【20xx年電大】20xx年專科電大辦公室管理重點(diǎn)總結(jié)考試必備-免費(fèi)閱讀

　　

【正文】 一般的事，事務(wù)性：工作．只需解決一些疑難的事，町用口頭請(qǐng)示，上司只作口頭答復(fù)或指示。 2．國際文秘人員工作：主要包括：以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐；檔案管理；閱讀并分類信件；以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系；替上司定約會(huì)并做好記錄；按上司的口頭或書面指示完成信函；在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函；接待狀訪賓客；替上司接洽外界人士；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；為上司安排旅行或考察；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話等；準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報(bào)告的資料；協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告等；整理并組織好粗略的資料；替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄；協(xié)助上司中報(bào)所得稅及退稅；督導(dǎo)一般職員或速記員；安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要：復(fù)印資料。譬如：教師辦公室、護(hù)士辦公室、廠長(zhǎng)辦公室、院長(zhǎng)辦公室等。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。（7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說明正確的做法。（4）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒有時(shí)時(shí)注意德國代表團(tuán)的動(dòng)向。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。代表們按原來小組劃分展開了討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。而公司沒有放映機(jī)。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。（2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。(P73)答：（1）收郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；（2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；（3）首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（4）不能把回信地址剪掉；（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。”來電者：“？”陳小姐：“對(duì)不起，不行的。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？答案:（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)； （3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏； （5）要為參加會(huì)議的人員送行； （6）文秘人員離去前。14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248)答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖vk因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。（4）歡迎來賓、商議日程。（7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。30247。7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。1 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：（1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。1 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：（1）受理的范圍是：國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。（6）校對(duì)。答：（1）擬稿；（2）核稿。（2）密級(jí)、緊急程度。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。（2）說服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)。（ ）63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ∨ ）49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ）41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ）34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ∨ ）26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ）18．如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ）3．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。A. 騎邊章65．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（ A ）。 C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（ D ）。 D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（ D ）。 C．圓桌型 39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（ A ）。C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ A ）。 B．打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（ D ）。D．靠近窗戶6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（ B ）。 B)B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的( )。C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話辦公室管理小炒16單項(xiàng)選擇題：傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的(以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)? A)。郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（　D　）Ｄ、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦以下哪些接打電話的行為是不正確的（　A　）Ａ、受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簟　⑽膯T根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（　D　）Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（　D　）Ｄ、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（　A　）Ａ、下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（　A　）Ａ、簽發(fā)文件　　　　　　、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D）Ｄ、切勿事感用事、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（ B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚?A ）。D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D．換郵件重要性分揀24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（ A ）。 A．初次寫信，或有過激言行的32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)（ C ）。 A．審查功能 40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（ B ）。D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。 D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。A．簽發(fā)文件 66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（ A ）。（ ）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（ ）11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（ ）19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。 （ ∨ ）27．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ）35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ∨ ）42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（ ）50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點(diǎn)。（3）簽發(fā)人姓名；（4）公文標(biāo)題；（5）主送機(jī)關(guān)；（6）正文、附件；（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章；（8）注釋、閱讀范圍。指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。 文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（2）參謀作用；（3）補(bǔ)缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；（5）適事。（2）及時(shí)拆封。（4）逐項(xiàng)登記。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)作期中報(bào)告。（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121)參考答案：（1）接受任務(wù) （2）了解來賓 （3）制訂計(jì)劃 （4）預(yù)訂宿食（5）迎接來賓 （6）商議日程 （7）安排會(huì)議 （8）陪同參觀 （9）送別客人 （10）接待小結(jié)四、設(shè)計(jì)題：1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｋ麘?yīng)該考慮哪些問題？(P123)答:他應(yīng)考慮L1)會(huì)議名稱。要求與會(huì)者筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。8）；（4）T－參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；（5）N－參加會(huì)議人數(shù)為50人（46+4）；（6）后勤開支－等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800（200+100+1050）；（7）會(huì)議成本＝6（10+）550+800＝18750+800＝19550（元）8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）制定約會(huì)計(jì)劃。（6）安排差旅費(fèi)。（3）會(huì)場(chǎng)的選擇。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上