國家行政機關公文格式和寫作范例-全文預覽

　　

【正文】 其他的抄送機關，同樣有防止變造公文之意。8．3．2 抄送機關 公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號5抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責制定和發布。 附注應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。因此本標準實施后，各單位要注意改掉標注“此頁無正文”的習慣。為了堵上這個缺口，本標準作了規定，即在出現上述情況時，以采取調整行距或字距的措施加以解決。 本標準對兩個或兩個以上印章的排列還規定只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統一采取一種，要下套均下套，要中套均中套， 以保證印章排列整齊、美觀。在具體排布印章時應使主辦機關的印章在前，協辦機關的印章按照發文機關標識的順序依次排布。現在印刷公文大量采用現代印刷設備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。8．2．6．2 聯合行文印章 當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主力、機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。讀者可對照現行國務院文件和本標準所附的樣式來掌握。即使是采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執行。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內容，即“變造”公文。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、 印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。它包括發文機關印章或簽署人姓名。為了加強其準確性，本標準規定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。四是對標識的位置做了規定，正文后的附件標識要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第l行。因此，本標準對此做了較詳細的規定。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標點符號。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字。 標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發文機關多、簽發人會簽人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。8，1．6 簽發人 上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。另外，二者形狀也略有不同。 年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。 發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。本標準以此為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其他各級行政機關標識的字號要小于“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。 有一些特定的公文在發文機關名稱后面不加“文件”二字， 如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。 發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。 如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。 緊急程度是對公文送達時限的要求。如公文針發 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后 標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。根據《辦法》的 規定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍 的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標準在結構上的最大特點。由于按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題； 如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規定，就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法后文介紹)。 置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。 (3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數， 以保證下一面有公文的正文內容。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。裁切成品尺寸誤差177。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。為避免在本標準后面各章條的敘述重復，在此作總體規定。目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，采用國際標準A4型作為公文用紙是十分必要的。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基礎。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。lmm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm177。這項行業標準規定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。 不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。 公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關于紙張白度的指標，進行分析總結得來的。 公文用紙的質量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。一個字指一個漢字所占空間。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm297mm，并規定各裁邊的誤差為土 3mm。(3)特定范圍《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民 族文字。(1)內容范圍內容范圍只涵蓋國家行政機關公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規則，并不是公文格式的全部范圍。本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他要素從本標準相關要素說明。其他要素從本標準相關要素說明。　命令格式命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。11　公文的特定格式　信函式格式發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。印發機關左空1字，印發時間右空1字。　版記　主題詞 主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件（或帶序號）。數字、年份不能回行。　主體　公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。　發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。　眉首　公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。無毛茬或缺損。4mm。　裝訂要求 公文應左側裝訂，不掉頁。　制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。1mm 　　版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼） 本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。3　定義本標準采用下列定義。2　引用標準下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。本標準起草單位：中國標準研究中心、國務院辦公廳秘書局。本標準相對GB/T　9704－1988作如下修訂：（1）將原標準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》；（2）刪去原標準中的引言部分；（3）刪去原標準中與公文格式規定無關的一些敘述性解釋；（4）對公文用紙的幅面尺寸作了較大調整，將國際標準A4型紙作為用紙紙型；刪去國內16開型紙張的相應說明；（5）對公文用紙的頁邊尺寸作了較大的調整；（6）不設各標識域，而按公文眉首、主體和版記三部分各要素的順序依次進行說明；（7）增加了公文用紙的主要技術指標；（8）增加了印刷和裝訂要求；（9）增加了每頁正文行數和每行字數以及各種要素標識的字體和字號；（10）增加了主要公文式樣。前　　言本標準根據國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定對GB/T　9704－1988進行修訂。本標準由國務院辦公廳提出。1　范圍本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。GB 148－1977　印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸　行　line標識公文中縱向距離的長度單位。紙張白度為85％~90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，~。1mm 　　公文用紙訂口（左白邊）為：28mm177。7　排版規格與印制裝訂要求　排版規格正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差177。1mm，四角成90176。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。　緊急程度如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。　公文正文主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。　附注公文