衢州清華物業管理公司管理制度匯編-wenkub.com

　 　

【正文】 （三）、建立防火檔案。（九）、組織撲救初期火災和指導安全疏散。（五）、對員工進行消防宣傳教育。第二節 管理職責一、小區防火總負責人的職責（一）、消防安全機構，貫徹執行消防法則。（三）、對用戶的書面投訴，要在公司收文登記簿上登記后呈公司領導，處理完畢后以書面回復用戶。（五）、記清楚：處理用戶投訴后，應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于用戶意見受理表內，由用戶加蓋意見后收回存檔。切記與用戶正面辯駁，應客觀冷靜地引導用戶敘述清楚實際情況。五、財務部門應依“盤存表”編制“盤點盈虧報告表”一式三聯，送項目管理部門填列差異原因的說明及對策后，送回財務部門匯總轉呈總經理簽核。二、倉庫內嚴禁無關人員進入，離庫前須關好門窗、電源，發現問題及時報告，認真處理。堅持先進先出，切實做到快收快發。四、倉儲工作為抓好物資的入庫驗收、保管保養和出庫發放等三方面的管理。八、利用檔案資料要注意保守機密，不得傳播檔案內容；要保證案卷的完整與安全，嚴禁拆卷、折疊、剪裁和涂改；要保證案卷清潔，不得弄臟，劃道。四、檔案庫要實行專人管理，無關人員未經許可不得進入庫房。 （四）、監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。 其他人員根據審批查閱有關檔案。 第六條 檔案保密：一、檔案密級分為三級：絕密、機密、普通； （一）、絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案； （二）、機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案； （三）、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。（五）、各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員。 三、保管職責： （一）、財務部保管財務檔案。 二、保管要求（一）、便于查閱。（四）、10年保存：、決算書類；；；。（三）、制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； （四）、將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。第四條 立卷目錄一、立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。（6）、用戶手冊。（2）、寫字樓、商場等管理規定。（4）、工程重大投訴訴處理資料。（3）、上級及本公司關于清點、財稅大檢查、驗收等通知。安護部（1）、上級公司消防、治安工作，通知、批復。（5）、員工的獎勵、處分的決定和通報。行政人事部人事（1）、中級職稱、員工技工職稱資料。（7）、公司頒布的各種規章制度、條例、決定、規定。（3）、公司部門主管、系統工調函及任免報告。重大事故報告。工程維修保養合同。三、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。二、檔案包括管理文書、服務記錄、小區資料等內容，反映公司的整個經營活動。第四節 責任一、 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司行政人事部報告。七、財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無須經上述程序。三、印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章。三、公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章情況在卡上予以記錄。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0207文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：印章管理制度第1頁共1頁印章管理制度第一節 管理原則一、印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展，為防止不必要事件的發生，維護公司的利益，制定本辦法。十一、不得在行政人事部電腦內私自安裝與本職工作無關的軟件和個人資料。九、嚴禁在工作時間玩撲克等各類游戲及觀看電影、炒股等。五、按照使用基本程序操作開關電腦，不得越級操作，按照先檢查設備、開啟電源、開啟主機、開啟顯示屏，最后打開操作系統和軟件的方法進行。一、因電腦為高價值、敏感度極高之智能設備，且擔負著檔案管理、財務管理收費管理等重要工作，因此任何不謹慎之操作或其疏漏均可能帶來嚴重損失。五、清潔、維修等工具、物品的領用應符合使用時間要求和原物抵換的方式進行。第四節 物資的領?。阂弧㈩I取物資，首先由個人填寫《領料單》，寫明用途、物品名稱、規格、數量等內容，經部室主任簽字后到行政人事部領取。五、每月進行一次盤點，保證物資不缺損、不遺失。庫房內要經常保持清潔、通風，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛、防火、防盜工作。第三節 物資保管一、物資保管由綜合管理部統一實施，其他部門的倉庫、物資保管，應造冊登記好，定期檢查，掌握物資庫存情況。五、購入物資后，應首先到行政人事部憑發票與物品，經驗收合格數量核對無誤后，購物人在發票后簽字，再辦理領出手續。二、物資按應需采購，杜絕浪費和閑置，非公司統一采購一般各部門負責采購，辦公用品及固定資產等有關物品統一由財務部按規定程序采購，專業物資采購需由專業使用部門人員陪同采購。四、十大要領：及時的關注問候的微笑；使用客戶姓名；使用魔力字眼“請”字； 語音語調仔細聆聽保持目光接觸身體語言嚴謹整潔的儀容儀表額外的幫助公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0205文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：物資管理制度第1頁共2頁物資管理制度第一節 管理原則一、為保證物資管理的規范和質量，按照勤儉持家，物盡其用的原則，嚴格控制管理好從物資的購入、保管、領用，特制定本管理制度。（六）、學會贊美業主三、基本要求：（一）、“三米微笑制度”，員工和住戶相遇時，在住戶注意到自己的適用范圍內（3米）應保持善意的微笑。（二）、學會正確的稱呼，無論何時都能使用動聽的語言。第六節 禮儀技能一、業主的基本消費心理:（一）、花錢買服務（二）、我的困難是最重要最緊迫的。（四）、不與住戶爭分辯。情況記錄完畢，要主動詢問“您貴姓？請問您住哪個單元，您的聯系電話是什么？”并答復“剛才說的情況，我已經記錄下來，我馬上給你聯系落實一下，在時間給您回復好嗎？”（三）、當住戶提出建議時，應說：“您的建議我已經記錄下來了，非常感謝您對我們工作的關心和提出的寶貴意見，我們將努力改進我們的工作。（八）敬禮以軍禮為主，必要時鋪以注目禮。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：禮儀管理制度第5頁共6頁六、車輛管理（一）、對違章行車者，應說：“對不起，為了您的安全，請按規定行駛”。工作完畢要徹底清理工作現場恢復原樣。（二）、使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。（三）、通話完畢，應說：“謝謝，再見！”，語氣平和，并在對方放下電話后再輕輕放下電話，任何時候不得用力擲聽話筒。（十九）、當對方挑釁時，應說：“請尊重我們的工作，先生/小姐”。（十六）、當遇到熟悉的住戶經過崗亭時，應說：“你好，先生/小姐（女士）”。當遇住戶施以恩惠或其他好處時，應說：“謝謝您的好意，公司有規定不能收取，請您理解”。（十）、與住戶交談，態度和藹，語言要親切，聲調要自然、清晰、柔和，音量適中，不要過高，也不要過低，以對方聽清楚為宜，答話要迅速、明確。若遇到困難時應積極查找有關資料或請示上級后答復對方，不許以“不知道、不清楚”作回答。（五）、 對容貌體態奇特或穿著奇異服裝的住戶切忌交頭接耳或指手劃腳，更不許圍觀，背后議論、模仿、譏笑住戶。（二）、 對住戶要一視同仁，切忌在兩位住戶同時有事相求時，對一位住戶過分親熱或長時間傾談，而冷待了另一位住戶。（五）、當確認來訪人故意搗亂，要橫沖硬闖時，應先說：“對不起，按公司的規定，沒有證件不允許進入小區，請配合我們的工作”，當對方執意要硬闖時，立即用對講機呼叫就近干部，但應注意保持冷靜克制，只要對方沒有危及他人安全或破壞財物，均應做到冷靜克制。八、征詢語：請問您有什么事？我能為您做什么嗎？需要我幫您做什么嗎？您有別的事嗎？九、請求語：請您協助我們……、請您……好嗎？十、商量語：……你看這樣好不好？十一、解釋語：很抱歉，這種情況，公司規定是這樣的。四、告別語：再見、晚安、明天見、祝您一路平安、歡迎下次再來。四、其他行為：（一）、不允許隨地吐痰，亂扔果皮、紙屑；（二）、上班時間不允許吃零食，玩弄個人小物品或做與工作無關的事情；（三）、在公共場所及住戶面前不允許掏耳朵、挖鼻孔、搔癢、脫鞋、卷褲角衣袖、伸懶腰、哼小調、打哈欠；（四）、到住戶處工作時，不允許亂翻亂摸，更不允許拿客戶的東西、禮物；（五）、談話時，手勢不宜過多，幅度不宜過大；（六）、不允許口叼牙簽到處行走；（七）、不允許將香煙或其它物品夾在耳上。（六）、每天上班前應注意檢查自己的儀容儀表，上班時不能在客人面前或公共場所整理儀容儀表，必要時應到衛生間或工作間整理。三、個人衛生：（一）、保持手部干凈，指甲不允許超過指頭兩毫米，指甲不殘留污物，不涂有色指甲油；（二）、員工應經常洗澡防汗臭，勤換衣服。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：禮儀管理制度第1頁共6頁禮儀管理制度第一節 管理原則禮儀管理制度旨在規范員工的服務行為，確保公司的良好形象，為客戶提供優質的服務。（十一）、財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。（六）、主要標題順序號：依次為一、（一）、，（1）、。二、書寫格式（一）、紙張：一般A4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm cm。（十二）、其他：司法文書：依據司法部門規定程序實施。（八）、決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用決定；經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用決議。（四）、布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用布告；向國內外宣布重大事件，用公告；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用通告。七、要節約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。二、公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。七、傳閱文件由辦公專人負責收回，對領導指示的文件，辦公應及時組織傳達和落實。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。三、文件和原稿，由辦公歸檔，保存備查。三、服務工具未經允許不得外借，特殊需要經批準后，借前檢查，歸還時驗收，按規定時間收回。五、區域內不得任意懸掛、張貼非工作物品，工作場區內嚴禁吸煙。 第四條 工作環境管理一、各部門辦公、生活區、各工作服務區，每天安排人員輪流對工作環境進行清掃、整理。七、上班時間不得從事看報、閑聊，用通迅設備聊天等與工作內容無關的事情，辦公時間要保持肅靜，不準串崗聊天、嘻鬧、高聲喧嘩和爭吵，辦公區域內禁吸煙；業余時間應努力學習業務知識及相關知識。 三、嚴格執行公司各項規章制度和服務規范，努力提供服務效率，為客戶提供優質、高效的物業管理服務。（九）、值班過程中發現問題，要立刻解決，遇有困難時可請求幫助，當重大事件發生時，要立即報告部門主管和負責人，不得延誤，不得擅自做主，不得隱瞞不報。（六）、了解所上班次、崗位，接班人要提前15分鐘到崗接班，辦理交接手續。（二）、維修實行全天24小時值班制度，由服務中心和工程維修部負責安排調配。二、請假：（一）、員工因事、病等需請假的，應在提前一天寫好請假條經審核批準后方可進行，一天以內由部門主管批準，一天以上由部門負責人批準，三天以上由總經理批準， （二）、秩序維護員工非工作時間外出，也必須向部門主管請示批準。（二）、工作需要加班時，員工應服從工作安排，在完成工作任務經有關領導批準后，方可離開。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0202文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：工作管理制度第1頁共2頁工作管理制度第一節 管理原則：一、為保證辦公規范和質量，提高整體工作效率，按照日常辦公內容和程序，制訂本管理制度。三、 下列情況下，應整理會議紀要：（一）、公司各類臨時行政會議；（二）、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0201文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數：0章節內容：會議管理制度第3頁共3頁（三）、其它主持人要求整理會議紀要的會議。六、做好本人的會議紀錄。二、會議發言應言簡意賅，緊扣議題。四、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；五、會議通知形式一般為電話通知。九、公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內，其他會議盡量控制時間。七、臨時會議——主要是臨時交辦的工作任務，突發事件，和其他外辦單位會議等。三、經營活動分