協同辦公軟件用戶手冊協同(已改無錯字)

　　

【正文】 結合了 廣大企事業單位 的關鍵應用 和先進的協同管理理念 ， 建立以人為本、以流程為導航、以事找人的工作方式，可以解決您對辦文、辦事、溝通、協作 、 共享 及業務集成 方面的需求，同時支持跨地域、跨部門進行協同工作。 1. 建立 協同審批 的平臺。 通過自定義表單 、 可視化流 程 圖 繪制 的組合 ， 流程 化 、模板化管理 非結構化信息 ， 規范 企事業單位 管理行為 。 實現 企 事 業內 部 行政類、事務類、財務類等各種 審批 事 項 的 流轉 自 動 化 、 流程文 件多維度 的統計 、不同協作單 位 的公文交換 。滿足不同工作管理需求， 提高組織管理的規范性和可控性， 提高工作質量 、 辦 公效率 、執行力 、 節約 大量的 辦 公 資 源。 2. 建立 信息 共享的平臺。 實現企 事 業 單位 對其最重要資產――知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用 ， 完全擺脫人員流動造成的知識的流失。 通過 自由定義分類 、 嚴密靈活的權限體系來實現多層次、多 維度、多范圍 的靈活管理機制 ，對文檔和信息進行一體化 共 享管理，實現高效的知識傳遞、轉移 。 通過構建的 信息 資 源共享平臺，使企 事 業 單位的公告 、 新聞 、技 術 交流 文檔 、 其他 業務 系統 資 源 等能 夠在員 工 之間 得到 廣泛 的 利用和 傳 播。 3. 建立互 動溝 通的平臺。 將 通訊錄、 電 子 郵 件、系 統 消息、手機短信、 在線論壇 、 問卷調整查 等 相結合 ， 使得 員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺 ， 大大增強 了 內部凝聚力。 4. 實現輔 助 辦 公管理。 可以隨時隨地通過系統深入了解下級部門、員工的各種信息，將企業總體目標分解到人，可以實時監控工作計劃的執行情況，查閱下屬工作日志、任務匯報，進行計劃的檢查、批示 ， 以采取相應的管理與 響應 措施，做出正確決策 。 實現跨地域工作的計劃、溝通、組織、協調。 5. 建立 資 源管理平臺。 實現 易耗品、 車輛 、 圖書 、 會議 室等公共 資 源 進 行管理及利用。為行政管理人員提供了便利的工具，規范企業日常辦公管理，提升管理效率。 第 2章 協同審批（工作流） 工作流的目的是通 過將 工作分解成定 義 良好的任 務、 角色，按照一定的 規則 和 過 程 來執行 這 些任 務 并 對 它 們進 行 監 控 ，達 到提高 辦 事效率、降低生 產 成本、提高企事業單位生 產經營 管理水平和企事業單位 競爭 力的目 標 。 通過本企事業單位的系統管理員靈活的定制，用戶即可通過此模塊 實現文件的流轉、審批、歸檔、統計、催辦 、 督辦等應用 。 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 11 頁 /共 92 頁 特性說明 ? 靈 活性： 提供基于 WEB 瀏覽 器的窗體及流程自定 義 功能，可以 滿 足 組織單位 對 業務進行重構， 滿 足流程優化及自定 義 配置的管理需求 。 ? 監 控性： 能 實時監 控正在 運 行的所有流程的信息、 圖 形化的展示，便于管理人 員及時跟 蹤處 理重 點業務 。 管理人 員還 可以 隨時 控制流程的 流轉、 中止掛起流程、重新制定任 務 的 執 行人。 ? 協同 性： 支持多人同 步處 理 業務 ， 處 理人 協同 跟 蹤辦理進 度， 支持 遠 程和分布式 辦 公，或委托代理人機制。待 辦 消息自 動發 送，可以通 過 消息直 接處 理 業務 。 使用人員說明 使用人員 操作說明 工作流 設計 人 員 流程的 設計 人 員 ，具體分 為 工作流系 統管 理人 員 和 業務流 程管理人 員 ，工作流系 統管 理人 員管 理整 個 工作流系 統 ， 業 務流 程管理人 員負責 管理具體的流程。 企事業單位 業務人 員 操作使用 業務 的人 員 ， 處 理工作流任 務 。 工作流管理人 員 負責 工作流 監 控的工作， 對運 行中的工作流 進 行 監視 、控制、分析。 應用范圍說明 組織單 位 內 部可以通 過 工作流 進 行 處 理的事 務 范 圍廣泛 ，以行政 發 文管理及收文管理 為應 用基 礎 ，可涵 蓋資 源 申請 、 設備 申 購 、人力 資 源 、財務報銷 、日常 報送等 工作 領 域，所有涉及到 協同審批流轉 的事 務 都可以通 過 工作流 來 完成。如： ? 發 文流 程 審 批 ? 收文 辦理審批 ? 合同 會審管 理 ? 費 用 報銷審批 ? 員 工 請 假 審批 ? 員 工出差 審批 ?? 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 12 頁 /共 92 頁 角色說明 編號 角色名 擁有權限說明 1. 公文處理 起草文件，審批文件，打印文件，跟蹤，協辦，緩辦，收藏，轉換， 傳閱，套紅，事務委托，文件觀察，文件監控，流程歸檔等功能。 2. 流程統計 查詢各統計報表 3. 工作流管理 設置表單，設置工作流，設置公文報表，設置表單字典，設置流程 轉換等 。 與其他模塊應用說明 轉傳閱 操作步驟 單擊 〖 協同審批 〗 → 〖 待辦文件 〗 /〖 已辦文件 〗 ，進入相應待辦 /已辦文件列表。 在文件列表頁面， 單擊 文件名稱 ，簽收文件后 進入詳情頁面 。 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 13 頁 /共 92 頁 在表單詳情頁面， 單擊 【傳閱】，進入傳閱頁面 。 選擇接收人員 /部 門， 輸入 傳閱內容等信息， 單擊 【發送】完成文件轉傳閱操作。 數據項說明 編號 數據項 類型 說明及約束 是否必填 1. 標題 字符 默認顯示文件標題信息 是 2. 接收人員 字符 傳閱的接收者 否 3. 接收部門 字符 傳閱的接收部門 ， 包含部門 及 子部門 下所有 否 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 14 頁 /共 92 頁 用戶 4. 加簽 單選 是：可以增加查看人員 否：不能增加查看人員 否 5. 是否共享傳閱意見 單選 是：共享傳閱意見，可查看其他 接收人 意見 否：不共享傳閱意見，不能查看其他 接收人意見 否 6. 是否關注回復意見 單選 是：關注回復意見，以消息方式提醒 否：不關 注回復意見 否 7. 內容 字符 傳閱內容信息默認顯示文章內容 否 8. 附件 字符 默認顯示文章附件 勾選：發送附件給 接收人 不 勾選：則不發送附件給 接收人 否 歸檔到知識中心 流程文件在流轉完成后可以設置表單，附件等內容歸檔到知識中心的某個欄目。歸檔的方式有自動歸檔和手動歸檔兩種： ? 自動歸檔：即流程文件流轉結束后，自動根據流程的設置歸檔到知識中心的某個目錄中； ? 手動歸檔：即由歸檔人員根據文件的內容選擇歸檔到哪個目錄。 設置常用工作流 組織單位內涉及到審批的應用流程比較多，用戶可以將本人常用的流程，顯示在辦公 桌面或公文處理業務模塊的菜單中，可以更快捷地進行擬稿的操作。 單擊 〖協同審批〗 → 〖新建公文〗 進入工作流列表界面。 已經收藏的快捷流程 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 15 頁 /共 92 頁 在工作流列表頁面，單擊 收藏圖標進行收藏快捷流程。 成功收藏的快捷流程將同時在辦公桌面及公文處理的左側菜單中快捷流程中顯示。 草擬文件 草擬文件一般分為四個處理步驟： 步驟 操作說明 可否省略及原因 1 按照發文審批表單，填寫必要的信息，如標題，主要用于后續處理跟蹤、查詢、匯總統計。 不可省略 2 創建正文內容，為后續的審批、核稿、用印提供內容基礎。 可省略。（如 果是請假或費用審批等流程，無需附加正文時） 3 根據主辦人的意見，選擇文件往下流轉的分支路徑 可省略。（如果后續路徑由條件自動判斷或為單向節點時，無需選擇） 4 根據主辦人的意見，靈活選擇下一步驟節點的經辦人員。 可省略。（如果后續路徑的經辦人已經由管理人員配置好） 操作前提 ： 流程管理或設計人員， 將 審批表單及工作流程 設置好后，用戶才能在前臺進行擬稿操作 。 單擊 〖協同審批〗 → 〖新建公文〗 進入工作流列表界面 。 填寫處理 表單信 息 在線編輯 正文內容 選擇 后繼路徑 1 選擇下一步 經辦人 2 3 4 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 16 頁 /共 92 頁 在工作流列表，單擊需要擬稿的工作流名稱旁邊的【擬稿】或單擊左菜單快捷工作流名稱進入 公文擬稿界面。 按照審批表單的字段要求，填寫相關信息。以 *標識的字段表示為必填項。 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 17 頁 /共 92 頁 單擊【暫存】，保存已經輸入到審批表單的信息。 多頁簽方式，直接 單擊正文編輯頁簽可在線創建正文 。 編寫正文內容后，單擊【保存】返回到處理表單頁面。 自由擬稿 模板引用 在處理表單頁面，單擊【發送】。如果擬稿的后續節點是有多個分支，需要由擬稿人進行選擇時，系統會提示選擇步驟，并將路徑列表顯示。 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 18 頁 /共 92 頁 選擇路徑名稱，如果被選擇的路徑步驟，管理員沒有默 認設置經辦人員時，就需要由擬稿人靈活選擇下一步驟的經辦人員： 單擊【選擇】按鈕，從組織架構導航樹中選擇經辦人員后，單擊【確認發送】按鈕，發出擬稿審批申請，系統將提示文件已經發送給指定的人員。 操作前提 ： 需要使用正文模板、紅頭模板、 WORD 套打等，需要系統管理員先在公文表單界面設置。 審批文件 如何查詢待審批的文件 當有新的文件需要用戶審批辦理時，用戶可以通過三個通道得到待辦消息： ? 辦公桌面的待辦公文 ：用戶登錄系統進入辦公桌面時，便可以查看到待辦的公文信息。 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 19 頁 /共 92 頁 ? 消息中心的系統通知 ：當有新的 公文到達時，系統會根據您的個性化消息設置，將待辦消息進行頁面提醒。 ? 待辦文件 ：進入 〖 協同審批 〗 業務模塊時，可以查詢到所有的待辦文件。 待辦事宜提醒 待辦文件推送 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 20 頁 /共 92 頁 簽署審批意見 操作步驟 單擊 〖協同審批〗 → 〖 待辦文件 〗 進入待辦文件列表界面。 單擊文件標題，進入審批表單頁面，單擊【簽收】。 在填寫審批意見的區域，系統默認設置了幾個常用審批意見，用戶可以在此直接選擇引用。 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 21 頁 /共 92 頁 如果有其它的處理意見，單擊【處理意見】，跳出單獨的處理意見頁面，可 以選擇個人設置的常用審批意見，或直接在批示意見欄中輸入其它內容。 功能按鈕說明 處理表單的按鈕功能說明如下表： 操作 功能說明 發送 完成審批處理操作，發送到下一節點。 暫存 保存表單信息。 退回 將此節點處理的文件，退回到上一節點的處理人那里。 Word 套打 打印審批表單內容，輸出格式為 WORD 文件（ .doc）。 頁面打印 網頁的方式 打印 審批表單 。 跟蹤 查看該文件詳細辦理步驟、每一節點的辦理人、時間及狀態。 協辦 提出協辦申請，選擇其它用戶進行同步辦理該文件。 轉換 將正在處理的文件，選擇其它流程繼續流轉。 緩辦 將正在處理的文件， 暫緩 進行處理 。 操作按鈕 會簽意見 金蝶協同辦公軟件 用戶手冊 第 22 頁 /共 92 頁 操作 功能說明 傳閱 將正文或附件內容，通過“協同工作”業務模塊，發送給其他用戶簽收查閱。 關注審批 將文件設置成關注審批，則后續經辦人員處理了文件后，則發送消息提醒關