建筑裝飾工程公司_行政辦公管理制度(存儲版)

　　

【正文】 美工刀、訂書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等。 各部門申請辦公用品，由申請部門填寫一份請購單，綜合部經理確認并派專人訂購。 每人及每部門設立“辦公用品領用登記卡”一張，由 綜合部 統一保管，并控制辦公用品的領用狀況。盤點工作由綜合部經理指派專人負責。 五、對辦公用品使用的監督與調查 核對用品領用傳票與用品臺賬； 核對用品申請書與實際使用情況； 核對用品領用臺賬與實際用品臺賬； 核對收支傳票與用品實物臺賬； 六、辦公用品其他管理規定 綜合部負責公司辦 公用品、辦公設備、低值易耗品、通信設備的采購、保管與發放。 做好出庫管理。 二、用車原則 部門經理級以上人員因工作需要可申請用車； 公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經理核準，方可申請用車。 五、車輛安全 為保障行車安全，司機在行車前應注意休息并不得飲酒； 每次出車前應檢查車況，如車燈、水箱、油箱、剎車系 統、輪胎等，如發現損壞或其它問題應及時報告行政部； 節假日或夜間，公司車輛原則上應停放在公司指定的停車場。 總經理辦公例會分工作例會和專題會議。 部門經理主持。 第三節 會議規范 會議經核準召開后，由綜合部發《會議通知單》。 第四節 會議記要 會議紀要的形成與簽發 （ 1）公司辦公例會會議紀要、決議，由綜合部整理成文； （ 2）綜合部根據會議內容的需要在限定時間內完成紀要和決議的整理工作； （ 3）會議紀要和決議形成后，由與會的公司領導班子成員簽字確認 ； （ 4）會議紀要應有發文號，發放時應填寫《文件簽收記錄表》，由接收人簽收； （ 5）會議紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存期限。 任何員工不得隨意使用會議室、洽談室的茶葉、咖啡、飲料等。 文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。復印機密文件需經公司領導批準。個人電腦及實驗環境設備等所用 IP 地址，必須按所在地點網絡管理員指定的方式設置，不可擅自改動，擅自改動者將受到處分。 對于其他任何利用網絡資源從事與工作無關的行為，將對其處以罰款、降薪等處罰。同時也 不允許任何與工作無關的信息出現在網絡上，如出現要追查責任。 為確保復印機的安全運轉，每天下午 5 時關機，過時送來的文件將延至次日復印；急件經綜合部經理批準后，方可臨時開 機。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門經理簽字同意后才予辦理；部門經理不在時，可經行政部經理同意后辦理。 洽談室有專人負責引見、招待、接送來賓。 由綜合部負責會議考勤工作。 對于參加人員相同、內容接近、時間相近的幾個會議，綜合部有權安排合并召開。 會議由部門經理召集、主持，由總經理核準。 總經理辦公例會由公司綜合部組織。車輛專職司機應每周實施定期檢查及保養，以維持機件的壽命，確保行車安全； 車輛的有關證照及保險資料統一由綜合部保管，綜合部統一建立汽車檔案，并負責按時進行車輛的保養、年檢及過橋費、養路費等定期費用的繳納； 車輛的保養和維修原則上在公司指定廠家進行。 第八章 車輛管理制度 一、總則 為加強公司車輛的保管及有效運用，特制訂本制度。未辦入 庫手續，財務一律不予報銷。綜合部對報告進行核對，檢查各部門所統計的數據是否與倉庫的各部門領用臺賬中的記錄相一致。 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要采取防蟲等保全措施。每人每季發膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。 印刷制品格式，由行政 部門審核確定規格、紙張質地與數量，然后選購價格合適、格式相近的印刷制品。 （ 1）消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫 紙、卷宗、標簽、告示貼、便簽紙、信紙、橡皮、夾子、圓 珠筆、釘書釘等。 1固定資產自啟用日起進行折舊，折舊基金按照有關規定間接提取。 管理責任者應在第一財政年度末，與財會人員共同進行固定資產的核資查賬。 與固定資產取得相關的支出，均通過臨時會計科目處理，待完工后，經總經理裁決后，編入正式的固定資產科目。 （ 7） 請假者必須將經辦事務交代其他員 工代理，并于請假單內注明。 （ 2）病假逾期可以未請事假的假期抵消，事假不敷抵消時按日扣發工資。如遇突發事件（未能提前填寫的），須在假期完畢后的第一個工作日內補辦請假手續，病假需出具醫院證明。 2. 其他假期 1) 事假：員工因個人原因不能上班或工作時間因私事外出、會面等，應事先履行請假手續 。 D. 計算方式：以薪代假工資 = （累計年假當年的 12月份基本工資247。 公司總部行政或其他人員加班時間按月 由綜合部統計并上報總經理審核，該加班時間用于調休沖抵。 綜合部應建立每一員工一份年度考勤統計表，按月依據考勤表予以登記，經登記后考勤表即可銷毀作廢。 1如外出、請假、調休申請時間超過實際時間，員工本人應在到崗后 3個工作日內主動到綜合部銷假。否則，每次做假的時間部分按曠工半天處理。 如因特殊情況第二天需直接外出辦公而不能打卡或簽到者，必須提前填寫外出登記表。 四、 責任 印章使用責任人（簽字人）對印章負有經濟、行政、法律責任。由被授權人在綜合部簽字領取印章，指定專人保管。 三、公章的使用辦法 公司可以對外使用的公章： （ 1）公司公章。 從資料室借的資料， 不得轉借。 資料室的負責人應經常就資料購買的情況，尤其是開支金額狀況做出統計；并且對計劃內購買的資料、金額與數量做出調查，在月末及年末，向綜合部經理做出報告，以便于綜合部經理把握資料購買的開支狀況。 第二節 圖書、資料管理規定 一、總則 制定本規定的目的，在于通過對資料室資料的有效 管理，提高研究效率、促進技術進步、改善業務工作，以及增進對業務工作的了解。 所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。 十一、檔案銷毀 超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。 十、檔案借閱 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記薄登記，秘密級以上的檔案文件須經理級領導批準后方能借閱。 《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，行政人力部留存一份。 七、保管部門 財務機要檔案由財務部會計負責保管。 部門設立專人對本部門單據進行管理，保證存放整齊有序，并按照有關規定進行歸檔。 （ 6）案卷卷首為“卷內文件目錄”。 （ 3） 秘密檔案包括： 1) 重要項目資料； 2) 項目合同協議。 檔案按其內容及關聯部門可分為五大類： （ 1）行政類 （ 2）財務類 （ 3）人事類 （ 4）業務類 （ 5）工程類 檔案編號 （ 1）機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。 中層領導調動時，應將文件 (含保密記錄本 )清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送綜合部登記保管。 第二節 收發文管理制度 本公司的收文由綜合部簽收，屬總經理、業務部經理親收的信件，一律交收件人本人親自拆封。秘密文 件按保密規定，由專人印制、報送。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發展服務。 未經總經理批準和部門經理授意，不要索取、打印、復印其他部門資料。 電話語言：您好，請問，謝謝，再見。”態度不能居高臨下，語言應誠懇、親切。由于新職員對企業情況知之不多，一般不搶接電話，若一問三不知，會給客戶留下壞印象。 八、 電話接待禮儀 響鈴時 電話鈴聲響后，應盡快拿起話筒。 善于掌握話題，多談對方感興趣的話題，或一些共同話題，如：衣食住行、工作、家庭、氣候、娛樂、運動、新聞、共同朋友的近況等。 與客人講話時，應直視對方，不能垂頭低目，否則給人以缺乏自信和消極的感覺。 在走廊、通道等地方，與上司、同事和客人相會時，要點頭致禮。 在服飾的色彩搭配方面，要考慮全身色調的和諧。 十二、勤節約 克服“浪費難免論”，消滅長明燈、長流水。 保密內容按以下三級劃分： （ 1）絕密級：①公司領導的電傳、傳真、書信；②非公開的規章制度、計 劃、報表及重要文件；③公司領導個人情況；④正在研究的經營計劃與具體方案。 （ 5）保管。 文件和資料保密： （ 1）擬稿。 十、守機密 必須嚴格保守公司的經營、財務、人事、技術等機密， 務必妥善保管所持有的涉密文件。 遇到客人詢問，做到有問必答，不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態度待客。切記每位員工的言行是公司形象和風貌的體現；主動、熱情、周到的為他人服務，努力讓他人滿意。 三、聽指揮 服從領 導聽指揮。 明確公司的奮斗目標和個人工作目標；善于協調，融入集體，有團隊合作精神和強烈的集體榮譽感，分工不分家，互相信任，互相學習，溝通思想，交流感情。 在公眾面前，員工要做到儀表整潔，舉止端莊， 行為檢點，談吐得體。聽到意見、批評時不辯解，冷靜對待，及時上報。 在客人面前不得化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、打飽嗝、伸懶腰、打響指、哼小調。 全體職員應做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。攜帶秘密文件外出，由兩人 同行，并包裝密封。 對外披露信息，按公司規定執行，按下列程序辦理：由部門經理、總經 理、法律事務處會簽。 對于收受后須登記、上交的禮品禮金在規定期限（ 7 天）內不登記、不上交或不如實登記的，由所在部門或公司責令其登 記、上交，并視情節輕重給予批評教育甚至行政處分或處罰。 在公司時穿 著不應過于花哨、暴露。 走路時，腳底不能擦地，不能給人以拖泥帶水的感覺。 公司員工的表情必須明朗、快活、微笑。 不能以自我為中心講話，把更多的機會與話題讓給他人。 同事間絕對不借貸金錢，因為矛盾多源此而生，個人有困難時可借助企業的職工互助金。 通話時注意的問題 客戶來電話，多是詢問與經營業務有關的問題，所以接話員必須熟知企業情況。 打錯電話時 往往會有人錯打電話，這時不能粗暴地講“錯了 !”正確的做法是：“您打錯了，這里是越藝公司。 二、語言規范 交往語言：您好，早晨好，您早，晚安，再見，請問，請您，勞駕您，關照，謝謝，周末愉快，拜拜。 未經允許，不準使用其他部門的電腦。 公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復 問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。 屬于 秘密文件，核稿人應該注明 秘密 字樣，并確定報送范圍。 三 、文件處理的稽查 公司總經理室應不定期派員稽查各部門的文書處理情況并隨時予以輔導，如有異常反應及時通知經辦部門經理進行處理。 公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定及時將公文定稿，正本和有關材料應整理立卷。 二、檔案名稱、分類及編號 檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表