物業(yè)公司信息工作管理手冊(cè)(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 位為：深圳市XX物業(yè)管理有限公司XXX管理處。 系統(tǒng)維護(hù)員持供應(yīng)商所開的發(fā)票，填寫報(bào)銷單，附上“電腦等信息設(shè)備配置申請(qǐng)表”、“電腦等信息設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃表”，并分別報(bào)經(jīng)信息中心經(jīng)理、會(huì)計(jì)部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理簽字審批。 審批后的報(bào)銷單，若是公司職能部門或物業(yè)公司申購(gòu)的電腦，則直接到公司出納室辦理轉(zhuǎn)帳支票；若是管理處申購(gòu)的電腦，則到相應(yīng)管理處辦理轉(zhuǎn)帳支票。“電腦等信息設(shè)備配置申請(qǐng)表”、“電腦等信息設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃表”則由信息中心存檔。八、記錄與表格 電腦等信息設(shè)備配置申請(qǐng)表 電腦等信息設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃表 電腦等信息設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)貨單 固定資產(chǎn)臺(tái)帳 設(shè)備維護(hù)卡片 軟件資料明細(xì)表一、 實(shí)施采購(gòu)的原則在滿足應(yīng)用的前提下，保證所采購(gòu)的低值易耗品具有最佳性價(jià)比。二、 適用范圍各部門、管理處、各種信息設(shè)備低值易耗品的采購(gòu)，主要包括：墨盒、色帶、光盤、軟盤、插座、鼠標(biāo)、鍵盤等（不包括打印紙、復(fù)印紙的采購(gòu)）。三、 采購(gòu)責(zé)任人信息中心副經(jīng)理和系統(tǒng)維護(hù)員四、 采購(gòu)計(jì)劃的制定 采購(gòu)負(fù)責(zé)人每月收集一次低值易耗品的最新市場(chǎng)報(bào)價(jià)，并填寫“低值易耗品報(bào)價(jià)單”，在公司內(nèi)部網(wǎng)站“業(yè)務(wù)資料—內(nèi)部資料”欄目上公布。 每月25日系統(tǒng)維護(hù)人員根據(jù)上個(gè)月低值易耗品的實(shí)際消耗數(shù)量和庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃表。 信息中心副經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃表向固定供應(yīng)商詢價(jià)，并確定本次購(gòu)買的供應(yīng)商和低值易耗品的價(jià)格。五、 采購(gòu)計(jì)劃的審批 確定了供應(yīng)商和價(jià)格的采購(gòu)計(jì)劃表，報(bào)信息中心經(jīng)理審批。若未批準(zhǔn)，應(yīng)繼續(xù)尋找合格供應(yīng)商和合理的價(jià)格。 若采購(gòu)金額超過(guò)1000元，須報(bào)公司分管助理總經(jīng)理審批。 若采購(gòu)金額超過(guò)5000元，須報(bào)公司總經(jīng)理審批。六、 采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施 采購(gòu)責(zé)任人根據(jù)批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃表向選定的供應(yīng)商發(fā)出訂購(gòu)單。 供應(yīng)商準(zhǔn)備好物品后送貨到公司信息中心。七、 低值易耗品的入庫(kù)和保管 供應(yīng)商將物品送到后，系統(tǒng)維護(hù)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃表進(jìn)行驗(yàn)收。 驗(yàn)收合格后，登記低值易耗品臺(tái)帳，辦理入庫(kù)手續(xù)。八、 低值易耗品的領(lǐng)用 各部門、管理處應(yīng)先填寫“低值易耗品領(lǐng)用申請(qǐng)表”； 領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)領(lǐng)用人本人和部門經(jīng)理簽字后，到信息中心領(lǐng)取。 領(lǐng)用低值易耗品時(shí)，系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)開具出庫(kù)單，注明低值易耗品的型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)和金額，并要求領(lǐng)用人在出庫(kù)單上簽字。 系統(tǒng)維護(hù)員辦理出庫(kù)手續(xù),并在低值易耗品管理系統(tǒng)中登記。九、 單據(jù)處理 供應(yīng)商出具的正式發(fā)票所開單位為：深圳市XX物業(yè)管理有限公司 系統(tǒng)維護(hù)員填寫報(bào)銷單，并附上“低值易耗品采購(gòu)計(jì)劃表” 單據(jù)報(bào)銷程序按會(huì)計(jì)部相關(guān)程序進(jìn)行 審批后的報(bào)銷單到出納室辦理報(bào)銷手續(xù)。十、 記錄與表格 低值易耗品采購(gòu)申請(qǐng)表 低值易耗品采購(gòu)計(jì)劃表 低值易耗品領(lǐng)用申請(qǐng)表一、系統(tǒng)維護(hù)的目的保障公司電腦系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的良好運(yùn)行，為公司開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供安全可靠的網(wǎng)絡(luò)支持。二、適用范圍適用于公司各部門、管理處的電腦系統(tǒng)及相關(guān)配件、軟件、網(wǎng)絡(luò)及其外部設(shè)備。三、責(zé)任人信息中心副經(jīng)理全面負(fù)責(zé)整個(gè)信息系統(tǒng)的維護(hù)工作，系統(tǒng)維護(hù)員、網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)具體維護(hù)工作，公司各部門、管理處的電腦使用人員應(yīng)積極配合維護(hù)人員的工作，做好各自電腦的日常維護(hù)工作。四、系統(tǒng)維護(hù)的內(nèi)容 硬件維護(hù)包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等各種設(shè)備硬件的維護(hù)，保障各種信息設(shè)備的良好運(yùn)行。根據(jù)工作需要，及時(shí)升級(jí)計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)。 軟件維護(hù)指對(duì)各種系統(tǒng)軟件、工具軟件、應(yīng)用軟件的維護(hù)，做好軟件的殺毒工作，及時(shí)對(duì)各種軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，保障計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行。 網(wǎng)絡(luò)維護(hù)指對(duì)公司內(nèi)部辦公局域網(wǎng)絡(luò)、公司和管理處的廣域網(wǎng)絡(luò)等的維護(hù)，保障網(wǎng)絡(luò)線路的通暢和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（服務(wù)器、交換機(jī)、路由器等）的安全正常運(yùn)行。五、故障處理當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)就近在網(wǎng)上報(bào)修系統(tǒng)中填寫報(bào)修申請(qǐng)。當(dāng)附近無(wú)上聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)時(shí)，可以電話報(bào)修。信息中心所有員工接到電腦故障信息后，要先在計(jì)算機(jī)維護(hù)系統(tǒng)中登記“計(jì)算機(jī)維護(hù)記錄”。系統(tǒng)維護(hù)工程師或網(wǎng)絡(luò)工程師到現(xiàn)場(chǎng)或通過(guò)電話等其他方式詳細(xì)了解故障情況，并作出判斷。若是硬件故障，在保修期內(nèi)的應(yīng)要求供應(yīng)商進(jìn)行免費(fèi)維修或更換；若超過(guò)保修期，應(yīng)向供應(yīng)商要求進(jìn)行低成本維修，實(shí)在不能修復(fù)的，可對(duì)配件進(jìn)行更換。若是軟件故障，應(yīng)判斷出故障發(fā)生的具體原因，并采取修改配置或重新安裝等方法解決。若是網(wǎng)絡(luò)故障，應(yīng)查明故障發(fā)生在哪個(gè)環(huán)節(jié)，并針對(duì)故障采取相應(yīng)的對(duì)策。故障排除后，在“計(jì)算機(jī)維護(hù)系統(tǒng)”中作好記錄，若是硬件故障或更換了配件，需同時(shí)在設(shè)備維修卡片（電子版）上作好記錄。六、 配件的更換 電腦或其他設(shè)備的配件損壞或配置太低，不能滿足應(yīng)用需要時(shí)，電腦使用人可提出配件更換申請(qǐng)。申請(qǐng)更換配件時(shí)應(yīng)先填寫“信息設(shè)備配件更換申請(qǐng)表”，并需經(jīng)申請(qǐng)部門經(jīng)理簽字。然后送交信息中心，由信息中心提出處理意見(jiàn)后，若配件價(jià)值較高（超過(guò)1000元）或有其它特殊情況時(shí)，應(yīng)報(bào)公司主管助理總經(jīng)理審批。申請(qǐng)表審批完后，由信息中心系統(tǒng)維護(hù)人員具體負(fù)責(zé)配件的更換，并填完設(shè)備維護(hù)卡片。七、 查殺計(jì)算機(jī)病毒 殺毒工具：采用常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)殺毒軟件進(jìn)行查殺，如Symantec AntiVirus、金山毒霸軟件等。 數(shù)據(jù)保護(hù)：殺毒時(shí)如碰到病毒感染重要文件時(shí)，應(yīng)先對(duì)重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份隔離，再進(jìn)行殺毒處理。如電腦使用人員在殺毒時(shí)遇到不能解決的情況，可聯(lián)系系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行處理。 病毒預(yù)防：系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)及時(shí)了解最新病毒情況和可能產(chǎn)生的危害，并及時(shí)進(jìn)行公布，做好預(yù)防措施。八、記錄和表格 計(jì)算機(jī)維護(hù)記錄 信息設(shè)備配件更換申請(qǐng)表應(yīng)用軟件在開發(fā)或購(gòu)買之前應(yīng)正式立項(xiàng)，成立由技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員和管理人員共同組成的項(xiàng)目小組并建立軟件質(zhì)量保證體系。根據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)安全的要求，同步進(jìn)行安全保密設(shè)計(jì)開發(fā)維護(hù)人員與操作人員必須實(shí)行崗位分離，開發(fā)環(huán)境和現(xiàn)場(chǎng)必須與生產(chǎn)環(huán)境和現(xiàn)場(chǎng)隔離。軟件設(shè)計(jì)方案、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、加密算法、源代碼等技術(shù)資料嚴(yán)禁流入生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、散失和外泄。 應(yīng)用軟件在正式投入使用前必須經(jīng)過(guò)內(nèi)部評(píng)審，確認(rèn)系統(tǒng)功能、測(cè)試結(jié)果和試運(yùn)行結(jié)果均滿足設(shè)計(jì)要求，技術(shù)文檔齊全，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 應(yīng)規(guī)定軟件的使用范圍和使用權(quán)限。軟件使用人員應(yīng)經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)牟僮髋嘤?xùn)和安全教育。建立應(yīng)用軟件的文檔管理制度、版本管理制度及軟件分發(fā)制度，防止軟件的盜用、誤用、流失及越權(quán)使用。公司和各管理處應(yīng)使用統(tǒng)一的系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。各管理處人員不得擅自進(jìn)行軟件維護(hù)和系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整。應(yīng)采取有效措施，防止對(duì)應(yīng)用軟件的非法修改。所有軟件必須做好計(jì)算機(jī)軟件記錄，方便查詢1軟件光盤編號(hào)必須與設(shè)備卡片中軟件編號(hào)統(tǒng)一。相關(guān)表格：軟件資料明細(xì)表技術(shù)資料是指與信息系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)文件、圖表、程序與數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)方案、軟件設(shè)計(jì)方案、安全設(shè)計(jì)方案、源代碼、系統(tǒng)配置參數(shù)、技術(shù)數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)資料。信息中心應(yīng)制定技術(shù)資料的管理制度，明確執(zhí)行管理制度的責(zé)任人。借閱、復(fù)制技術(shù)資料應(yīng)履行必要的手續(xù)。填寫借閱登記表。重要技術(shù)資料應(yīng)有副本并異地存放。技術(shù)資料應(yīng)實(shí)施密期管理辦法。報(bào)廢的技術(shù)資料應(yīng)有嚴(yán)格的銷毀和監(jiān)銷制度。相關(guān)表格：技術(shù)資料登記表技術(shù)資料借閱登記表申請(qǐng)部門使用人具體配置要求設(shè)備名稱數(shù)量主要用途應(yīng)用軟件其它要求申請(qǐng)配置理 由部門經(jīng)理簽字： 年 月 日信息中心處理意見(jiàn) 部門經(jīng)理簽字： 年 月 日會(huì) 計(jì) 部處理意見(jiàn)部門經(jīng)理簽字： 年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn) 簽字：