４，Ｃ5４．３．７負責工資支票簽字的人員不得同時兼任工資核準，工資編制，接觸未使用的工資支票或工資支票發放等責任。所有發出、作廢或未使用的工資支票必須定期清點。參照風險：Ｃ1４ ４．３工資支付控制４Ｂ－１０詳細的代扣和支付項目可能與記錄的代扣和大付項目不符。Ｂ－７總分類帳可能輸入錯誤數據，可能錯報財務報表。Ｂ－６可能發生未經核準支付工資，或盜用獎金的問題。這又可能導致：１．盜用公司資產；２．錯報退休金等項目的計提數，B－３雇員工資的支付可能出現差錯，或者沒有工作但支付了工資，收回向離職人員支付的工資可能需要訴訟。２參照風險；Ｂ－１２４參照風險：Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７，Ｂ－８４．２．８有關部門經理必須對實際工資成本與預算成本進行比較，以查明是否合理。如可行的話，應同時編制工資支票，工資登記簿和雇員所得記錄。參照風險：Ｂ－２４．２．３進入工資部門和接觸工資文件應僅限于經授權人員。 ４．2工資編制與安全４，２．１必須保存一份全部員工主文件。A一８可能無法發現和糾正支付差錯。Ａ－４可能違反法律和政府規定，結果導致罰款，處罰，起訴或者或有負債。參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－６４．１．７向離職雇員支付最后一次工資支票之前，人力資源部門和雇員所在部門主管必須保證：ａ．所有預借款和費用報表均已結清；ｂ．所有公司信用卡（例如、美國運通卡，電話卡，航空旅行卡）均已歸還；Ｃ．所有計算機帳戶均已注銷或者已經更換密碼；ｄ．所有公司財產，專有資訊，雇員工牌及安全通行證或鑰匙均已退還。必須對水久性工資帳目進行定期抽查，保證工資資料與人力資源部的檔案相符。參照風險：Ａ－２，Ａ．４４．１．４所有報酬和福利文件必須由人力資源管理部門妥善和準確保管。所有有關福利的規定，標準及程序必須由管理部門編寫成文并經過批準。２工資編制與安全４管理人員選擇控制程序和技巧過程中，實施控制的程度是合理業務判斷。Ｅ－６可能錯報財務報表記錄和經營報告。Ｅ－２可能發生敏感性支付和公司內部往來事項。Ｅ－９供應商可能停止與摩托羅拉開展業務，經營可能受到不利影響。Ｅ－６可能錯報財務報表記錄和經營報告。Ｅ－３貨物或勞務可能由未經授權的人員訂購和收貨。參照風險：Ｅ－１，Ｅ－８３．５．１４支出的單據或電子數據附件必須予以保護，以防毀損或遺失，保存方式必須有助于查詢。參照風險：Ｅ－ｌ，Ｅ－８３．５．１３破損、作廢和注銷支票必須立即去掉簽字部分。參照風險：Ｅ一互，Ｅ－２，Ｅ－４，Ｆ－５，Ｅ－８３．５．１０超出事業總部／集團財務總監提出，公司融資部經理批準的各業務單