沙鍋餐飲管理有限責任公司采購管理手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 (二 ) 訂購過程中 實行執行的 采購價格 與 經核準的 采購價格有差異時，采購人員應按采購價格 核準 的審批程序進行重新審批，緊急情況下可直接報請營業副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經公司主管領導審批后，可委托業務部門進行采購，但應嚴格執行本辦法的相關規定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且 月度 采購金額 累計 在 300 元以內的，可委托單店自行采購，店管部負責監督單店的采購是否嚴格執行本辦法 的相關規定。 (四 ) 需預付定金、長期需用的原材料、經營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活動應與供應商簽訂 采 購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經理的授權； 2. 采購員 負責 根據規范的合同范本 起草合同 文本，報采購部經理審批并簽署意見，必要時，監察部應參與合同文本的起草； 3. 監察部 負責對合同的法律條款進行審查，并簽署意見； 4. 在完成以上審查修改后， 采購 合同 應報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經理 批 準加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的 采購合同應分送 財務部 、驗收單位、 監察辦 等存檔備查。 第二十條 交貨 及驗收 （一） 訂購后采購員應及時將訂購單 或采購合同 交由信息員保管，信息員據此編制采購 日 報表 及采購清單 ， 采購日報分別 送店管部、經營辦、財務部作內部管理信息， 采購清單送收貨單位作為驗收依據 。 （二） 采購人員應按 訂購單或 采購合同對供應商的交貨進行稽催與協調，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦項目。 （三） 交貨時一般物品由庫管員 (或收貨人 )根據 采購清單 負責 數量的驗收 ，質檢員負責品質驗收； 特殊物品由 質檢員 負責組織 使用單位、 技術中心等業務部門或專家進行 品質驗收，庫管員 (或收貨人 )僅負責數量驗收 。 品 質如有不符，應立即予以退回。數量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續。 （四） 對于采購商品已到貨，同時采購部已收到供貨方開具的采購發票，由庫管員 （或收貨人） 根據相關檢驗單據及實際收到貨物情況，按照實收數量填寫入庫單并簽字確認。入庫單一式四聯，一、二聯留存庫房 （收貨人） （第二聯于月底財務稽核時送交財務處）， 第 三聯 采購部核算員留存，第四聯 報銷時 送交財務部會計進行財務處理 。 （五） 對于月末采購商品已到貨并已經由相關部門驗收，采購部未收到供貨方開具的采購發票 的，庫管員（或收貨人） 應辦理暫估 入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨物發票及運雜費單據時，對應暫估入庫單補辦 正式 入庫 手續并 辦理調價（調價金額 = 發票金額 + 運雜費 暫估金額）。 （六） 對于貨款已支付，發票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗收的材料，由采購部進行管理，采購人員先根據發票金額填寫入庫單（注明應收數量及在途字樣），并 將 發票 拿 到財務處確認金額，財務人員據此進行帳務處理。待收到貨物后，采購人員再辦理正式入庫手續，交由庫管員管理。該部分在途原材料 應在 采購部 采購月報中體現，并 與財務部“在途物資”明細賬進行核對，以保證帳實相符。 （七） 供應商 或配送方 直接配送到單店或現場的物品，由供應商 或配送方 根據采購部發出的配送指令直接向指定的地點送貨， 直接配送的物品應事先由質檢員取樣驗收品質并簽字認可， 收貨人負責 根據 采購清單 對 物品 品質和數量進行 驗收 并 填寫收貨清單，經 簽字確認的 收 貨清單 一式四聯，一、二聯留存 單店 或現場 （收貨人）（第二聯于月底財務稽核時送交財務處），第三聯 采購部核算員留存，第四聯 報銷時 送交財務部會計進行財務處理 。 第二十一條 進度控制與事務聯系 (一 ) 采購執行過程中，采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購 作業制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成 采購作業時，應撰寫異常原因及預定完成日期，經主管領導審批后轉送請購或使用部門，以便采取應對措施。 (二 ) 采購物品及外協產品在使用中出現問題，采購員應負責聯系供貨商，處理有關質量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三 ) 外協產品生產加工過程中，相關業務部門應負責提供外協產品的品質要求并負責對加工單位的技術支持與質量監督。 第五章 采購結算 第二十二條 采購付款 (一 ) 采購款項須按采購合同規定或訂購單所約定的時間由 采購部 從財務部借款 統一支付。 (二 ) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應及時 將 入庫單或 收貨 清單報送采購部 (單店由店管部審核后送采購部 )和財 務部，采購部和財務部應根據每天的 入庫單或收貨 清單 分別建立應付帳款臺帳。供應商或配送方應定期 (根據合同確定的結算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三 ) 采購部根據收貨單位遞交的收貨 清單 、結算單與訂貨合同 、應付帳款核對無誤后，統一制訂結算計劃， 結算計劃由采購部核算員根據訂購合同的時間要求 、 供應商的重要性、采購物資的時間 、公司現有資金 情況 等 制訂， 分清輕重緩急， 結算計劃 經 采購部經理審 核后，由 營運副總 審批。 (四 ) 采購部根據結算計劃 按 資金使用申請程序 (見財務管理手冊 )向財務部申請借款， 財務部 負責人 對照 資金計劃 審批后 借出 款項。 借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應于支付款項時 向財務部支取借款，即借即付。 (五 ) 支付貨款時 財務部一般應采用銀行劃賬的支付辦法， 采購 核算員 必須在付款后 5 日內向收款單位索要發票等有關票據或證明文件。如確實需要直接交付支票的，由 采購核算員 帶正式合法發票 (或收據、 結算單 等原始憑證 )到財務部辦理借款手續。 (六 ) 在 向供應商或配送方 支付 貨 款時，采購部核算員應對照合同 、收貨清單 等仔細復核，并同預付貨款及應收帳款等全部債權一起清理結算，防止重復付款。 第二十三條 報 銷 采購 核算員 支付 采購貨 款 后應 依據財務規定的報銷程序 每旬 辦理 一次 報銷手 續 ，報銷單據應附上購貨發票、采購計劃單、 訂購單、 驗收入庫單，并由 采購部經理審批。 第二十四條 應付帳款的管理 采購部核算員 負責采購應付帳款的管理，設立應付帳款臺帳， 定期編制客戶往來對帳單發送對方單位， 每月 核對一次并妥善保存對帳記錄。 對 長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應視情況按客戶名稱設置專宗，保管好相關的業務合同、提貨憑證、收付款憑據，并設置備查登記簿，逐筆記錄預付款、已付款、余款 等情況。 第二十五條 公司與單店的 往來 結算 (一 ) 供應商或配送方直 接向單店送貨后，單店應及時將 收貨 清單報送 財務部 ， 財務部 根據 收貨 清單登記此項應付帳款的同時，應同時在該單店的帳戶上登記該項應收帳款 (公司對單店的應收款 )。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應及時將配送清單報送 財務部 ，財務部 根據該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工 制作 成本等 )在各單店的帳戶上登記相應的應收帳款。 (三 ) 各單店應于每月 25 日與公司財務 部 按月核對物品調拔的往來帳款，編制調節表，雙方簽章確認后，結清債權債務帳務。 第六章 采購成本控制 第二十六條 采購成本控制關鍵點 物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物 品存儲費用以及存儲過程中發生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構成部分。針對采購成本的主要構成要素，采購成本控制的關鍵點包括以下幾個方面： ? 確定最優的采購價格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十七條 最優采購價格的確定 (一 ) 采用多種采購形式：包括招標采購、供應商長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。 (二 ) 決定合適的采購價格：通過科學的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經過一下幾個步驟： 1. 多渠道詢價 。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 2. 比價：分析各供應商提供材料的規格、品質要求、性能等才能建立比價標準。 3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術人員、財務人員組成，估算出較為準確的底價資料。 4. 議價：根據底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應商議定出合理的價格。 第二十八條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一 個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關鍵環節。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟 ： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫管員、 單店每日應填寫物品庫存日報表，反映本部門現有存貨物資的名稱、單價、現有存貨的儲存位置、儲存區域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給 采購部 。 2. 采購部 應要求供應商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式 及時 提供已訂貨物資的未達存貨日報表。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結合盤點的實際情況對存貨量進 行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統，保證采購部、供應商或第三方物流、各業務部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。 (三 ) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調度員負責制訂。 2. 采購部根據各部門采購申請制定采購計劃時，應在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經營計劃的基礎上，協助店管部調度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”， 應充分考慮保持正常經營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經營活動的中斷以及引起的經濟損失。 4. 根據物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據歷史經驗估計、數學模型測算等方法 確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四 ) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計劃時，應在充分分析現有的存貨量（包括供應商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸到達時間等因素，結合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量