建筑裝飾工程公司_行政辦公管理制度-免費(fèi)閱讀

　　

【正文】 任何職員發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的電子郵件，將處以降薪、降職直至辭退的處罰，有意接收與工作無(wú)關(guān)的郵件，每次罰款 100 元。 第二節(jié) 網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范 公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作日的投資，只能用于工作。 文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記。 第二節(jié) 文印室管理制度 單位的文件，有打印必要時(shí)方可打印。 第十章 會(huì)議室、洽談室、文印室管理制度 第一節(jié) 會(huì)議室、洽談室管理制度 會(huì)議室、洽談室是公司舉行會(huì)議、接待客戶的場(chǎng)所，為加強(qiáng)管理，規(guī)范會(huì)議室、洽談室的使用，給員工營(yíng)造 — 個(gè)良好的工作環(huán)境，特制定本制度。 與會(huì)者應(yīng)做好會(huì)議準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席。 凡綜合部已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí)，召集 單位應(yīng)提前 2天報(bào)請(qǐng)綜合部調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。 專題會(huì)議必須由綜合部提議，總經(jīng)理同意后方可召開。 六、違規(guī)和事故的處理： 超速、超載、任意停放及違反交通規(guī)則之一切罰款由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)。 原則上，公司私人性事務(wù)用車應(yīng)由公司指定的專職司機(jī)或者有駕駛執(zhí)照的公司員工（需經(jīng)綜合部及總經(jīng)理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。 印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由綜合部統(tǒng)一管理。 特需辦公用品、低值易耗品和通訊設(shè)備，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合部負(fù)責(zé)購(gòu)置，然后記入備品保管賬目。一旦一批消耗品用完，立即寫報(bào)告遞交綜 合部門經(jīng)理。 對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品，要做好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。如有特殊情況，允許各部門提出申請(qǐng)，就近采購(gòu)。“部門領(lǐng)用”系部門共同使用用品，如筆記本等。 1固定資產(chǎn)應(yīng)投保火災(zāi)保險(xiǎn)，保險(xiǎn)金額由行政部經(jīng)理確定，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 1財(cái)會(huì)人員依據(jù)固定資產(chǎn)臺(tái)賬，進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。 管理責(zé)任者應(yīng)設(shè)立固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀及增減情況。 一、總則 本制度中的固定資 產(chǎn)包括公司所屬的土地、構(gòu)筑物、建筑物、機(jī)械裝置、車輛、工具、器具等。未辦妥請(qǐng)假手續(xù)，不得先行離職，否則以曠工論處。 （ 2）部門經(jīng)理請(qǐng)假，假期 2天內(nèi)（含 2天）由綜合部經(jīng)理核準(zhǔn)， 2天以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。 二、員工請(qǐng)假制度 員工請(qǐng)假分為八種：事假、病假、公假、工傷假、婚假、喪假、產(chǎn)假、年假。 C. 產(chǎn)假： 40天，其中產(chǎn)前休假 10天，剖腹難產(chǎn)或多胎產(chǎn)假增加 15天。 C. 有薪年假必須在當(dāng)年使用，不能累計(jì)，否則視為自動(dòng)放棄。 綜合部嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)考勤，每月及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。 三、考勤工作組織與程序 綜合部負(fù)責(zé)員工考勤、匯總工作，并有權(quán)隨時(shí)對(duì)各部門確認(rèn)的考勤情況進(jìn)行檢查。 對(duì)綜合部反饋的異常考勤記錄，員工本人應(yīng)在 2個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)原因或說明情況。員工因病請(qǐng)假而缺 勤時(shí)，須提交醫(yī)院證明 (請(qǐng)假在一日以內(nèi)則免 )。 第一節(jié) 考勤 一、考勤時(shí)間：標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)間 冬季：周一至周五 上午 9： 00—12： 00 下午 1： 00—5： 30 夏季：周一至周五 上午 8： 30—12： 00 下午 1： 30—6： 00 每周工作日為五天半，星期六下午、星期日為休息日。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。 （ 2）法人章： 以公司名義簽訂的協(xié)議、合同和會(huì)議紀(jì)要等需要使用法人章 時(shí)。 二、保管 印章由指定保管人妥善保管。 上班時(shí)間閱讀資料，必須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意。 二、購(gòu)買程序 購(gòu)買資料時(shí)，首先填寫“購(gòu)買申請(qǐng)書”， 經(jīng)部門經(jīng)理審批后，提交綜合部經(jīng)理；由綜合部經(jīng)理決定。 各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定 保管檔案。 《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，行政 人力部一份。 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由行政部專人管理、留存?zhèn)洳椤? 財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由財(cái)務(wù)部和綜合部門各自立卷、歸檔、管理。 (其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行 ) 五年保存 ： （ 1）期滿或解除的合同協(xié)議； （ 2）完結(jié)后的項(xiàng)目方案； （ 3）其他經(jīng)核定須保存五年的文書。 失去保存價(jià)值的檔案經(jīng)由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。 （ 4）卷內(nèi)文件材料按時(shí)間順序排列。 三、機(jī)要檔案 機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。因此，特制定本制度，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。因工作需要借閱文件，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，用完后及時(shí)退還。由 綜合部經(jīng)理 提出處 理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 文件簽發(fā)后，送 綜合部 統(tǒng)一安排打 印 ，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì) 無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。 1上班時(shí)間接聽或打私人電話不準(zhǔn)超過 3 分鐘。 上班時(shí)不準(zhǔn)在辦公室化妝。 第二章 行政辦公規(guī)范、紀(jì)律管理制度 第一節(jié) 行政辦公規(guī)范 一、辦公室規(guī)范 辦公桌：桌面除公司購(gòu)置案頭用品及電腦外無(wú)其他物品； 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正； 電腦：桌面呈 45176。 放下電話時(shí) 通話結(jié)束后，要等對(duì)方先掛上電話，以免對(duì)方還有什么話要說。若需傳言，應(yīng)做好記錄。 面對(duì)失誤，不推脫責(zé)任，不相互責(zé)備。 語(yǔ)言的背后要有行動(dòng)支持，要言行一致，言而有信。進(jìn)入房間后，要點(diǎn)頭致謝。 女員工不能化濃妝。 二、 服飾 服飾必須清潔衛(wèi)生，不能染上臟物。勇于揭發(fā)問題，敢于同不良的現(xiàn)象作斗爭(zhēng)，要打擊歪風(fēng)，樹立正氣。 （ 7）銷毀。復(fù)印秘密文件和資料，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 職員保密紀(jì)律規(guī)定： 保密工作是指對(duì)可能發(fā)生的泄密和竊取活動(dòng)采取的系列防范措施。握手時(shí)， 左手不得插兜。 八、重安全 員工在工作中必須注意安全問題，不得因個(gè)人過失令公司承擔(dān)安全責(zé)任。 五、重儀表 保持衣冠、頭發(fā)整潔。 注意培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和正直無(wú)私的個(gè)人品質(zhì)。要按照民主集中制原則，堅(jiān)決支持、熱情幫助領(lǐng)導(dǎo)開展工作。工作前不得飲酒，吃蒜、韭菜等異味食品， 消除口臭。不議論、指點(diǎn)，不譏笑有生理缺陷的客人，不嬉戲客人小孩，不收受禮品。員工要對(duì)自己所使用的計(jì)算 機(jī)的信息安全負(fù)責(zé)，每位員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼。 （ 2）印制。如需借閱，由總 經(jīng)理批準(zhǔn)，并于當(dāng)天收回。 （ 3）秘密級(jí)：公司的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、策劃方案及萬(wàn)一泄漏將有損于公司利益的 其他事項(xiàng)。要發(fā)揚(yáng)勤儉興業(yè)的好傳統(tǒng)，為公司的增收節(jié)支做貢獻(xiàn)。 保持耳后、脖子、牙齒、指甲的干凈。 在門口，應(yīng)禮讓客人、上司和老職工先行。 六、 語(yǔ)言 服務(wù)用語(yǔ)要永遠(yuǎn)充滿生氣，永葆魅力。 不談及使對(duì)方不愉快的話題。 拿起話筒后，不等客戶詢問，要立即報(bào)出“您好，越藝公司”，如果客戶首先詢問，電話員應(yīng)予以肯定，“是的，這里是越藝公司”。 如果通話過程中，需要客戶等待，應(yīng)講一句，“請(qǐng)您稍等 一會(huì)”，如果等待時(shí)間過長(zhǎng)，再講一句，“對(duì)不起，請(qǐng)您再等一會(huì)兒”，否則客戶會(huì)掛機(jī)。需要打出電話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)號(hào)碼。 第二節(jié) 行政辦公紀(jì)律 堅(jiān)守工作崗位不要串崗。 不得將公司煙灰缸、茶葉、文具和其他公物帶回家私用。 二、文件處理 文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門接 收 人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。 各部門實(shí)行公文催辦制度。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，要有專人監(jiān)督，保證不漏銷、不丟失，秘密級(jí)文件 — 律集中按有關(guān)規(guī)定處理。 （ 3） 檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空當(dāng)，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多 時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。 （ 1）案卷必須遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的聯(lián)系，區(qū)分保管價(jià)值。 （ 8）案卷備考表應(yīng)寫明立卷人、審核人姓名、時(shí)間，以示負(fù)責(zé)。 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 其他檔案均由綜合部指派專人保管。 行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)；跨部門檔案調(diào)閱須綜合部經(jīng)理核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印；使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由綜合部經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。 資料的分類 （ 1）圖書資料 (即單行本、辭書等 )； （ 2）定期刊物 (報(bào)刊、雜志等 )； （ 3）文書資料（手冊(cè)、目錄、文件資料、報(bào)告、圖紙等）； （ 4）視聽聲像資料（照片、錄像、地圖、畫冊(cè)、錄音帶、膠片等）。 三、資料借出 借閱圖書書籍、雜志時(shí)，應(yīng)先向資料管理員登記，然后取書。 離職時(shí)，必須還清所借資料。 公司公章使用范圍： （ 1）以公司名義向上級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、各省市、自治區(qū)黨政機(jī)關(guān)發(fā)出的重要公函和報(bào)告、文件。 （ 2）公司公章、財(cái)務(wù)專用章、法人章必須經(jīng)總經(jīng)理或綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)方可使 用。若非法使用印 章， 一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程度給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。無(wú)適當(dāng)理由遲到超過 1小時(shí)及提前 1個(gè)小時(shí)早退者按曠工半天處理。 由于個(gè)人原因未報(bào)送或不報(bào)送考勤單造成無(wú)考勤記錄的，按曠工處理。 1其他從事特殊職務(wù)的專職人員的出勤時(shí)間，應(yīng)視工作上的需要由綜合部另行制定。 四、部門經(jīng)理考勤管理制度 部門經(jīng)理須按公司規(guī)定的上班時(shí)間提前到崗，綜合部負(fù)責(zé)考勤。 （ 1）公休日（適逢星期六下午、星期日） A. 周休日，依國(guó)家統(tǒng)一公休日?qǐng)?zhí)行； B. 元旦節(jié)一天（ 1月 1日）； C. 春節(jié)七天； D. 勞動(dòng)節(jié)三天（ 5月 1日、 2日、 3日）； E. 國(guó)慶節(jié)三天（ 10月 1日、 2日、 3日）； （ 2）紀(jì)念日（適逢星期六、星期日，則不補(bǔ)假） “三八 ”婦女節(jié)，婦女放假半天； （ 3）有薪年假 A. 正式員工（以正式簽合同時(shí)間為準(zhǔn)）在公司工作 2年后均 可享受有薪年假。申請(qǐng)婚假須持結(jié)婚證明書。員工如經(jīng)常因 病缺勤，公司將對(duì)其健康狀況做出判斷以確定其是否勝任其職位。請(qǐng)假未滿半小時(shí)者，以半小時(shí)計(jì)算，累積滿 8小時(shí)為一日，請(qǐng)假日期的計(jì)算均自每年 1月 1日起至同年 12月 31日，中途到職者，按比例扣減。 （ 3） 特準(zhǔn)病假以半年為限，其假期延至次年時(shí)應(yīng)合并計(jì)算。特準(zhǔn)病假延至次年銷假者，其次年事、病假期比照中途到職人員計(jì)算。按購(gòu)入價(jià)格和購(gòu)入直接費(fèi)合計(jì)額確定； （ 2）交換類。 固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部移交，必須得到總經(jīng)理的裁 決。 1在固定資產(chǎn)發(fā)生重大損傷且其價(jià)值明顯減少的情況下，經(jīng)總經(jīng)理裁決，必 須進(jìn)行臨時(shí)折舊處理。 （ 3）管理品：剪刀、