秘書工作及其發展趨勢概述(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 用的充分發揮。由此可見，秘書工作在領導活動中具有參謀作用。 （2）秘書工作的“智囊”作用主要表現在三個方面：一是提供依據，即向領導提供真實的情況、可靠的材料、有關政策和法律的規定，作為決策和指導工作的依據；二是綜合意見，即在領導作出重要決策和工作部署之前，將有關部門的意見、設想匯總起來，盡可能列成方案，陳述利弊，供領導酌定；三是出謀獻策，即在調查研究的基礎上，提出解決問題的意見或建議。 （3）在發揮參謀作用時，秘書人員要處理好“參與”與“參謀”的關系。領導在進行決策時，秘書人員起一定的參謀作用，但不是參與領導決策。參與決策是其他領導成員權力。一般而言，為領導出主意，想辦法，提供多種決策方案供領導選擇，不論是口頭表達還是文字表達，都是參謀作用。 【課堂小結】這節課主要分析了秘書工作在領導活動中的樞紐作用、助手作用及參謀作用。秘書工作的樞紐作用在領導活動中能否得到充分發揮，關鍵是看秘書和秘書部門對上下、左右、內外等方面的關系協調得如何。秘書工作的參謀作用貫穿于領導中樞和領導者的指揮、管理、協調、監控等各個方面，貫穿于領導活動的整個過程中。各機關、單位的領導工作，大量繁雜的日常事務需要處理，但領導受時間、精力的限制，對這些事務性工作不可能件件經手、事事親辦，這就需要秘書和秘書部門協助。 【課后練習】（投影） 一、多項選擇題： 1．秘書部門處在組織的中心位置，因此成為（ ）的咽喉。 A．上情下達 B．下情上報 C．溝通左右 D．聯系內外 2．秘書工作在領導活動中的（ ）作用有時是交叉或融合在一起的。 A．參謀 B．樞紐 C．助手 D．輔助協調 二、簡答題：秘書工作在領導活動中有哪些作用？ 參考答案： 秘書工作在領導活動中的作用有：樞紐作用、 助手作用、參謀作用、 輔助協調作用、 “不管部”作用、“窗口”作用。（要點） 第二課時 教學要點：分析秘書工作在領導活動中的輔助協調作用、“不管部”作用和“窗口”作用。 【導入新課】 上一節課，我們了解了秘書工作在領導活動中的作用，并重點分析了秘書工作在領導活動中的樞紐作用、助手作用及參謀作用。這節課我們重點分析秘書工作在領導活動中的輔助協調作用、“不管部”作用和“窗口”作用。 【講授新課】 一、如何認識秘書工作在領導活動中的輔助協調作用？ 先由教師結合實際作如下分析： 由于所處地位和職責各不相同，上下級領導無論在看問題的立場、觀點和方法上，還是在解決問題的戰略、策略和舉措上，都會存在一些差異。如上級領導者考慮問題習慣于運用宏觀思維，而下級領導者考慮問題習慣于運用微觀思維；上級領導者致力于鞏固和維護整體利益；而下級領導者則致力于鞏固和維護本部門的局部利益；上級領導者對下級的要求和希望是服從，而下級領導者對上級的要求和希望是支持等。這些差異的存在是客觀的，完全可以理解。秘書的協調工作就是要縮小這種差異，找出這種差異的結合點，及時加以疏通，化解上下級的矛盾，以求得認識上的一致。這是秘書的協調作用在處理好上下級機關領導者之間關系上的體現。秘書工作的輔助協調作用還不止這一點，請同學們看書上的有關文字！引導學生看書思考并得出結論： 任何組織系統都有自己的運行目的和目標。要使組織系統沿著正確的軌道運行，使眾多的局部成為完整和諧的有機體系，相互配合運轉，就必須不斷地對運行進行調節。各級各類機關一方面要在管理過程中不斷調整自己的行動，另一方面又要用各種手段來協調與其他機關的行動，以及處理好各種矛盾與關系。這種調節或者協調，是領導者在管理工作中的職責，而秘書部門則是輔助領導者進行行政協調的主要部門。（板書加著重號的文字） 二、由下面的案例，引出“不管部”作用的四個方面內容： “不管部”小李每天面對送到辦公室來的大批文件和函電，總要感慨一番，這辦公室真是 “不管部:啊！張主任笑著說： “你這話算說對了。辦公室工作頭緒最多，工作最忙，用 ‘不管部39。來形容，是最恰當的。不說年終大忙了，單講每年三月份，就有學雷鋒活動、植樹節活動、三八節紀念活動、三一五消費者權益日活動等等，而人民代表換屆改選，黨代表換屆改選，清明節祭掃烈士墓的準備，‘五四39。青年表彰的前期準備，都無例外地要在此時完成。這些工作，都是辦公室來承擔的。另外，辦公室還要承擔許多臨時的突擊性任務，還有許多領導交辦的事務。小李，你對此要有充分的思想準備啊。”小李說，我不怕，忙才有奔頭，不忙就意味著要下崗了，對吧？辦公室所有的人都笑了。 從上面的案例中，我們可以知道，秘書部門向來有“不管部”之稱。凡是其他職能部門不管的事，領導都可以安排給秘書部門去做，內容大致有以下四個方面： （1）圍繞中心工作產生的任務，如文明禮貌月活動、植樹節活動等，這些工作無專門業務科室管理，需要秘書部門與其他部門配合去做。 （2）臨時發生的突擊性任務，如天災人禍的處理，對外糾紛的處理，上級下達的臨時緊急任務等。 （3）帶全面性的任務或活動，如校慶、廠慶，單位召開的全系統會議等。 （4）為領導服務的其他事項，如陪同領導視察，看望患病職工，慰問退休職工，代表領導參加某些活動等。（板書加著重號的文字） 三、如何理解“窗口”作用？ 分析：所謂“窗口”，是指上下溝通、內外聯系、群眾來信來訪、各方來人洽談工作等，大都由秘書部門出面。秘書和秘書部門的禮儀如何、態度如何、談吐如何、形象如何，不僅表現了秘書本人的修養、素質、辦事能力和精神風貌，而且也反映了秘書部門的工作態度、工作質量和工作效率，并從一個側面反映了機關、單位的整體素質、工作作風、精神面貌和總體形象。總之，秘書部門是領導機關的窗口，一切與外界的聯系和接待，都首先要經過秘書部門，群眾對機關的第一印象也是常看秘書部門的面貌、作風與效率。 【課堂小結】 這節課重點分析了秘書工作在領導活動中輔助協調作用、不管部作用及窗口作用。通過這節課的學習，我們了解到：作為領導中樞和領導者的綜合辦事機構，秘書部門承擔著調整和改善上下級組織之間 、同事與同事之間以及本單位與兄弟單位之間、單位與員工家屬之間關系的任務，發揮著輔助協調的作用；秘書部門是一個領導機關的窗口，秘書與秘書部門的面貌、作風與效率如何，也反映出機關、單位的整體素質、工作作風、精神面貌和總體形象；作為領導的助手，秘書和秘書部門要辦理既不能由其他職能部門辦理，又是領導個人承擔不了的各種事務性工作，還有一些涉及到多個職能部門或各職能部門都難以承辦的事情，以及領導臨時交辦的任務，都要由秘書和秘書部門完成，所以秘書部門向來有不管部之稱。 【課后練習】 單選題 “不管部”之稱，下列屬于“不管部”作用內容的是（ ） A．文書處理 B．選舉人民代表的工作 C．文字把關 D．篩選文件 “管部”作用包括的內容有（ ） A．圍繞中心工作產生的任務 B．臨時發生的突擊任務C．帶全面性的任務或活動 D．為領導服務的其他事項 第三課時 教學要點：秘書工作在領導活動中的特點。 【導入新課】 通過前面兩節課的學習，我們了解到秘書工作在領導活動中的作用，那么秘書工作在領導活動中的特點又是什么呢？這節課我們重點分析這個問題。 【講授新課】 一、秘書工作在領導活動中的特點有哪些？其中最主要的反映秘書工作本質特點的是什么？ 引導學生看書并明確： 秘書工作在領導活動中的特點有： （1）依附性（本質特點） （2）綜合性 （3）服務性 （4）機密性 （5）政策性 二、具體分析秘書工作在領導活動中的特點 1．怎樣理解秘書工作在領導活動中的依附性？ 引導學生思考并明確： （1）秘書工作是依附于領導活動而存在的。機關、企事業單位和各類公司的黨委、行政領導以及私人秘書的雇主，他們擁有決策、組織和指揮的職責和權力，而秘書和秘書部門卻不承擔任何權力職責，他們只是對領導負責，協助領導工作，為領導服務。 （2）依附性是秘書工作的一個本質特征，在工作中必須注意兩點： ① 只能為領導提供材料、政策依據、建議、情況匯總及分析等，決不能越俎代庖，自作主張，強加于領導； ② 不能反客為主，隨意插手、干擾和影響職能部門的工作。 2．應從哪些方面來正確認識秘書工作的綜合性？ 引導學生看書思考并明確： 可以從三個方面來認識秘書工作的綜合性： （1）從秘書工作的職能范圍來看 秘書并不承擔某一部門的具體工作，而是承擔著全面了解、聯系、溝通各職能部門的任務，起著全局聯絡、整體協調的作用。 （2）從秘書工作本身的內容來看 秘書工作既有政務，又有事務，具有明顯的綜合性。 政務類任務主要有： ① 文件的擬辦、承辦 ② 文件的起草、核稿 ③ 信息的收集、整理 ④ 調查研究、情況匯總 ⑤ 對領導的批辦事項進行催辦、查辦 ⑥ 處理來信來訪 事務類任務主要有： ① 文件的收發、傳遞與管理 ② 文書的繕印和校對 ③ 文書的立卷和歸檔 ④ 文件的清繳和銷毀 ⑤ 機要通訊 ⑥ 承辦會務 ⑦ 印信管理 ⑧ 公務接洽 （3）從秘書人員的素質要求來看也具有明顯的綜合性特征。 從我國古代“巫“的到明清時期的翰“林”，無不要求擔任秘書工作的人要具有豐富的學識、敏銳的判斷力和快速應變的能力。現代社會的秘書人員，不僅需要具有馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義、行政管理學和秘書業務方面的知識，而且需要了解與掌握其他方面的知識，即凡是領導工作所涉及的知識，秘書都要有所了解和掌握。除了知識能力外，秘書還要具備文字表達與口頭表達的語言能力，具備運用辦公現代化手段的實際能力，還要具備處理人際關系的公關能力等。 3．秘書工作在領導活動中的服務性主要體現在什么方面？ 明確：主要體現在新時期秘書工作的基本指導思想，即體現在“三服務“上：為領導服務 ， 為各部門服務 ，為人民服務 。4．為什么秘書工作在領導活動中具有機密性的特點？秘書接觸的機密主要有哪幾類？ 引導學生看書明確： 秘書和秘書部門處于機關的樞紐位置，每天直接與領導來往，接觸著大量的機密，這就決定了秘書工作具有機密性的特點。 秘書接觸的機密主要有以下幾類： （1）文書管理和公文辦理中接觸到的機密。 （2）領導同志的談話、指示、會議記錄中的機密。 （3）領導交辦的工作中的機密事項，如人事變動、機構調整、政策修訂等。 （4）承理領導機關和領導者電話中的機密。 （5）重要領導人的活動、領導機關重要的 內部情況，也往往屬于機密內容。 5．從哪些方面來認識秘書工作在領導活動中的政策性特點？ 先請學生討論，然后明確： （1）秘書和秘書部門是領導的助手，是輔助性工作部門。秘書人員在輔助領導辦理的各項事務中，如處理各種文書、撰寫文稿、接待來訪中，都會涉及如何依照黨和國家的政策、法律、法令貫徹執行的問題。 （2）秘書人員必須熟悉并正確掌握有關方針、政策、法律、法令，提高自己的政策水平。 （3）凡是有關政策的問題決不能粗心大意，更不能不懂裝懂，隨心所欲地解釋有關政策規定，而必須兢兢業業，一絲不茍地處理好涉及政策性的一切政務、事務工作。【課堂小結】 這節課主要學習了秘書工作在領導活動中的五個特點，這五個特點是相互聯系又相互區別的，其中最主要的反映秘書工作本質特點的是依附性，其他四個特性則是由此派生出的屬性。 【課后練習】 簡答題： 秘書接觸的機密主要有哪幾類？ 參考答案： 秘書接觸的機密主要有： （1）文書管理和公文辦理中接觸到的機密。 （2）領導同志的談話、指示、會議記錄中的機密。 （3）領導交辦的工作中的機密事項，如人事變動、機構調整、政策修訂等。 （4）承理領導機關和領導者電話中的機密。 （5）重要領導人的活動、領導機關重要的 內部情況，也往往屬于機密內容。 第四節 秘書與領導者相處的基本原則教學目標 知識目標： 1．了解秘書與領導者的關系 2．了解秘書與領導班子相處的主要原則 3．了解秘書人員與具體領導人相處的原則 能力目標： 1．如何正確處理秘書人員與領導班子的關系 2．如何正確處理秘書人員與領導者個人的關系 德育目標：培養學生自尊自愛的良好品質，學會與他人和睦相處 教學重點： 1．秘書與領導者的關系 2．秘書與領導班子相處的四個主要原則 3．秘書人員與具體領導人相處的四個原則 教學難點：怎樣理解秘書與領導班子或具體領導人相處的原則 教學方法：設問導疑、啟發分析 教具安排：投影儀 課時安排：三課時 教學過程 第一課時 教學要點：秘書與領導者的關系 【導入新課】 如何正確處理秘書人員與領導班子或領導者個人的關系，是秘書人員應十分關心的實際問題，它滲透于秘書工作的各個方面，在很大程度上影響著秘書功能的充分發揮，影響著秘書工作的質量與效益，也影響著秘書自身的心理健康。因此，必須認真處理好這個關系。要處理好這個關系，首要的問題就是弄清秘書與領導者之間究竟是什么關系。這節課， 我們一起來分析這個問題。 【講授新課】 一、秘書與領導者的關系是怎樣的？ 引導學生看書并歸納總結： 在封建社會，領導者與秘書的關系是主仆關系。 在資本主義社會，領導者與秘書的關系是雇傭關系。 在社會主義市場經濟體制下，民營企業、個體老板與其秘書之間的關系是雇傭關系。 黨政機關、國家企事業單位，領導與秘書的關系可歸納為以下三點： 1．在組織上是上下級關系，要遵守組織紀律，嚴格維護領導的權威，為領導提供各方面良好的服務。 2．在工作上是同志關系，不是主仆關系，無貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務。因此，秘書與領導人在人格上是平等的，不必卑躬屈