文秘三級實操考前重點-資料下載頁

　　

【正文】 一定指令性，通報無三、 決定(一)概念：是對重要事項或者重大行動作出安排、獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文。（二）類型：指揮性決定和知照性決定 知照性決定事項范圍是：指表彰先進、懲處錯誤；設置機構；變動人事；召開重要會議；變更或撤銷下級決定等。四、 請批、批答函：函是不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的公文五、 計劃（一）特點：針對性、預見性（二）類型：按內容分、按范圍分、按時間分、按性質和作用分（三）結構：文章式（分條列項地編寫成文）、表格式（四）文章式計劃的結構：標題+正文+尾部正文構成：前言+主體+結尾結尾：提出執行要求展望前景不寫結尾自行確定（五）注意事項：注意深入領會黨和國家的有關方針、政策和法律精神注意從本部門的實際情況出發，不脫離現實，不把任何指標訂得過高或過低；計劃的目的、任務、指標、措施、步驟要制定得具體明確，以便于落實和監督檢查語言簡潔明了，樸實自然六、 總結按性質和作用分為綜合性總結和專題性總結結構：標題+正文+尾部 正文：前言+主體+結尾 前言介紹基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績 主體包括成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等 尾部包括落款和成文日期注意事項：正確的指導思想；堅持實事求是（增強科學性和可信性）；分清主次、突出重點；語言簡明、準確七、述職報告述職報告是書面報告特點：個人性、真實性（述職報告是干部考核、評價、晉升的重要依據）；通俗性八、 講話稿特點：內容針對性強；語言平易通俗；交流具有互動性注意事項：以聲音充當媒介內容要有針對性觀點鮮明，主題明確語言通俗生動九、市場調查報告 特點中的典型性主要體現為兩點：一是對調查得來的所有材料，要進行科學地分析研究，從中找出有規律性的東西，反映市場變化的內在規律；二是報告的結論要準確可靠，在結論基礎上提出的建議必須切實可行，有較為廣泛的適應性和可操作性 正文是主體部分，包括情況部分、預測部分、建議部分（是市場調查報告的落腳點） 尾部：重申論點，加深認識，沒有尾部 市場調查是市場調查報告寫作的前提和基礎十、招標書（一）概念：招標書又稱招標說明書，是招標人利用投標者之間的競爭從而達到優選投標人的一種告知性文書。（二）特點：明確性、競爭性、具體性、規范性（三）類型：按性質和內容分為工程建設招標書、企業租賃招標書、大宗商品交易招標書等（四）結構：標題+正文+尾部 正文結構：前言+主體+結尾a) 前言寫明招標單位的基本情況和招標的目的 b) 主體包括文體編號、招標項目名稱、招標范圍、招標投標辦法、招標時限、招標地點等。c) 結尾寫明招標單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。十一、投標書 投標書也稱“標函”，特點是針對性、求實性和合約性 結構：標題+正文+尾部 正文結構：送達單位（即招標單位）+引言+主體+結尾 1 、送達單位頂格書寫，后加冒號。 引言說明投標的依據、目的和指導思想 主體根據招標書提出的目標、要求，介紹投標單位的現狀，明確投標期限及投標形式，擬定標的，填寫標單等。 正文結尾寫明投標單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。第二節 收發文處理 文書審核是對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。 檢查文字表述是否通順、簡練、準確，是否合乎語法邏輯，文字有無錯漏，標點符號是否正確；事實陳述是否清楚明白，理由的說明是否充分有力；結論的提出是否明確具體。 文書的擬辦是對文件的辦理提出初步意見，以供領導批閱時參考。 文書擬辦的要求：熟悉有關政策和規定；熟悉本單位各部門的職責范圍及業務情況；熟悉辦文程序和有關規定；擬辦意見要符合政策規定和實際情況；擬辦意見力求準確及時簡潔。 擬辦是秘書為領導批辦文件所做的準備工作，包括在文件處理單上書寫對收文辦理的方案和建議 文書擬辦的工作程序：（1）明確擬辦范圍（需要擬辦的文書主要有：需要傳達、貫徹執行的文件；報送來到重要請示或報告；需本單位領導參考或知道的文件）（2）閱讀文書內容（3）提出擬辦意見注意事項：擬辦意見要明確具體；應寫明要對文書進行閱示的領導或文書承辦部門；寫清承辦的時限和要求；寫明發送范圍和閱讀范圍。文書承辦包括辦理有關事宜和撰文答復 文書具有時效性，應在承辦時限內完成文書的辦理 注辦文書，收文承辦后，在文件處理單上簡要注明文書辦理的情況和結果。文書催辦有對內催辦和對外催辦兩種。 確定催辦的方法：電話催辦和發函催辦。檔案利用的含義：檔案利用工作是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。檔案利用工作可以區分為提供檔案利用和利用檔案兩個概念。提供檔案利用是檔案管理部門及其人員直接提供檔案，為了解查詢問題的利用者提供服務；利用檔案是利用者為了研究和解決問題，以閱讀、復制、摘錄等形式使用檔案。1檔案價值的實現，關鍵在于積極、主動、及時地提供利用。1檔案利用的工作程序：（1）熟悉庫藏（2）分析利用需求。決策人員需求概括性、綜合性、可靠性強的高層次檔案信息。基層管理者需求具體、實用的檔案信息；業務方面的檔案信息；對工作者有借鑒作用的檔案信息。科研人員需求某一個或多個相關主題的檔案信息；完整、準確、系統的成套的專題檔案材料。工程技術人員需求針對性強、內容具體的檔案信息；專利文獻和標準化材料；同類項目或同行業的檔案信息。（3）選擇檔案利用方式。①閱覽室提供利用。②檔案外借。由于工作的特殊需要，按照一定的制度，履行外借手續。檔案外借的要求是：必須經過審批手續才能外借；借出期限不能過長，數量也有所限制；借用者要確保檔案的安全，不允許轉接或私自摘錄、復制、翻印檔案，不能遺失、拆散、調換和污損檔案；要按期歸還檔案。③制發檔案復制本。檔案復制本有副本和摘要兩種類型。④制發檔案證明。根據利用者的申請，為證實某種事實在所保存檔案中有無記載和如何記載而開具的書面證明材料。⑤提供咨詢服務。檔案咨詢的類型有：一般性咨詢、專門性咨詢；事實性咨詢、知識性咨詢；專題研究型咨詢、情報性咨詢。⑥印發目錄。⑦檔案展覽。（4）獲取檔案（5）提綱檔案。1利用工作是檔案工作的根本目的和中心任務，對檔案工作的發展有決定性的影響。1編寫要做到真實、準確、實用，注意檔案的保密性，問題集中，內容準確，文字凝練，概括性強。1檔案參考材料的編寫的工作程序：（1）確定編寫檔案參考資料的種類。①大事記。按照時間順序，簡要地記載一定歷史時期發生的重大事件的參考資料。②組織沿革。其內容包括：單位（系統）概況、機構名稱改變、地址遷移、機構變動時間、隸屬關系、性質與任務、職權范圍、領導人員變動、編制擴大與縮小及內部機構設置等方面變化的情況。③統計數字匯集。反映一個單位、系統后某方面基本情況的數字材料。④會議簡介。簡明扼要地記述會議基本情況的文字材料。主要內容包括：會議屆次，會議時間、地點、主持人、參加人，會議議程，討論與會議決策事項以及選舉結果。⑤科技成果簡介。⑥企業年鑒。記錄和匯集一個企業一年間生產、經營、基本建設、科學研究等大事的有關文獻、照片、統計數據等的綜合性參考資料。一年編制一個卷冊，年年記錄匯集。⑦企業史志。（2）收集檔案材料（3）進行編寫。1.檔案參考材料屬于三次文獻。1電子檔案的含義：電子檔案是在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。1電子檔案的特點：（1）非人工識讀性（2）對電子技術和設備的依賴性（3）信息的可變性（4）信息與載體的可分離性（5）信息的可共享性（6）多種信息載體的集成性。1電子檔案的種類：（1）按照電子檔案的存在形式劃分：1）文本文件2）數據文件3）圖形文件4）圖像文件5）聲音文件6）多媒體文件7）命令文件；（2）按照電子檔案的功能劃分：1)主文件2）支持性文件3）輔助性、工具性文件；（3）按照電子檔案產生的環境劃分：可分為一半辦公室工作中產生的文件、計算機輔助設計和制造中產生的文件；（4）按照電子檔案的屬性劃分：可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等；（5）按照電子檔案生成方式劃分：可分為由計算機直接產生的文件、對傳統文件用掃描儀和數碼相機等輸入設備處理后生成的文件。電子檔案管理的要求：（1）真實性（2）完整性（3）可讀性2電子檔案的歸檔方式：物理歸檔、邏輯歸檔2物理歸檔：是計算機及其網絡上的電子檔案集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔：是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，檔案部門通過網絡接收、控制與管理電子檔案。2電子檔案的保管：（1）存放方式。禁止用手直接觸摸載體表面，不允許使用其他物品捆綁、固定載體，防止劃傷載體；（2）控制庫房溫濕度控制。各種磁性載體庫房的溫度應為15℃～27℃，相對濕度為40%～60%。光盤檔案保管的環境溫度應為14℃～24℃，相對濕度為45%～60%；（3）預防有害因素的影響。電子檔案應放在一定的器具內，防塵、防光、防火、防磁、防有害氣體；（4）檢查保存狀況。2電子檔案的利用：（1）電子閱覽室閱覽（2）復制（3）出借（4）在線利用。13 / 13