秘書工作及其發展趨勢概述-wenkub.com

　 　

【正文】 觀察法最顯著的特點是所獲信息具有直接性。 2．根據獲取信息的來源，信息收集的渠道有； （1）外部渠道 ：外部渠道包括國內信息渠道和國外信息渠道。 （2）行政組織渠道 （3）科研渠道 ：科研渠道即從科研機關或科研成果中獲得信息。4．社會信息： 社會上具有普遍性、傾向性的信息。 【講授新課】 一、信息收集的內容有哪些？ 引導學生看書思考并明確： 秘書部門是綜合辦公部門，收集信息是為了領導決策和各項管理工作服務的，其收集信息的范圍十分廣泛，既有綜合性的，也有技術業務性的。 【講授新課】 一、秘書信息工作的特點 1．秘書信息工作的特點是什么？ 明確：（1）針對性 （2）綜合性 （3）時效性 （4）經常性2．秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、經常性的具體內容分別是什么？ 引導學生看書思考并明確： 秘書信息工作的針對性，主要包括以下幾方面內容： （1）結合業務 即注意信息工作的專業性 （2）圍繞中心 即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行 第三節 信息的收集 教學目標 知識目標：理解信息收集的內容、收集的渠道和收集方法 能力目標： 1．了解秘書人員如何隨服務領域與目的的不同來收集信息 2．識別信息收集的渠道 3．如何收集信息 德育目標：培養學生敏銳的觀察能力，做生活的有心人，養成積極主動地收集信息的好 習慣 。信息工作滲透到了秘書工作的各個方面。 【課堂小結】 這節課的學習內容包括信息的含義、信息的分類、信息的主要特征、現代社會信息工作的基本特征以及信息工作在秘書活動中的作用。 2．信息工作在秘書活動中的作用有哪些？ 明確：信息工作在秘書活動中的作用主要表現為以下幾個方面： （1）輔助領導科學決策，必須依靠信息。 二、現代社會信息工作的基本特征有哪些？ 引導學生看書明確： 1．信息載體多樣化 現代社會記錄和儲存信息的載體，一方面向多樣化發展，出現了非紙質材料，如膠卷，磁帶，磁盤；另一方面日趨縮微化。 （2）共享性 ：信息不像一般的物質那樣具有單一的歸屬性，它可以讓眾多的人共同享用。 （4）按信息的穩定狀態 ：可分為靜態信息、動態信息。 2．信息是多方面的、十分復雜的，人們可以從不同的角度對它進行分類，那么從不同的角度來看，信息有哪些種類呢？ 明確：（1）按信息源的性質 ：可分為兩大類，一類是自然信息，這是自然界自發產生的。有時，報紙一天要印刷 4～5 次，以快速報道新消息。遇到信息量大時，得發送好幾個小時。更快的辦法是到了電報的發明，電報是最早使用電線和電能來傳遞信息的設備。戰后，美國人和英國人才知道沒有必要打這一場戰役，因為美、英談判代表早在兩周前已經在比利時根特市簽署了一項和平條約。缺乏信息會浪費很多的金錢，有時甚至會犧牲許多人的生命。 【課后練習】 論述題：秘書人員與具體的領導人應怎樣相處？ 參考答案： 秘書如何處理好同具體領導人的關系，首先要明確秘書與領導人（指直接服務對象）之間是一種工作關系。秘書與領導者在思想體系上應當保持一致，不允許南轅北轍，這是最基本的要求，但秘書與領導者在知識構成和知識面上卻可能是不一致的，有的甚至存在較大的差距，這就需要將秘書和領導的知識結合在一起，構成領導者決策和處理工作所需要的較為全面的知識結構，這對領導工作大為有利。有一天，拿破侖的情緒很好，高興地捏捏秘書的耳朵，對他說：“你也會永垂不朽的。作為秘書，無論何時何地、在何種情況下，他們都必須隨時恭候在桌邊，等待命令，工作之辛苦是可想而知的。平時，拿破侖習慣于每天工作十五六個小時，而在每次戰役期間，他白天忙個不停地處理軍政大事，晚上稍稍休息一會兒，待到凌晨一兩點鐘，便起床閱讀戰報和情報，思考問題，并立即就當天的軍事行動做出決定。整理完畢，便交給拿破侖。他一連 5 天臥床不起，此后，直到拿破侖在圣赫勒拿島逝世多年，S 先生每每從遠處眺望宮殿的圓屋頂時，仍心有余悸，全身禁不住輕輕顫抖。過了約半小時，突然，拿破侖大步流星地朝他走來，說：給我重述一遍。送走了 S 先生后，大家對他的飛黃騰達羨慕不已，尚在談論之際，辦公室的門突然被人撞開了，S 先生喪魂落魄地出現在大家面前，帽子丟了，手套不見了，頭發亂七八糟，四肢直打哆嗦。但是，拿破侖的秘書畢竟不是好當的。(板書以上加著重號的文字) 為了讓學生更好地理解“相互適應”的原則，向學生介紹下面這篇文章。秘書應主動適應領導人的工作特點和生活習慣，比如，有的領導邏輯性較強，凡事愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領導幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。所以，領導人與秘書應共同努力建立互相信任的關系，彼此成為互相關心、互相幫助的良師益友。這樣，領導人與秘書的知識結合起來，將對工作順利形成極為有利的局面。這要求秘書人員能站在領導的角度考慮問題，處理問題。 【課后練習】（投影） 案例分析： 有個單位的領導班子，一二把手之間關系有些緊張。 （5）如兩位領導對某文件的起草觀點不一致，若此文可寫可不寫，則可求大同，存小異，從更高的層次上使二者統一起來。 （2）如果領導之間有誤會，秘書人員可在可能的情況下作出必要的解釋，以消除隔閡。 4．“通報情況，維護團結”原則的具體內容是什么？秘書在具體工作中應怎樣做到“通報情況，維護團結”？ 明確：“通報情況，維護團結”原則的具體內容是：秘書人員要自覺維護和增進領導人之間的團結。 具體來講： （1）在工作上要做到同等協助，對每位領導交辦的事項都愉快地接受，以同等努力去完成； （2）在生活上同等照顧，如一時辦不到讓所有的領導成員都得到應有的待遇，那么寧可緩辦，等條件具備了再辦； （3）在感情上同等尊重，切忌從個人好惡出發，親近與自己關系深的領導，疏遠與自己交往淺的領導。 （3）在事情緊迫時，可先辦完事再報告給分管此項工作的領導，并說明原因。因此秘書要尊重領導人的職權分工，實行單向請示，注意避免多頭請示。 第二課時 教學要點：秘書與領導班子相處的主要原則 【導入新課】 秘書是為領導和領導工作而設置的，沒有領導工作就沒有秘書工作，秘書工作是依附于領導活動而存在的。因此，秘書與領導人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是從。 【課后練習】（投影） 秘書應如何與領導處好關系，這是每一個秘書從業人員十分關心并力求解決好的問題。他尊重秘書的意見和人格，決不輕易傷害同志；他信任秘書，從不把人分成三六九等。 2．領導者該如何處理好與秘書的關系。 二、課堂知識的延伸拓展：如何正確處理好秘書與領導者的關系？ 對這個問題的理解應從兩個方面來看： 1．秘書該如何正確處理好與領導者的關系。 黨政機關、國家企事業單位，領導與秘書的關系可歸納為以下三點： 1．在組織上是上下級關系，要遵守組織紀律，嚴格維護領導的權威，為領導提供各方面良好的服務。這節課， 我們一起來分析這個問題。 （5）重要領導人的活動、領導機關重要的 內部情況，也往往屬于機密內容。 【課后練習】 簡答題： 秘書接觸的機密主要有哪幾類？ 參考答案： 秘書接觸的機密主要有： （1）文書管理和公文辦理中接觸到的機密。秘書人員在輔助領導辦理的各項事務中，如處理各種文書、撰寫文稿、接待來訪中，都會涉及如何依照黨和國家的政策、法律、法令貫徹執行的問題。 （3）領導交辦的工作中的機密事項，如人事變動、機構調整、政策修訂等。 3．秘書工作在領導活動中的服務性主要體現在什么方面？ 明確：主要體現在新時期秘書工作的基本指導思想，即體現在“三服務“上：為領導服務 ， 為各部門服務 ，為人民服務 。 政務類任務主要有： ① 文件的擬辦、承辦 ② 文件的起草、核稿 ③ 信息的收集、整理 ④ 調查研究、情況匯總 ⑤ 對領導的批辦事項進行催辦、查辦 ⑥ 處理來信來訪 事務類任務主要有： ① 文件的收發、傳遞與管理 ② 文書的繕印和校對 ③ 文書的立卷和歸檔 ④ 文件的清繳和銷毀 ⑤ 機要通訊 ⑥ 承辦會務 ⑦ 印信管理 ⑧ 公務接洽 （3）從秘書人員的素質要求來看也具有明顯的綜合性特征。機關、企事業單位和各類公司的黨委、行政領導以及私人秘書的雇主，他們擁有決策、組織和指揮的職責和權力，而秘書和秘書部門卻不承擔任何權力職責，他們只是對領導負責，協助領導工作，為領導服務。通過這節課的學習，我們了解到：作為領導中樞和領導者的綜合辦事機構，秘書部門承擔著調整和改善上下級組織之間 、同事與同事之間以及本單位與兄弟單位之間、單位與員工家屬之間關系的任務，發揮著輔助協調的作用；秘書部門是一個領導機關的窗口，秘書與秘書部門的面貌、作風與效率如何，也反映出機關、單位的整體素質、工作作風、精神面貌和總體形象；作為領導的助手，秘書和秘書部門要辦理既不能由其他職能部門辦理，又是領導個人承擔不了的各種事務性工作，還有一些涉及到多個職能部門或各職能部門都難以承辦的事情，以及領導臨時交辦的任務，都要由秘書和秘書部門完成，所以秘書部門向來有不管部之稱。（板書加著重號的文字） 三、如何理解“窗口”作用？ 分析：所謂“窗口”，是指上下溝通、內外聯系、群眾來信來訪、各方來人洽談工作等，大都由秘書部門出面。凡是其他職能部門不管的事，領導都可以安排給秘書部門去做，內容大致有以下四個方面： （1）圍繞中心工作產生的任務，如文明禮貌月活動、植樹節活動等，這些工作無專門業務科室管理，需要秘書部門與其他部門配合去做。另外，辦公室還要承擔許多臨時的突擊性任務，還有許多領導交辦的事務。來形容，是最恰當的。各級各類機關一方面要在管理過程中不斷調整自己的行動，另一方面又要用各種手段來協調與其他機關的行動，以及處理好各種矛盾與關系。秘書的協調工作就是要縮小這種差異，找出這種差異的結合點，及時加以疏通，化解上下級的矛盾，以求得認識上的一致。這節課我們重點分析秘書工作在領導活動中的輔助協調作用、“不管部”作用和“窗口”作用。 A．上情下達 B．下情上報 C．溝通左右 D．聯系內外 2．秘書工作在領導活動中的（ ）作用有時是交叉或融合在一起的。秘書工作的樞紐作用在領導活動中能否得到充分發揮，關鍵是看秘書和秘書部門對上下、左右、內外等方面的關系協調得如何。領導在進行決策時，秘書人員起一定的參謀作用，但不是參與領導決策。”領導者要把自己的工作做好，必定需要助手來幫助他們了解情況，收集材料，分析問題，提供解決問題的方案，以及處理日常事務，使他們能夠集中精力和時間，去對重大的問題進行研究、決策和組織、指揮，保證領導作用的充分發揮。一個好的參謀往往被稱為智囊。因此，一個睿智的領導人必然十分重視發揮秘書人員的作用。 2．秘書人員如何根據秘書工作在領導活動中的特點，來做好自己的本職工作。 【課后練習】 問答：為什么說貫徹領導意圖是秘書工作的核心？ 參考答案： 領導意圖指領導者（領導人、領導班子、領導機關）領導社會組織實現目標所提出的確定意見。秘書和秘書部門在輔助決策時要求領會領導意圖，絕不是無原則地、盲目地去揣摩領導的心理，察言觀色，見風使舵，按照領導的“口味”去出主意，提建議，這樣的“參謀”有百害而無一益。本以為這就可以讓領導滿意了，誰知有一天鎮長帶他到一家企業去考察工作，回來的路上，鎮長讓他談談對這家企業的看法，小趙回答：“我對這家企業還不了解，沒有什么意見。 4．領導意圖是管理活動規律與相關業務規律相結合的產物 領導活動，多是對某一方面社會生產或業務活動的管理。另一方面，一個具體單位的種種實際情況，是該單位的領導者進行管理活動的實踐基礎，這是領導者貫徹上級指示時，要考慮的客觀實際。各級領導在從事管理活動的主導思路、基本思想方法，都必須從馬克思主義的立場、觀點、方法來思考、分析、解決各種問題，以形成領導意圖。 二、領導意圖是怎樣形成的？ 領導要想領導社會組織實現其預定的目標，必須有正確的領導意圖，秘書人員也必須正確地理解領導意圖的含義，才能在領導決策過程中真正起到參謀、助手的作用。那么領導意圖指的是什么呢？又是怎樣形成的呢？這節課，我們一同來探討。市長的作用不能完全被市場取代，因為市長作用的核心是決策，而市場作用的核心是控制，是領導活動的體現。任何領導活動都不可能擺脫客觀環境的限制，領導者只有在正確地、充分地認識客觀環境的前提下才有可能實現領導活動的目的。另一方面，被領導者是領導者決策、意圖的實施者、行動者，應自覺地成為領導活動中積極的、主動的力量，不能僅僅是作為被動的一方。 （3）作用客體——領導者與被領導者共同的工作對象。 3．領導活動的規律是怎樣的？ 明確：領導活動是人類社會實踐活動的一種形式，其規律也像所有實踐活動一樣，是穩定性與多變性的統一，是矛盾的特殊性與普遍性的統一。”這就是說，領導這個詞有兩個基本含義。、‘領導人民由一個勝利走向另一個勝利39。秘書不能脫離領導而單獨存在，同樣秘書工作也不能脫離領導工作而單獨存在。具體來說， 在當前高科技時代，秘書工作的變化有：從偏重辦文辦事轉變為即辦文辦事又出謀獻策；從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息；從單憑經驗辦事轉變為實行科學化管理；從被動服務轉變為主動服務。然后進入校園閉路電視網，抽查了三個班的早自習情況，并把問題輸入本校文檔。 （3）辦公手段現代化的發展大體經歷了哪幾個階段？ 明確：起始階段? 發展階段? 完善階段? 成熟階段 【課堂小結】 這節課主要講授了我國秘書工作的三大發展趨勢。辦公手段現代化趨勢（1）辦公手段現代化的含義是什么？辦公手段現代化也叫辦公室自動化。在社會主義計劃經濟體制下，經濟結構單一，領導憑經驗處理工作的情況較多。目前我國既面臨著世界新技術革命的挑戰，又面臨著社會主義市場經濟的快速發展，這必然使得新事物、新矛盾層出不窮，并且錯綜復雜。四個月中，這份重要的函電經過十多位省級領導之手，也至少從十多