建筑裝飾工程公司_行政辦公管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 移交須填寫《檔案移交清冊》。 《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，行政人力部留存一份。 九、檔案調閱 因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》，并經檔案負責人核準后方可調閱。 行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案的調閱須部門經理核準；跨部門檔案調閱須綜合部經理核準，但僅僅限于檔案的查閱、復?。皇褂迷蛘{閱機要檔案資料須總經理核準。 檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。 調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。 《檔案調閱申請單》由行政部專人管理、留存備查。 檔案借閱時間最長不超過 8 個工作時。 如調檔內容 更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。 十、檔案借閱 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記薄登記，秘密級以上的檔案文件須經理級領導批準后方能借閱。 卷案不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續借手續。 借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當事人責任。 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告領導。 外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。 十一、檔案銷毀 超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。 部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由綜合部經理核準銷毀。 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，綜合部指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。 檔案銷毀每半年進 行一次，即每年的１月和７月。 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，行政 人力部一份。 十二、其他 檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。 所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。 公司所有有價值的檔案文件、報表、業務記錄等必須備份。 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案。備份盤與源盤應分開存放。 各部門必須嚴格按照本制度相關規定 保管檔案。有下列行為之一，據情節輕重，給予 50500 元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任： （ 1）毀損、丟失或擅自銷毀公司企業檔案； （ 2）擅自向外界提供、抄摘公司企業檔案； （ 3）涂改、偽造檔案； （ 4）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者； （ 5）未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。 本制度監督責任部門為公司綜合部，第一責任人為各部門指定的資料員； 第二責任人為資料員所在部門的部門經理。 第二節 圖書、資料管理規定 一、總則 制定本規定的目的，在于通過對資料室資料的有效 管理，提高研究效率、促進技術進步、改善業務工作，以及增進對業務工作的了解。 職員在利用資料室資料時，必須遵守本規定，并在本規定范圍內承擔相應的責任。 資料的分類 （ 1）圖書資料 (即單行本、辭書等 )； （ 2）定期刊物 (報刊、雜志等 )； （ 3）文書資料（手冊、目錄、文件資料、報告、圖紙等）； （ 4）視聽聲像資料（照片、錄像、地圖、畫冊、錄音帶、膠片等）。 資料室的資料一律由綜合部管理。綜合部經理在移交工作時，必須提供資料目錄，并以文書形式移交。 二、購買程序 購買資料時，首先填寫“購買申請書”， 經部門經理審批后，提交綜合部經理；由綜合部經理決定。 資料室在購進資料后，對新進的資料貼上標簽，進行編號。 在資料購買的申請期中，希望終止購買時，應立即通知行政部經理。 資料室的負責人應經常就資料購買的情況，尤其是開支金額狀況做出統計；并且對計劃內購買的資料、金額與數量做出調查，在月末及年末，向綜合部經理做出報告，以便于綜合部經理把握資料購買的開支狀況。 綜合部經理在前條規定基礎上，在年度購買金額或開支范圍內，按照經營業務的要求，分配購買各類資料的金額比例；如果超支，立即經財務部經理向總經理 提出報告，按總經理指示辦理。 三、資料借出 借閱圖書書籍、雜志時，應先向資料管理員登記，然后取書。 資料負責人必須在“借出資料登記簿”上做好登記，并且經常檢查借還狀況。 非常重要的和帶有保密性質的資料不得外借，只允許在資料室中閱覽。 上班時間閱讀資料，必須經上級領導同意。 原則上資料借出期限為一周，最長不超過兩周，期限一滿，應立即歸還給資料室或辦理續借。超過兩周未 歸還者，應承擔一定責任，可進行 20－ 50 元的罰款（以資料流通頻率、重要性而定），執行權限歸行政人力部。 從資料室借的資料， 不得轉借。 對于所借的資料應妥善保管，如有遺失或嚴重損壞等情形，須負責賠償。 離職時，必須還清所借資料。 第五章 印章管理制度 一、印章刻制 印章刻制按公司業務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由綜合部統一辦理。印章刻好后，由綜合部辦理印章登記手續，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。 二、保管 印章由指定保管人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用而引起的經濟損失和法律責任等負全部責任。 當印章管理人變動或印章在經公司領導審批同意調走時，應及時辦理交接手續，填寫“印章 使用 管理登記表”。 三、公章的使用辦法 公司可以對外使用的公章： （ 1）公司公章。 （ 2）公司業務專用章。 公司公章使用范圍： （ 1）以公司名義向上級國家機關、各省市、自治區黨政機關發出的重要公函和報告、文件。 （ 2）以公司名義與有關同級單位的業務往來、公函文件和聯合發文及公司內勞動合同等。 公司業務專用章使用范圍： （ 1）財務專用章：就有關計劃、財務等方面業務代表公司用章。 （ 2）法人章： 以公司名義簽訂的協議、合同和會議紀要等需要使用法人章 時。 （ 3）項目部章：公司工程項目部需使用項目部章時。 公司印章使用手續 （ 1） 總經理通過授權賦予一些部門對其部門（專用）印章享有保管權和使 用權。由被授權人在綜合部簽字領取印章，指定專人保管。 各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。 （ 2）公司公章、財務專用章、法人章必須經總經理或綜合部經理批準方可使 用。 （ 3） 每枚印章使用前要由審批人審核、簽字，審批人對文本加蓋印證后的一 切經濟損失和法律義務負主要責任。 （ 4）公司印章 原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經部門經理提出書面 借用申請，并經總經理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》，且必須兩人以上一起辦理借用手續，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。 （ 5）員工如需要公司出具有關證明，本人應先提出書面申請，部門負責人審 核，綜合部簽字后方可蓋章。 四、 責任 印章使用責任人（簽字人）對印章負有經濟、行政、法律責任。審批人員對違反規定的簽印有權拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印 章， 一經查出根據事件的嚴重程度給予嚴厲的行政處分或追究其經濟、法律責任。 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責任人相應的行政、經濟責任，給予嚴厲的處分，并賠償所發生的一切費用。 第六章 考勤及假期制度 本規定適用于公司總部，各工程項目部自定的考勤管理規定須由總公司審核簽發。 第一節 考勤 一、考勤時間：標準工作時間 冬季：周一至周五 上午 9： 00—12： 00 下午 1： 00—5： 30 夏季：周一至周五 上午 8： 30—12： 00 下午 1： 30—6： 00 每周工作日為五天半，星期六下午、星期日為休息日。 二、公司考勤管理規范 公司員工每天上班時間必須準時簽到或打卡。簽到時間為早晨上下班時間和下午上下班時間。 如因特殊情況第二天需直接外出辦公而不能打卡或簽到者，必須提前填寫外出登記表。 遲到、早退者每次扣罰工資 10元。無適當理由遲到超過 1小時及提前 1個小時早退者按曠工半天處理。 員工無故不上班，且沒有向有關部門請假或無法出具有關的證明，以曠工處理。 因病、事假不能上班者，需書面申請，經部門經理或總經理批準后方可安排休息。員工因病請假而缺 勤時，須提交醫院證明 (請假在一日以內則免 )。并填寫 “請假申請表 ”，以便綜合部作考勤依據。 員工在登記考勤時，不能弄虛作假。否則，每次做假的時間部分按曠工半天處理。有代別人簽到行為者，凡一經發現，一次雙方按曠工半天處理。 由于個人原因未報送或不報送考勤單造成無考勤記錄的，按曠工處理。 上班時間外出辦私事者，一經發現，即扣除當月工資總額的 10％。 每月累計 3天曠工者，扣除當月工資總額，并給予記過一次處分。 對綜合部反饋的異?？记谟涗洠瑔T工本人應在 2個工作日內回復原因或說明情況。因員工個人原 因而使異常考勤記錄的處理時間延滯導致員工本人的經濟損失，綜合部有權不再處理考勤異常記錄，有權不補發缺勤扣款。 1免打卡人員名單由總經理和綜合部審批，每年審定一次，以綜合部發布之日起生效。 1如外出、請假、調休申請時間超過實際時間，員工本人應在到崗后 3個工作日內主動到綜合部銷假。如因員工沒有及時銷假而導致本人的考勤記錄失真及經濟損失，綜合部有權不再修改考勤記錄。 1其他從事特殊職務的專職人員的出勤時間，應視工作上的需要由綜合部另行制定。 1綜合部負責處理日?？记诠ぷ鞣矫娴臓幾h問題，重大問題向總 經理申報處理。 1本規定的解釋權在綜合部。 三、考勤工作組織與程序 綜合部負責員工考勤、匯總工作，并有權隨時對各部門確認的考勤情況進行檢查。 綜合部應于每日檢視考勤表，遇異常狀況或違規事情，應即主動簽辦，并與部門經理聯絡。 員工出勤情況，綜合部應于每月終了后，編制統計表兩份，一份綜合部審核用于薪資加扣，一份公布，限 3日內接受更正申請。 綜合部應建立每一員工一份年度考勤統計表，按月依據考勤表予以登記，經登記后考勤表即可銷毀作廢。 每一年度終了，綜合部應即依據年度考勤統計表，統計是否有末 休完年假的人員，予以計入 12個月份加班統計表內，換發薪金。 四、部門經理考勤管理制度 部門經理須按公司規定的上班時間提前