費用管理流程手冊（討論稿(文件)

　

【正文】 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 32 賬務處理 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 共享服務 —財務中心負責分支公司的費用會計在應付傭金時作如下分錄： 借 ： 傭金支出 貸：應付傭金 ? 共享服務 —財務中心負責分支公司的費用會計在支付傭金時作如下分錄： 借：應付傭金 貸：銀行存款 ? 憑證輸入系統時，費用會計按照分支機構設定相應編碼。 ? 各級傭金管理 員根據審核意見，將傭金支付命令通過 營管系統 及 財務系統 的接口傳遞給共享服務 —財務中心負責分支公司的費用會計： ? 若以制作銀行盤片的方式傳遞：盤片內容為人名、賬號、實發金額（包括經批準的各分支公司承擔的調整金額）； ? 將盤片加密，由傭金管理員、費用會計及銀行交割人員三方掌握，密碼定期改變； ? 將盤片轉交費用會計。 中 各 級財務經理 傭金發放 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 分支公司業務管理收到確認意見之后，由傭金管理員打印本級營銷員傭金單，傭金單上除了營銷員根據業績應得傭金外，各類調整項目均要標明，包括集團批準的由各分支公司自己承擔的調整處置。 ? 在審批流程中發生異議，審批人（總公司業務管理部內勤、總公司業務管理部負責人、總公司分管總經理）均有權要求將傭金發放相關文件發回原申請分支公司重新處理。對于由各分支公司承擔的費用總公司有指導意見，從合理性上結合預算控制進行控制。 ? 財務經理初審完畢后將初審結果及費用表 、 切換費用表 、 績效津貼費用差額調整處理表 、 孤兒單續保傭金費用表 傳遞至總公司業務管理。綜合全分公司獎懲與差勤調整的所有情況，在相應復核審批后須以書面形式上報總公司業 務管理。 ? 中心支公司傭金管理員通過 營管系統 自動從 綜合業務系統 獲取業務數據進行本級及轄區營銷員所得稅、獎懲、差勤調整計算。 管理職能 共享服務 —財務中心 、業務管理 — 壽險個險、財務經理 管理文件 個險傭金管理與控制流程中包括以下文件： 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 費用表 傭金結算 傭金結算員 人管負責人、業務管理負責人 4 – 2 – 1 切換費用表 傭金結算 傭金結算員 人管負責人、業務管理負責人 4 – 2 – 1 績效津貼費用差額調整處理表 傭金結算 傭金結算員 人管負責人、業務管理負責人 4 – 2 – 1 孤兒單續保傭金費用表 傭金結算 傭金結算員 人管負責人 、業務管理負責人 4 – 2 – 1 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 28 流程描述 傭金計算及確定 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 每月傭金管理員使用 營管系統傭金結算模塊 結算上月傭金（按照 傭金結算模塊 自動設定的時間，以 日（目前以 26 日）為截止期），每月 12 日按實收保費計算所得傭金。 ? 共享服務－財務中心費用 會計 根據借款申請上的借款期限，通知 相應人力資源部門在計算薪酬 時列明該事項，并 將超期借款從借款人 薪酬中扣除。如果分錄存在錯誤，總帳會計在憑證上說明原因并退回費用會計及時 作出 調整。 ? 付款完成后出納在財務系統中錄入付款記錄以及相應信息以供所屬共享服務 —財務中心費用會計記賬。如果發現，則上報所屬財務經理，進行深入調查，查實后對當事人按規定進行嚴肅處理。 ? 對于業務量較少的分支機構，有關借款申請的會計審核直接 由財務經理傳遞至共享服務 —財務中心費用會計處進行會計審核。累計三次警告后上報集團共享服務 —財務中心按照規定處理。 ? 相關審核人及審核內容 參見表一 。 ? 分支機構負責人的借款申請由所屬財務經理 進行相關審 批 。 ? 財務經理、出納、共享服務 —財務中低 借款 申請人 借款申請單 – 附件 提出 借款 申請 1 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 21 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 心每日下午受理借款申請工作，每月末關賬前三天停止受理借款申請，關賬結束后恢復受理。 ? 對于銷售網點和柜面 等 部門 需要通過保留部分 備用金管理的部門，由 部門負責人 申請部門借款， 詳細填寫 借款申請單 ， 填寫內容及要求同上 。預計金額必須附注詳細的計算 依據和 過程。 ? 在原始單據上蓋“付訖”章，防止重復付款。 付款 ? 所有付款必須得到適當授權并附有相關憑證。 ? 超期沒有歸還或報銷的借款在規定的期限內從借款人工資中扣除。 中 壽 業務管理 — 壽險個險 —人管員、業務管理 —內勤、負責人 ? 人管員、內勤將審核過的人力情況報表本級總經理室、共享服務 —財務中心、上級業務管理。同意申請的，在系統中批復同意，如果認為理由不充分或其他原因不予批準的，發回申請分支公司。 中 業務管理 —人事管理 —負責人、業務管理 —負責人、業務拓展 —負責人 ? 各級分支涉及的人事信息變化超過本級權限的必須通過系統進行報批，在審核批準后才能進行系統更新。復核完成后在系統中記錄復核操作。 ? 所有相關人員職位、學歷等信息的修改更新，在相關數據經審核確認后，由內勤按要求更改 人員管理系統人事數據庫 ，保存信息更改的原始資料， 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 16 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 系統自動記錄修改操作（包括操作時間，操作模塊名稱，操作人）。 ? 各類操作完成后相關痕跡（操作時間、操作概要、操作人員等）在系統中記錄。新保禁止后，系統提示，并當日通知該營銷員； ? 人員晉升降級 (非特殊處理情況 )：由 營 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 15 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 管系統 自動根據業績數據調整營銷員職級。權限設置如下： ? 營銷員級別設置參見 《基本法》 ； ? 中心支公司可進行最高至有關正式業務員級別的數據信息變動； ? 分公司可進行最高至主任或相應級別的數據信息變動； ? 其它級別的數據信息變動權限由總公司控制。例如： ? 同業加盟書面批復； ? 等級變化申請批復； ? 營銷員獎懲決定等。 ? 監督檢查員審核按照相關法規、公司規定該次信息變更是否合規，主要是審核是 否具備完整的信息變更相關證明文件，并將意見通過系統傳遞至業務管理。 分支機構負責人 ? 分支公司業務管理內勤及時上報總公司業務管理經審定的本級具體的考核分配辦法備案。 高 精算部門、集團共享服務—財務中心、人力資源部門等 協助擬定制度與費用 2 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 12 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 產、壽總公司將確定的有關傭金計算、獎金考核等內容的制度與標準下發至各分支機構，作為今后各分支機構計算與考核的標準。 ? 分公司對上述系統設置無權限。 ? 對于猶豫期退保計入總公司設定的公式（通融承保和退保如經過規定的審批程序，不影響營銷員業績） 時，扣除傭金時相應扣除上級營銷員提成。 ? 有關預算控制流程相關具體內容 參見預算流程手冊 。 ? 分支機構負責人匯總所有部門上報的部門預算，制作分支機構預 算并傳遞至所屬財務經理處。 管理職能 策略計劃部、集團保險業務綜合管理部、共享服務－財務中心、精算部門、合規監察 管理文件 本章節涉及主要文件： 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 人員變動及收入分析報告 人力情況報表制作 相關內勤 人管負責人、業務管理負責人 附件 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 10 流程描述 費用預算 主要步驟 描述 ? 策略計劃部將制定完成的預算下發各級分支機構，有分支機構負責人制定其分支機構預算。 共享服務－財務中心 負責人 ? 監督借款和費用報銷有關控制的執 行； ? 審核財務分析員制作的有關管理報告。 業務管理負責人 ? 負責管理本級業務拓展的各項業務相關費用支出； ? 確認更新本級展業人員的人事信息； ? 組織對展業人員的考核綜合績效； ? 管理兼業代理保險合同、代理協議； ? 在法規及授權范圍內審核確定各保險兼業代理人的代理手續費比例、代理險種比例等； ? 復查代理保費結算、代理手續費支付情況。 ? 集團共享服務－財務中心、精算部門和人力資源等部門協助共同制定上述制度和標準。 ? 本科目應按險種設置明細賬。 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 3 ? 本科目應按保險代理人設置明細賬。 ? 應付手續費 ? 本科目核算公司應向受其委托并在其授權范圍內代為辦理保險業務的保險代理人支付的手續費。期末，應將本科目的余額轉入“本年利潤”科目，結轉后本科目應無余額。本科目期末貸方余額，反映公司尚未支付的傭金。 ? 各類 費用 合理在各有關部門間進行分攤。 范圍 ? 本流程手冊根據現有的費用管理流程的步驟和次序，從財務控制的理念和方法上進行了規范，包括相關的控制手段、應使用的標準單據、相應的管理報告和關鍵考核指標。 ? 傭金，指支付給業務拓展的非公司正式員工的報酬，例如 壽險個險營銷員、壽險客服專員等，它受展業業績、級別、出勤率等要素影響； ? 展業人員獎金，指支付給業務拓展的展業人員，與其展業業績、級別等要素掛鉤的報酬。 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合 伙人復核、修改 目錄 第一部分 概述 ........................................................................................................ 1 1 定義與范圍 .................................................................................................... 1 2 職能說明 ........................................................................................................ 4 3 費用管理運作分類 ........................................................................................ 6 第二部分 業務流程 ................................................................................................ 8 1 費用基礎管理 ......................................................