建筑裝飾工程公司_行政辦公管理制度-文庫(kù)吧在線文庫(kù)

　　

【正文】 示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要 有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 （ 2） 機(jī)密檔案包括： 1) 財(cái)務(wù)（業(yè)務(wù)）資料； 2) 公司重要會(huì)議紀(jì)要； 3) 公司經(jīng)營(yíng)情況； 4) 人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同； 5) 金額在 10 萬 100 萬元的合同。 （ 5）案卷封面題名應(yīng) 能準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 按照規(guī)定使用公司內(nèi)部單據(jù)，不得違規(guī)對(duì)單據(jù)進(jìn)行涂改，填寫單據(jù)不得字跡潦草或出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤。 公司規(guī)章制度由綜 合部永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。 檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》。 如調(diào)檔內(nèi)容 更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。 所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司綜合部，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員； 第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。 在資料購(gòu)買的申請(qǐng)期中，希望終止購(gòu)買時(shí)，應(yīng)立即通知行政部經(jīng)理。超過兩周未 歸還者，應(yīng)承擔(dān)一定責(zé)任，可進(jìn)行 20－ 50 元的罰款（以資料流通頻率、重要性而定），執(zhí)行權(quán)限歸行政人力部。 當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫“印章 使用 管理登記表”。 公司印章使用手續(xù) （ 1） 總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對(duì)其部門（專用）印章享有保管權(quán)和使 用權(quán)。 （ 5）員工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書面申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人審 核，綜合部簽字后方可蓋章。簽到時(shí)間為早晨上下班時(shí)間和下午上下班時(shí)間。 員工在登記考勤時(shí)，不能弄虛作假。 1免打卡人員名單由總經(jīng)理和綜合部審批，每年審定一次，以綜合部發(fā)布之日起生效。 員工出勤情況，綜合部應(yīng)于每月終了后，編制統(tǒng)計(jì)表兩份，一份綜合部審核用于薪資加扣，一份公布，限 3日內(nèi)接受更正申請(qǐng)。 五、加班制度 工程項(xiàng)目部人員由于屬計(jì)件性質(zhì)工作，不適用加班制度。如確實(shí)因工作需要無法休假的，公司將以薪代假，于次年度結(jié)束時(shí)結(jié)算。產(chǎn)假期間，員工只享受 100%基本工資。 （病假、喪假除外），員工需提前 2個(gè)工作日提出申請(qǐng)，若 沒有足夠的通知期，公司有權(quán)否決其申請(qǐng)。 請(qǐng)假逾期，應(yīng)照下列規(guī)定辦理： （ 1）事假逾期按日扣發(fā)工資，一年內(nèi)事假累計(jì)超過 20天者免職或解雇。 （ 6） 請(qǐng)假理由不充分或有妨礙工作時(shí)，可酌情不予給假，或縮短假期或令延期請(qǐng)假。 固定資產(chǎn)的取得、讓渡、移交、報(bào)廢、借貸及擔(dān)保，必須向總經(jīng)理請(qǐng)示，并經(jīng)其裁決后才可進(jìn)行。 在固定資產(chǎn)的改造與修理費(fèi)中，能夠增加其能力或延長(zhǎng)其使用年限的部分，應(yīng)計(jì)入該固定資產(chǎn)的價(jià)格中，但僅維持固定資產(chǎn)使用效果的費(fèi)用應(yīng)視作維護(hù)費(fèi)。 1經(jīng)總經(jīng)理裁定價(jià)格后，可進(jìn)行與資產(chǎn)增加、移交、臨時(shí)折舊、處理、報(bào)廢、讓渡相關(guān)的固定資產(chǎn)臺(tái)賬修訂。 一、總則 本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及消耗程度，向綜合部經(jīng)理報(bào)告，確定訂購(gòu)數(shù)量。 三、辦公用品的領(lǐng)用及報(bào)廢處理 原則上，每人每月發(fā)放簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。 四、辦公用品的保管 所有入庫(kù)辦公用品，都必須一一填寫臺(tái)賬 (卡片 )。調(diào)查方式是每月 5 日對(duì)前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量 (未用量 )作出統(tǒng)計(jì)，向上報(bào)告。 備品倉(cāng)庫(kù)綜合部設(shè)專人負(fù)責(zé)，備品入庫(kù)需根據(jù)《入庫(kù)單》嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，驗(yàn)收入庫(kù)，登記上賬。對(duì)于重大責(zé)任者，除追究 經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。 四、車輛的維修及保養(yǎng) 車輛需隨時(shí)保持整潔，保證 性能良好。 第九章 會(huì)議管理制度 第一節(jié) 公司主要會(huì)議類型及會(huì)議組織 一、總經(jīng)理辦公例會(huì) 研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題。 二、重大事項(xiàng)專題會(huì)議 需由部門經(jīng)理提議，由綜合部統(tǒng)一安排。 對(duì)于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無多大作用的會(huì)議，綜合部有權(quán)拒絕安排。 與會(huì)人員應(yīng)知無不言、集思廣益，一經(jīng)會(huì)議決定之事，應(yīng)按期完成。 公司各部門如需使用會(huì)議室，要提前到綜合部申請(qǐng)，在會(huì)議室使用登記簿上簽字，由綜合部統(tǒng)一安排。 單位發(fā)文，須由起草人抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。 附：復(fù)印機(jī)使用規(guī)定 復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)，詳細(xì)填寫復(fù)印時(shí)間、保密等級(jí)、份數(shù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后送前臺(tái)復(fù)印。任何人不允許在公司網(wǎng)絡(luò)上從事與工作無關(guān)的事項(xiàng)，違反者將受到處罰。 任何職員在上、下班時(shí)間，通過公司網(wǎng)絡(luò)查閱與工作無關(guān)的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)一次降薪一級(jí)。 嚴(yán)禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，或竊取公司網(wǎng)上的保護(hù)信息。 復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。 任何員工不能隨意拿走洽談室的報(bào)刊、雜志等資料。 會(huì)議紀(jì)要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，具有一定的保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。 所有會(huì)議應(yīng)做好會(huì)議記錄。 第二節(jié) 會(huì)議管理 凡涉及多個(gè)部門經(jīng)理參加的各種會(huì)議，均須于會(huì)議召開前 5 天經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一安排，方可召開。 工作例會(huì)于每?jī)芍芏ㄆ谡匍_，由總經(jīng)理主持。如遇特殊情況 需停放在外，駕駛?cè)藨?yīng)報(bào)告 綜合部 。 三、公司非公用派車 部門經(jīng)理 級(jí)以上員工因私人性事務(wù)用車，需填寫申請(qǐng)單后，報(bào)總經(jīng)理審批同意后，綜合部可根據(jù)公司用車情況進(jìn)行調(diào)派。在日清月結(jié)的條件下，月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算。電腦及附屬設(shè)備的購(gòu)置與管理，由綜合部設(shè)專人負(fù)責(zé)。盤點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致，必須查找原因，然后調(diào)整臺(tái)賬，使兩者一致。 用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。 所訂購(gòu)辦公用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)并確保品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量。 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。 1固定資產(chǎn)的殘值，原則上定為其原值的 1％。移交價(jià)格為原值扣除累計(jì)折舊額。按不低于交換時(shí)的賬面價(jià)格確定； （ 3）贈(zèng)與類。 （ 9） 本公司員工依本規(guī)則，所有請(qǐng)假如發(fā)現(xiàn)有虛偽事情者，除以曠工論處外， 并依情節(jié)輕重予以懲處。特準(zhǔn)病假期間工資減半發(fā)給，逾期者可予命令退休或資遣。 、謊報(bào)者或假期期滿后無批準(zhǔn)未準(zhǔn)時(shí)返崗者，一 律按天以曠工處理。如公司認(rèn)為該員工不再適合此職位，有權(quán)終止其《勞動(dòng)合同》，病假 7天（包括 7天）以內(nèi)發(fā)基本工資， 8天 (包括 8天 )以上發(fā)放基本工資的 50%。婚假為自領(lǐng)取結(jié)婚證之日起 3個(gè)月內(nèi)有效。 ①第二年至第五年享有 2天年假； ②第六年至第十年享有 4天年假； ③十年或以上每年享有 8天年假。 因病、因事不能上班者，提前到綜合部經(jīng)理辦公室請(qǐng)假并說明原因，或事前打電話，綜合部記錄備案。 1綜合部負(fù)責(zé)處理日常考勤工作方面的爭(zhēng)議問題，重大問題向總 經(jīng)理申報(bào)處理。 上班時(shí)間外出辦私事者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即扣除當(dāng)月工資總額的 10％。 員工無故不上班，且沒有向有關(guān)部門請(qǐng)假或無法出具有關(guān)的證明，以曠工處理。 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 （ 3） 每枚印章使用前要由審批人審核、簽字，審批人對(duì)文本加蓋印證后的一 切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。 （ 2）以公司名義與有關(guān)同級(jí)單位的業(yè)務(wù)往來、公函文件和聯(lián)合發(fā)文及公司內(nèi)勞動(dòng)合同等。 第五章 印章管理制度 一、印章刻制 印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一辦理。 資料負(fù)責(zé)人必須在“借出資料登記簿”上做好登記，并且經(jīng)常檢查借還狀況。 資料室的資料一律由綜合部管理。對(duì)存入電腦的資料、檔案。 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，綜合部指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。 檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 八、檔案移交 公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交綜合部。 六、保存期限 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下 列規(guī)定辦理： 永久保存 ： （ 1）公司證照； （ 2）各級(jí)批文； （ 3）印鑒； （ 4）公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃； （ 5）公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)； （ 6）年度財(cái)務(wù)報(bào)表； （ 7）技術(shù)資料； （ 8）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； （ 9）人 事資料； （ 10）大型活動(dòng)圖片、音像資料； （ 11）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； （ 12）其他核定須永久保存的文書。 每年的 3月末前，綜合部根據(jù)公司制定的歸檔范圍將上一年度的文件歸 檔，任何人不得將資料據(jù)為己有。 （ 2）卷內(nèi)文件材料按照批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，結(jié)論文件在前、依據(jù)材料在后排列。 （ 4） 新檔案，應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別及其卷次順序 ， 自左而右來編列檔號(hào)。 第四章 檔案、資料 及圖書管理制度 第一節(jié) 檔案管理制度 檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)經(jīng)手處理的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)， 應(yīng)事事有下文，件件有落實(shí)，催辦有結(jié)果，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，防止積壓誤事。秘密文件 應(yīng) 由專人按核定的范圍報(bào)送。公司文件由綜合部統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、復(fù)印、保管和立卷歸檔。 在業(yè)務(wù)宴請(qǐng)中，勿飲酒過量。 上班時(shí)間不準(zhǔn)看報(bào)紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情。通話規(guī)范是，先報(bào)出自己或公司的名字，然后轉(zhuǎn)入正題。再次通話時(shí)，應(yīng)首先致歉：“對(duì)不起，讓您久等了”。 找人時(shí) 若遇到找人電話，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給被找者。 不譏笑同事 的失誤、缺點(diǎn)和錯(cuò)誤。真誠(chéng)的語(yǔ)言、永恒的 微笑、這是語(yǔ)言禮儀最基本的要素。 從客人面前通過時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭致歉。 每天要換襪子，以免產(chǎn)生異味。 第二節(jié) 職員禮儀 一、 就餐 就餐時(shí)不要出聲音，喝湯時(shí)不能吸，飯后最好不使用牙簽。 十一、保廉潔 不拉關(guān)系圖私利。 （ 6）歸檔。文件統(tǒng)一由綜合部印制。開機(jī)密碼由使用者自己設(shè)置和保管。 會(huì)見客人時(shí)，不主動(dòng)握手。為此，一定要培養(yǎng)刷牙、洗澡的習(xí)慣。 四、嚴(yán)紀(jì)律 不遲到，不早退，出滿勤，干滿點(diǎn)，工作時(shí)間不串崗，不辦私事，不飲酒，不在禁煙區(qū)吸煙。