xx公司行政-doc管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 者委辦校核 文書委派單 各部門 復印委托 復印裝訂 各部門 核準 保密標識 復印委托單 復印裝訂登記 下載收藏 半價優惠 予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。 5. 本公司對外之發送文函按性質訂立參見《文檔管理制度》。 6. 文件傳真的發 文工作亦由文秘人員負責，需發文者將文稿經主管人員簽字后交文秘處登記發文摘要、分類編號、發送后歸還原稿人。凡對外報送的業務資料、協議等重要文件皆須復印備份存檔。 7. 對一些機密文件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。 8. 每月未，文秘應將收、發文整理裝訂成冊。每半年將經各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》 9. 文件管理應參見《文檔管理制度》規定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將 收、發文整理裝訂成冊。 10. 每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。 下載收藏 半價優惠 收發文流程 信函收文 總臺收函 收件人簽收 個人信函 部門信函 私函自理 公函歸檔 業務部門 總經理 主管歸 檔 秘書篩選 登記歸檔 總經理 責任人：文員、 GM 秘書 監督人：行政主管 發函發文 發函打印 主管簽字 用公司印 收函登記表 分理 復印存檔 信件 快遞 文員送郵 總臺電話 責任人：文員、總臺 監督人：業務、行政主管 用印流程 發文登記表 傳真 保密標識 下載收藏 半價優惠 七 用印 1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。 2. 公司各部申請簽章及總經理、董事長職章，應提出申請 (匯簽 )經上級核準后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。 用公司印流程 八 文檔 （一）圖書雜志 1. 公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由行政部統一保管，于每年 6月、 12 月下旬詳實盤點。 2. 文秘應將圖書書名、出版社名稱、數冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱 ,借書人不得拒絕。附《圖書登記冊》 公司章 合同章 法人章 財務章 用印申請 GM 秘書 GM 簽準 用印 GM 秘書 申請單歸類 申請人 責任人： GM 秘書 監督人： GM 用印申請單 下載收藏 半價優惠 3. 一般情況下，圖書只得在司內閱讀，借書冊數以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續借者，重新到行政部處登記。 4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償 。 圖書管理流程 （二）專業資料 1． 資料分類： 公司搜集的各種公司業務文本、流程、企劃案、制度、顧問業理論等文件正本 及復印件； 公司由政府主管部門購買的政策法規； 公司各類剪報 。 公司搜集的各類行業（如建材、裝飾等）材料 2． 公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外 3． 特殊情況需復印者，須填報復印申請批準 圖書購進 文員登記 入庫 借閱 文員登記 借書人 圖書登記表 每月清點一次 圖書清點報告 圖書借閱登記表 按時回庫 責任人：文員 監督人：行政主管 下載收藏 半價優惠 資料管理流程 （三） 客戶檔案 1． 客戶檔案是公司文檔管理和商業秘密保護作業中的重要領域 2． 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中制作的各類文件、文本 3． 客戶檔案只可于公司內借閱，當天歸還，不得攜出司外 4． 特殊情況需復印時，須填報復印申請報批 5． 服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任 資料整理 登記注冊 入 庫 借閱 復印 登記 申請 借閱人 復印人 登記表 保密標識 定時清 點 清點報告 當天回庫 借閱登記 復印申請 下載收藏 半價優惠 客戶檔案管理流程 （四）辦公文檔 1． 行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統管理 2． 行政人 員辦公文檔設： ? 工作計劃與報告 ? 司內行政 3． 業務人員辦公文檔設： ? 工作計劃與報告 專案人員管理 結 案 行政登記 入 庫 借 閱 復 印 登 記 申 請 借閱人 復印人 當天回庫 借閱登記 復印申請 定時清點 保密標識 登記表 清點報告 下載收藏 半價優惠 ? 司內行政 ? 拓展資料 ? 談項目 A、 B、 C…… ? 執行項目 A、 B、 C…… 九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯系接洽。 3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。 訪客接待流程 十 辦公用品 （一） 文具 1． 行政部負責辦公文具的采購與領用登記 2． 行 政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業務程序的正常進行 訪客 總臺詢問 推銷商 總臺應對 客戶 電話業務員 出迎進專案室 文員上茶 朋友 電話受訪人 出迎進接待室 董事長 /GM 朋 友 電話秘書 出迎進辦公室 秘書上茶 責任人：總臺、秘書、文員 監督人：各級主管 下載收藏 半價優惠 （二） 茶、水 1． 行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記 2． 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序 3． 公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行 十一 采購 1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節約總成本和控制辦公費用總額度的基礎上統一購置。 2. 辦公設備維修、郵件投遞等業務委托中行政部統一處理。 3. 行政部須對固定供應商建 立完整的檔案系統，以節約成本之原則，選擇、跟換供應商。 4. 公司各業務部門將需要購置的固定資產以申請單形式上報行政管理部，經批準后，由行政管理部對采購物資的數量、質量、規格、供應商、價格進行統計、分析、比較，作出清單，遞交總經理批示，經批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續工作。合同文本交行政管理部門備案。 下載收藏 半價優惠 采購作業流程 驗收付款流程 采購申請 GM 批示 行政專員 固定供應商 /商店 行政專員 詢價 /比價 GM 復議 定貨合同 驗收付款流程 通報會計 責任人：行政專員 監督人：行政主管、 GM 詢價 /比價單 采購申請單 一般采購 大宗采購 采購合同 會計支付定金 到貨 行政 /財務驗收 退貨 接收 請款 GM 批示 財務付款入帳 行政資產管理 采購申請單 詢價 /比價單 驗收報告 請款單 資產登記表 責任人：行政主管、財務 監督人： GM 下載收藏 半價優惠 十二 固定資產管理 1. 行政管理部對公司所有固定資產進行登記注冊 2. 固定資產因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者 ,由使用部門或管理部填制“固定資產處分申請單”一式二聯 ,注明申請單位、日期、財產編號、名稱、數量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后 ,依核決權限送呈簽核。 3. “固定資產申請單”一式二聯 ,經核準后 ,由使用部門分送如下：第一聯送財務部；第二聯送行政管理部。 4. 財務部收到“固定資 產處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。如為出售則暫時存檔。 5. 行政管理部收到“固定資產處分單”后，應依核準之方式處理資產，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”后抽出并“固定資產處分申請單”存檔。 6. 固定資產如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。 十三 物業 1． 行政管理部負責公司辦公室的各項物業管理 2． 負責與物業管理公司協調水、電、信函及安全事宜 3． 負責辦公室內的照明、植物、家具等事務管理 4． 負責 辦公室內的清掃保潔 5． 負責辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1. 公司員工之福利事項由管理部執掌。 2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日 ,行政管理部得以公司名義安排祝賀。 3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。 4. 公司員工本人及家庭如遇重大經濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。 5. 辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經部門主管核準后呈報行政管理部，并經總經理簽核后轉會財務部支付。 下載收藏 半價優惠 十五 午餐 第三章 業務支持 一 公司主頁 1． 行政管理部負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜 2． 企劃部根據公司業務需要 ，負責主頁內容的組織、策劃和更改 3． 行政部根據經確認的主頁內容，進行下載、修改及上傳的技術處理 4． 行政部負責聯絡網絡公司委托主頁宣傳事宜 5． 行政部負責主頁反饋查詢、上網人數的統計和報告事宜 二 商業秘密保護制度 （一） 目的 保護公司與客戶的商業秘密，維護公司的安全與利益。 （二）使用范圍 本規則適用于 ****公司全體員工。 （三）定義 公司的商業秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經濟利益、具有實用性，并經公 司采取保密措施的技術信息和經營信息。 其中： ? 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道 （如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲取； ? 能為公司帶來經濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現實的或者潛在的經濟利益或競爭優勢； 下載收藏 半價優惠 ? 經公司采取保密措施的，系指包括設置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保密協議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。 前款所述之技術信息和經營信息，包括： （ 1） 公司管理、財務、人事等方面的系統設計、制度文本內容及方法； （ 2） 公司顧問服務的內容與方法。 （ 3） 公司公共關系的內容與方法； （ 4） 公司客戶名冊； （ 5） 公司經營計劃與營銷 策略； （ 6） 招投標的規劃與標底； （ 7） 客戶資料； （ 8） 上述列舉以外的技術信息和經營信息，符合本條第一款所述之定義的，認定為公司商業秘密。 公司商業秘密的來源： （ 1） 公司自行制作并符合所述定義者； （ 2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者； （ 3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 本制度所稱之載體系指載有公司商業秘密內容的： （ 1） 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）； （ 2） 公司《文件檔案管理制度》規定的各類秘密文件、資料等。 （四）保護原則 保護商業秘 密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業秘密之安全性又便利于各項工作的原則。 （五）責任部門與人員 1 由行政管