時(shí)代光華-高效會(huì)議管理技巧-資料下載頁(yè)

【導(dǎo)讀】會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的。會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。效會(huì)議管理技巧”的中心議題。如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一。開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。

　　

【正文】 可少。 ◆ 遷就型。遷就型 一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。 ◆ 回避型。回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。 ◆ 協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖 突。 ◆ 妥協(xié)型。 妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于 “ 和事佬 ” 。 【本講總結(jié)】 主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對(duì)會(huì)議而言都不可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。 在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來(lái)共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第九講 會(huì)議記錄 1．記錄者功能和勝任條件 會(huì)議記錄者主要有 4 種功能。 ◆ 會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。 ◆ 會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。 這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過(guò)程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到 “ 和事佬 ” 的作用。 ◆ 會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才 (這里專指那些將來(lái)可以去做主持人 的人才 )。而且，在這個(gè)問(wèn)題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來(lái)專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。 ◆ 觀察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來(lái)觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過(guò)長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下 3 大會(huì)議誤區(qū)： 第一誤區(qū) 社會(huì)性懈怠 社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用 “ 全體通過(guò) ” 這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見(jiàn)一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問(wèn)題不感興趣或是不予理睬，聽(tīng)之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。 對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺(jué)，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失 去了開(kāi)會(huì)的真正價(jià)值。 第二誤區(qū) 從眾心理 從眾心理就是大家都用一種聲音說(shuō)話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說(shuō)話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬希饕且驗(yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。 這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來(lái)觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。 第三誤區(qū) 團(tuán)體極化 團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無(wú)論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。 會(huì)議記錄 者的客觀立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。 【自檢】 會(huì)議中非常容易出現(xiàn)社會(huì)性懈怠，即許多參會(huì)者始終沒(méi)有進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見(jiàn)，因此，往往影響會(huì)議決策的客觀性。 如何克服這種情況？為什么？ @__________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ◆ 見(jiàn)參考答案 91 誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者 許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最 “ 簡(jiǎn)單 ” 的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)椋幻玫臅?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不 僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽(tīng)發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽(tīng)到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。 所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能： ◆ 反應(yīng)快。對(duì)于大家提到的問(wèn)題，能夠迅速反應(yīng)。 ◆ 寫字快。做會(huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。 ◆ 知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒(méi)有相對(duì)廣的知識(shí)面，對(duì)這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽(tīng)不懂，也不會(huì)寫。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。 ◆ 記憶力特別強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說(shuō)事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問(wèn)題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶 力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。 ◆ 組織能力強(qiáng)。 ◆ 傾聽(tīng)能力強(qiáng)。 ◆ 總結(jié)能力強(qiáng)。 2．對(duì)會(huì)議記錄的十大建議 對(duì)會(huì)議記錄的十大建議： 重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。 除非有必要，定期召開(kāi)的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無(wú)用武之地。 大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任。 會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來(lái)，方便參閱。 會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括： 要及時(shí)指出 令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。 適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。 向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤。 會(huì)議記錄內(nèi)容包含： 討論過(guò)程中所達(dá)成的各種共識(shí)（要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無(wú)誤） 有哪些證據(jù)支持次議案的通過(guò)，及反對(duì)意見(jiàn)如何 分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。 會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。 會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下： 標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處。 使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，名數(shù)與會(huì)者重點(diǎn) 工作分派情形及完成日期記錄無(wú)誤。 通過(guò)此決議的評(píng) 估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。 會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。 將此份會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者。 【本講總結(jié)】 會(huì)議記錄者在傳統(tǒng)的會(huì)議觀中往往是不受重視的，但是，現(xiàn)代會(huì)議使我們認(rèn)識(shí)到會(huì)議記錄者在一次高效的會(huì)議中占有舉足輕重的地位。 會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有多項(xiàng)技能。會(huì)議記錄者還要充分重視有關(guān)會(huì)議記錄的 10 大建議。只有如此，會(huì)議記錄者才能在會(huì)議中充分發(fā)揮自己的作用。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 3．團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū) (網(wǎng)頁(yè)未打開(kāi) ) 第十講 會(huì)后跟進(jìn) 1．引言 【本講重點(diǎn)】 作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn) 作為主持人的會(huì)后跟進(jìn) 自我評(píng)定 怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量 關(guān)于習(xí)慣 2．參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn) 作為參會(huì)者的會(huì)后 跟進(jìn) 人們會(huì)以時(shí)間緊，任務(wù)急為借口，會(huì)后不再考慮開(kāi)會(huì)過(guò)程中的各種情形，對(duì)于那些認(rèn)為與自己無(wú)關(guān)的會(huì)議則更是如此。其實(shí)，會(huì)后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會(huì)議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。 【自檢】 在實(shí)際工作中，很少有人會(huì)在開(kāi)會(huì)之后繼續(xù)跟進(jìn)工作，人們只是把開(kāi)會(huì)當(dāng)作開(kāi)會(huì)而 已。這種習(xí)慣好嗎？如何改正？ @__________________________________________________________ ____________________________________________________________ ◆ 見(jiàn)參考答案 101 3．主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn) 作為一名會(huì)議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。即使是會(huì)后的跟進(jìn)工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個(gè)腳印的認(rèn)真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機(jī)會(huì)。 4． 自我評(píng)定 ◆ 以自我評(píng)定單中的第 6 條為例 主持人一定要詢問(wèn)大家是否都已明白自己的意思。值得注意的問(wèn) 題是：詢問(wèn)要注意方式，最好不要直接問(wèn)“ 你們聽(tīng)明白了嗎？ ” 這樣容易給人造成一種高人一等的感覺(jué)，對(duì)成年人而言，這顯然會(huì)傷及別人的自尊。最好這樣提問(wèn)： “ 你們覺(jué)得我說(shuō)清楚了嗎？ ” 其實(shí)這樣的問(wèn)話暗含著你是否聽(tīng)懂的意思，但是由于語(yǔ)氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵(lì)別人提問(wèn)，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。 ◆ 以自我評(píng)定單中的第 9 條為例 如果主持人在發(fā)言中表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，那你最好事先考慮好這個(gè)問(wèn)題，找到一種能讓大家迅速明白的說(shuō)話途徑。一般來(lái)說(shuō)，你可以先將這些內(nèi)容作個(gè)解釋，然后不斷重復(fù)說(shuō)明，這樣既可以節(jié)省溝通時(shí)間，又能讓別人很快領(lǐng)會(huì)你的真意。例如做人力資源管理工作經(jīng)常會(huì)使用到一些術(shù)語(yǔ)，這些術(shù)語(yǔ)可能有很多人不太熟悉，諸如 H2D（人力資源管理）、 H2M（人力資源開(kāi)發(fā)）等。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時(shí)候，首先介紹這些詞語(yǔ)的意思。以免有人不解其意，又不好意思發(fā)問(wèn)，致使耽擱會(huì)議時(shí)間，影響溝通效果。 5．如何提高下次會(huì)議質(zhì)量 怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量： 只有必要時(shí)才開(kāi)會(huì)。 召集會(huì)議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會(huì)議的關(guān)鍵。 制訂出色的會(huì)議議程并事先分發(fā)。 時(shí)間是寶貴的，開(kāi)會(huì)是要花錢的 。準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 經(jīng) 常加以歸納 ,有意識(shí)地把握會(huì)議的方向。 注意力集中在政策和行動(dòng)上 ,別讓意外事件讓你陷入困境。 會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。 會(huì)議成功只有用結(jié)果來(lái)衡量。 注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。 作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L(zhǎng)的發(fā)言 ,鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言 ,闡明糊涂的觀點(diǎn) ,刪除重復(fù)的話題。 關(guān)于習(xí)慣 【本 講總結(jié)】 會(huì)后的跟進(jìn)工作既可以說(shuō)是一次會(huì)議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會(huì)議的準(zhǔn)備工作，因此必不可少。 會(huì)后的跟進(jìn)包括主持人的會(huì)后跟進(jìn)和參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)。無(wú)論是主持人還是參會(huì)者，都要學(xué)會(huì)使用自我評(píng)定單，以此來(lái)檢查自己工作中的得失，從而為下一次會(huì)議質(zhì)量的提高準(zhǔn)備條件。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________