【20xx年電大】20xx年專科電大辦公室管理重點總結考試必備(存儲版)

　　

【正文】 司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（5）禮節性拜訪、宴請。加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等詳細登記。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅； （7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回； （9）關緊門窗并上鎖； （10）通知會場的管理單位，會議已經結束。”說完，“啪”掛上了電話。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。這時文員執行主要決策人的意見。小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經理解決他們的問題。古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。7．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；（2）打印好書面通知(3)在三天內，當面發放通知或電話通知到名單上的每個人；（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（5）通知上應寫清會議時間、地點；（6）應詳細寫清會議內容，應做好哪些準備；（7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作；10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛生檢查，某局要召開迎接衛生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。此辦法是其中的一種。我們公司的成績倒不錯，我們經理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業的機密有哪些？（4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密正作？答：（1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情的請坐、端茶，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？”問題： （1），上司讓她處理公司的郵件。答案：（1）收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆。（8） 打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。 3，特指的：黨和政府機關、企事業單位內的綜合辦事機構。 3．我國外資企業與合資企業辦公室實務內容：辦公室環境的布置和整理；通訊事務、電話、信函和郵件處理；執行上司交辦事項；照料上司身邊的瑣事；接待賓客和員工的來訪；記錄上司指令及會談、會議內容；打印文稿及表格；收集及整理各種信息；保管辦公室設備及用品；外出辦事，如銀行、郵局、稅務所等。緊急的事，文員可先作口頭請示，及時辦理，事后再補寫書面請示，留檔備查。重大、政策方面、需授權批準的事，書面請示，上司書面批復，以示慎重，也可備日后查證。 1．我國文秘工作：主要包括：文書撰寫；文書制作；文書處理；檔案管理；會議組織；調查研究；信息資料；信訪工作；接待工作；協調工作；督查工作；日程安排；日常事務；辦公事鈴刪；其他臨時交辦的事項。 2．狹義的：是指某一類職業人員或某一級職務人員的辦公場所。而公司沒有放映機。（6）誤拆了信，應在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。這樣做不違背辦公室人員的職業道德，而是運用策略做好接待工作。但小胡一查經理的日程安排，卻并沒有發現有約會。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。眼看著各地方來賓已陸續進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發生的各種情況，應該如何處理？（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？答：（1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員；（2）如果聯系不上送貨員，向總經理匯報，請求該如何辦；（3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；（4）得到總經理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（5）聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施，包括噪音、停車場等問題；（8）不能僅憑電話聯系，應實地查看；（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）9．公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。總經理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。古總經理與客商爭執，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商；（6）小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。小趙一邊聽，一邊看報表。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明正確的做法。(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；（3）該說的沒有說（沒有及時向上匯報）；（4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；（7）不等對方說完，就“啪”掛上電話。”來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？”陳小姐：“。，在利達公司召開的新產品推介會結束了。13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？(P223)答：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有 國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。（3）預訂食宿。（6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。請柬一般要提前一至二周發出；（6）席次的排列。（2）確定時間。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？(P186)履行哪些職責？(P1182)答：（1）準備旅行計劃和旅館信息。（600247。（7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。這次會議由總經理辦公室負責安排。18．安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。1 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？答：單位印章主要有（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關刻制頌發；（4）另一種是由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記。課誦信可采取收信人復信，或承辦人復信兩種方式進行。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時間特征立卷；（6）按地區特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。還應準備約會所需要的文件資料。對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。請說明這一過程。答：（1）版頭、發文字號、印刷順序號。（3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？答：（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點。（ ）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。如果上司不加采用，應說服上司。（ ）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優劣。（ ∨ ）40．當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（ ∨ ）33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ∨ ）25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ）17．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ）10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。（ ∨ ）2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 A．有共同利益的話題 64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。D．查證消息的可靠性54．文員協助舉行宴會時，不用考慮（ D D．有無休息室55．以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是正確的？（ C ）。 B．代替上司制定約會計劃 46．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 A．只在便箋上寫好會議名稱38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創意的會議？（ C ）。 D．感謝信30．以下關于握手的禮節，不正確的是（ C ）。B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來22．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 D．可以按照文員自己的習慣進行工作14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些5．在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 ）B、發表意見C )。A．審查功能 A．接通電源可立即復印操作 8．以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（ A ）。 C．標準的零用現金單據有一個簽名17．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ A ）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25．文員如果誤拆了非本公司的信，應該（ A ）。C．處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦33．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的？（ C ）。 B．發表意見 41．文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪種做法是錯誤的？（ D ）。D．應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助49．以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（ D ）。C．用來擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領口里,寄信人姓名、地址應該打印在（ B ）B、左上角59．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。A．下級單位報送的報告，統計報表等67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。（ ∨ ）5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ∨ ）12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ）20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入