費用管理流程手冊討論稿-wenkub

　

【正文】 有待普華永道合伙人復核、修改 4 2 職能說明 職能 負責人員 職責 共同職責 集團、 總公司、各級分 支 公司各部門 、各級共享服務 —財務中心、各級財務經理 全體 相關人員 ? 貫徹和落實費用管理政策， 嚴格按照管理和審批流程如實申請借款和報銷費用。 ? 手續費支出 ? 本科目核算公司支付給受其委托并在其授權范圍內代為辦理保險業務的保險代理人的手續費。 ? 發生應付手續費時，借記“手續費支出”科目，貸記本科目。 ? 本科目應按險種設置明細賬。 ? 本科目應按營銷員設置明細賬。 ? 費用管理應積極遵循以下基本管理原則：風險控制、分級管理、上報備案、獨立復核、合規性。 ? 本流程手冊不涉及 費用管理過程中的專業判斷方法等，但為了體現流程控制的完整性，諸如此類的制度以索引的形式，列示于本手冊的附件中。展業人員指除了上述人員之外的屬于公司正式員工編制的業務人員； ? 代理手續費，指保險公司按一定比例支付給保險兼業代理人代理保險業務的勞務費用。 費用管理流程手冊（ 討論稿 ） 編制人： 授權人： 版本： 生效日期： 此手冊僅供太保使用和參考，未經太保授權和許可，不得外傳。代理手續費計算方法為：保費收入 ? 提取代理手續費標準 = 支付代理手續費。 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 2 ? 相關費用的預算制定、控制和報告的具體流程請 參見預算流程手冊 。 ? 費用管理涉及的一些特殊會計核算科目如下： ? 應付傭金： ? 本科目核算壽險公司應向專門進行壽險個人營銷業務的營銷員支 付的傭金。 ? 傭金支出： ? 本科目核算壽險公司支付給專門推銷壽險個人營銷業務的營銷員的傭金。 ? 應付工資： ? 參見日常賬務管理流程 。實際支付手續費時，借記本科目，貸記“現金”、“銀行存款”科目。 ? 發生手續費支出時，借記本科目，貸記“現金”、“銀行存款”、“應付手續費”科目。 ? 合理按照相關原則進行費用分攤。 合規監察 監督檢查員 ? 審核展業人員進、離司、職級變化等相關申請的合規性； ? 編制并上報相關合規監察報告。 財務經理 ? 協助轄內分支機構負責人制定有關預算計劃； ? 借款與費用報銷的復核 ； ? 轄內分支機構的費用預算執行情況管控 。 財務分析員 ? 定期對費用情況進行分析并制作相關報告 ； ? 為管理層決策提供相關數據支持。 ? 部門內勤參照公司預算以及分支機構預算要求，針對本部門實際情況，制作明細的部門預算。 ? 分支機構預算完成后，由所屬財務經理和共享服務 —財務中心負責人審核。 ? 壽險總公司業務管理制定傭金方案，主要是確定營銷員業績與其傭金的計算方法、公式、扣除標準等。 ? 總公司業務管理分別在營銷員管理信息系統、人員管理系統中設定傭金計算、獎金考核的相關常數、計算方程。 ? 業務管理部門必須聽取了上述部門的意見后，與這些部門一起確定有關制度和標準的制作。 高 產 分支機構業務管理 ? 分支公司業務管理負責人將對相關調整內容，上報分支公司管理層審批。 ? 壽險個險人管員以及負責其他展業人員人事信息操作的內勤接受到合規監察監督檢查員審核通過的信息后進行高 業務管理 —壽險個險 —人管員、業務管理 —內勤 設定分支內相關考核 4 上報備案 6 設定分支獎懲方法 3 審核 5 信息提交 1 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 13 主要步驟 描述 風險初步評 級 負責職能 相應操作 （參見“人事數據變動”步驟） 。 ? 監督檢查員定期（每周）復核展業人員人事信息操作工作的合規性，監督操作人員的獨立性，并將監督意見上報管理層 。審核內容主要為： ? 傳遞信息是否完整（營銷員姓名、工號、變更事由等）； ? 原始資料是否經過相應權限的審批； 高 業務管理 —壽險個險 —人管員、業務管理 —內勤 合規審核 2 人事數據變動 3 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 14 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 附件是否合法、有效（如身份證、學歷證書等）； ? 其它。營銷員主動提供下列證明原件： ? 身份證； ? 學歷證明； ? 合同文本； ? 考核成績等。在申請通過之后，進行相應 營管系統 數據調整。 其它展業人員人事數據變動操作 ： ? 業務管理內勤將在編展業人員的信息輸入 人員管理系統人事數據庫 。 ? 在人事數據操作完成之后，對于人管員、內勤的操作結果由人事管理負責人或業務管理負責人進行復核。如發現數據與實際情況不符，及時書面通知業務管理，由業務管理負責人核實同意后進行相應處理。 ? 上級業務管理負責人從系統中獲取待審核申請的相應數據，考慮申請是否合理，必要。 高 業務管理 —壽險個險 —人管員、業務管理 —內勤 ? 每月中心支公司在 5 日通過 營管系統 、 人員管理系統 匯總制作本級及轄區上月（按照傭金結算、獎金結算的周期）的人力情況，分公司人管員、內勤 5 日通過匯總制作 人員變動及收入分析報告 。 ? 規定個人借款限額，超出借款限額必須由高級管理層特批。 ? 具有審批 權限的管理者不得將借款申請交由下屬填寫，然后由管理者本人審批自己的借款。 ? 付款與記帳功能分離。制度一旦確定 不 得任意更改。 （系統完善條件下， 申請人 在費用管理系統中輸入借款申請 內容 ， 授權人在 查看了申請人提交的相關原始票據后在系統中進行審批） ? 借款申請單 上必須注明付款方式（現金、銀行卡、支票等）；通過銀行卡支付的必須注明銀行卡卡號。 參見 “定期清繳”步驟 。 ? 部門負責人的借款申請由所屬 分支負責人進行相關審 批 。 ? 審 批 后 借款申請人將借款申請根據借款金額、付 款方式和授權權限，交由借款 /費用審批權限表 規定的相關人員審 核 。 ? 相關審核內容參見表一 。 會計處理 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 對于業務量大的分支機構，當地除配置出納之外，共享服務 —財務中心可安排少量會計人員工作。 ? 對于借款未還再次借款的申請費用會計退回申請人并說明原因。 高 共享服務中心或駐當地費用會計 借款記賬 4 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 23 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 出納接收到 已經確認同意付款的申請后付款。 高 各級公司出納 ? 費用會計在出納付款完成之后，根據借款申請單在當天編制及賬憑證： 借：其他應付款－ ??部門 /員工 貸：銀行存款 /現金 ? 憑證輸入系統時，會計按照借款申請人所在部門及其個人設定相應編碼。 中 各級共享服務－財務中心總賬會計 ? 借款人在借款后 ________天內必須通過報銷或現金形式歸還借款，如果超過期限則從借 款人工資中扣除。 ? 對于離職人員， 相應人力資源部門將清繳借款作為辦理離職手續的一個必要步驟，在離職人員的離職 薪酬 中扣除或由離職人員直接歸還。 ? 對于營銷員數據異常的情況（如退保情況過多等），傭金管理員進行記錄；對于在發生異常情況時營銷員已離司的情況，個別記錄并報業務管 理部負責人處理。 ? 分公司傭金管理員通過 營管系統 自動從 綜合業務系統 獲取數據進行本級營銷員所得稅、獎懲、差勤調整計算。 ? 分公司傭金計算員將復核過的 費用表 、 切換費用表 、 績效津貼費用差額調整處理表 、 孤兒單續保傭金費用表 傳遞至所屬財務經理處，由負責該分公司的財務經理進 行初審，抽查業務數據及相關調整獲得的傭金的正確性與合理性。 高 壽 各級財務經理 ? 總公司業務管理內勤通過 綜合業務系統 數據對 分公司上報的 費用表 、切換費用表 、 績效津貼費用差額調整處理表 、 孤兒單續保傭金費用表進行審核，包括數據的合理性，計算結果的準確性。 高 總公司業務管理 —內勤、負責人、總公司分管總經理 報批初審 3 審批 4 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 30 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 總公司業務管理負責人在審核后簽名確認，將 費用表 、 切換費用表 、績效津貼費用差額調整處理表 、 孤兒單續保傭金費用表 以及審核意見傳遞給總公司分管總經理。 ? 各級財務經理制作資金需求預測時根據獲得審批認同得傭金計算情況確定傭金劃撥資金 。 ? 傭金管理員將確認有效的傭金單發放至營銷員個人，要求每位營銷員盡量親自領取傭金單，代領者須出示身份證。 高 共享服務 —財務中心 —費用會計 ? 發放傭金以銀行卡形式進行。 管理職能 共享服務 — 人事管理中心、共享服務 — 財務中心、 業務管理 管理文件 展業人員獎金流程中包括以下文件： 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 保費收入清單 確認實收保 費 業務管理部門內勤 業務管理部門負責人 參見承保流程 保費收入進度月報表 確認實收保費 業務管理部門內勤 業務管理部門負責人 4 – 3 – 1 費用管理流程手冊 討論稿 有待普華永道合伙人復核、修改 35 流程描述 獎金計算 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 ? 業務管理內勤根據 綜合業務系統 記錄統計各個展業人員當月的簽單保費、實收保費、應收保費，編制按展業人員劃分的 保費收入清單 ，以及按業務拓展各部門劃分的 保費收入進度月報表 ，以考核業務拓展負責人的管理績效。 ? 每月由業務管理內勤根據獲得的實收保費等業務數據，根據總公司的換算率將實收保費換算成標準保費。 高 產 業務管理 —內勤 ? 共享服務 — 人事管理中心薪金管理員匯總業務管理部門提供的實收保費（產險）、標準保費（壽險），和綜合業績考核評分信息。 高 分支公司共享服務 — 人事管理中心—負責人、分管經理 獎金發放 主要步驟 描述 風險初步評級 負責職能 。 ? 共享服務 — 人事管理中心部薪金管理員在 人事管理 系統獎金計算模塊 中，計算各展業人員的各項代扣代繳費用（“四金”，個人所得稅）。 低 業務管理 —內勤、負責人 ? 業務管理內勤負責匯總各項獎懲考核指標負責部門對各個展業人員的綜 合評定結果，將結果輸入 人員管理系統作為獎金計算依據。 ? 業務管理內勤 根據當期業務退保保費退還與退保時間，計算相應扣除額，此扣除額涉及業務部門負責人的管理績效評分。 中 壽 共享服務 —財務中心 —出納 支付命令發布 9 發放傭金 11 金額復核 10 費用管理流程手冊