會計基礎工作規范講解(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 些特定用途的資金，如事業發展基金、集體福利基金、后備基金等，收入、支出、費用、成本的計算，財務成果的計算和處理，其他會計事項。(3)會計核算的基本要求和處理原則按照《規范》規定，會計核算的基本要求和處理方法具體包括以下幾點：會計核算應當以實際發生的經濟業務為依據，按照規定的會計方法進行，保證會計指標的口徑一致、相互可比和會計處理方法的前后各期相一致。這一規定體現了會計核算要真實、合法、一致。會計年度采用公歷制，即從公歷一月一日起至十二月三十一日止。確定會計年度是會計核算的持續經營基本假定和權責發生制原則的要求。會計核算以人民幣為本位幣。業務收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，可以選定一種貨幣為記賬本位幣，但編報的會計報表應當折算為人民幣。ˉ關于會計科目。單位一般使用國家發布的會計制度統一的會計科目進行核算，同時，《規范》也給予單位一定的自主權，各單位根據國家統一會計制度的要求，在不影響會計核算要求、會計報表指標匯總和對外統一會計報表的前提下，可根據實際情況自行設置和使用會計科目。但事業行政單位設置和使用會計科目應當符合國家會計制度規定，以適應國家預算管理的要求。各項核算工作應當符合真實性要求。會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料的內容必須符合國家統一會計制度的規定，不得偽造、變造會計憑證、會計賬簿，不得設置賬外賬，不得報送虛假會計報表。使用會計電算化的單位，所使用的會計軟件和電子計算機生成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料應當符合國家有關規定。177。關于文字使用的規定。會計記錄文字應當使用中文，少數民族自治地區可以同時使用少數民族文字，在中國境內的外商投資企業、外國企業和其他外國經濟組織也可以同時使用某種外國文字。2關于會計檔案的管理。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。根據《會計法》第二十三條和《規范》第四十五條規定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法等依據《會計檔案管理辦法》的規定進行。財政部和國家檔案局在總結1984年實施的《會計檔案管理辦法》基礎上，依據《會計法》和《檔案法》的有關規定，對《會計檔案管理辦法》進行了修訂，根據財會字〔1998〕32號文件精神，自1999年1月1日起實施新的《會計檔案管理辦法》，1984年6月1日發布的《會計檔案管理辦法》同時廢止。新《會計檔案管理辦法》的主要內容有：其一，會計檔案保管范圍。會計檔案的范圍一般包括會計憑證、會計賬簿、財務報告以及其他重要的會計核算資料等五類。會計憑證包含原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。會計賬簿包含總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。財務報告包含月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。其他資料包含銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。其二，會計檔案的整理歸類和裝訂。會計年度終了后，各單位應當由會計機構按照歸檔要求，采用分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一的辦法，對會計資料進行整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿和會計報表及其他會計核算的裝訂。會計憑證一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔；會計賬簿在年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，順序為總賬、日記賬、各類明細賬和輔助賬。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊，按保管期限編制卷號，裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。其三，會計檔案的保管。《會計檔案管理辦法》第六條規定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。”會計檔案保管的要求是：第一，檔案移交要求。會計機構在將會計檔案保管一年后要按程序向檔案機構辦理移交手續。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第二，保存要求。會計檔案要保管在清潔衛生、干燥通風的地方，注意防盜、防火、防蛀蟲。第三，會計檔案的借閱要求。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。第四，會計檔案保管期限的要求。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。其四，會計檔案的銷毀。有關事項的要求是：第一，由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。第二，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。第三，銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。第四，監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。第五，保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第六，正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。《會計檔案管理辦法》還對幾種特殊情況的會計檔案管理作出了專門規定：第一，單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。第二，單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。第三，單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。第四，單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。第五，建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。第六，單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。會計憑證，簡稱憑證，是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，是用來登記賬簿的依據。填制和審核會計憑證，是一項十分重要的會計基礎工作，它是會計工作的開始，也是會計對經濟業務進行監督的重要環節。填制和審核會計憑證，在會計核算和經濟管理中的意義，一是提供會計信息，二是監督、控制經營管理活動，三是提供登記賬簿的依據，四是加強和完善經濟責任制。會計憑證一般按其用途和填制程序分類，分為原始憑證和記賬憑證。(1)原始憑證的基本要求原始憑證，又稱單據，是在經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以載明經濟業務已經發生或完成的原始證據，是進行會計核算的原始材料。原始憑證記載著大量的經濟信息，又是證明經濟業務實際發生、完成的最初文件，具有很強的法律效力。《規范》第四十七條規定，各單位對本規范第三十七條規定的事項進行會計核算時，必須取得或者填制原始憑證，并及時送交會計機構。《規范》對原始憑證的取得和填制都提出了要求。①原始憑證內容的要求。《規范》第四十八條規定，原始憑證必須具備以下基本要素：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位的名稱或者填制人的姓名；經辦人員的簽名或蓋章；接收憑證單位的名稱；經濟業務內容；經濟業務的數量、單價和金額。另外，原始憑證一般還需載明憑證的附件和憑證的編號。②原始憑證應當符合的附加條件。對一些特殊情況的原始憑證，除應具備原始憑證的基本要素外，還應符合一定的附加條件，具體是：一是從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；相應的，對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章。從個人取得的原始憑證，必須有填制人的簽名或蓋章。二是自制的原始憑證，必須有經辦單位的領導人或者有單位領導人指定的人員簽名或蓋章。三是購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。四是支付款項的原始憑證必須有收款單位和收款人的收款證明，不能以支付款項的有關憑證如銀行匯款憑證等代替。五是發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發票代替收據。六是職工公出借款憑據，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據或者退還借款副本，不得退還原借款收據。七是經上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證。八是發現原始憑證有錯誤的，應當由開出單位重開或者更正。在更正處加蓋開出單位的公章。九是凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫的金額必須相符。十是一式幾聯的原始憑證，必須注明各聯的用途，并且只能以一聯用作報銷憑證；一式幾聯的發票和收據，必須用雙面復寫紙套寫，或本身具有套寫功能，并連續編號，作廢時應加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存。③原始憑證的種類原始憑證按來源分為外來原始憑證和自制原始憑證。外來原始憑證指由業務經辦人員在業務發生或者完成時從外單位取得的憑證。自制原始憑證是單位自行制定并由有關部門或人員填制的憑證。如發貨票、銀行收款通知單等就屬于外來原始憑證，收料單和領料單就屬于自制原始憑證。原始憑證按填制方法分為一次性原始憑證、累計原始憑證和匯總原始憑證。一次性原始憑證是對所發生或完成的經濟業務，每次或每筆只填制一份的憑證，外來原始憑證多為一次性原始憑證。累計原始憑證是對在一定時期內連續發生的相同經濟業務，逐次逐筆累計，集中填制一份的憑證，如限額領料單等。匯總原始憑證又稱原始憑證匯總表，是將一定時期內若干張同類經濟業務的原始憑證匯總成一份的憑證，如工資匯總表、差旅費報銷單等。原始憑證按經濟業務的類別分為款項收付業務原始憑證、出入庫業務原始憑證、成本費用原始憑證、購銷業務原始憑證、固定資產業務原始憑證、轉賬業務原始憑證。④原始憑證填制方法的要求在填制原始憑證時應當做到的要求，一是真實可靠，即如實填列經濟業務內容，不弄虛作假，不涂改、挖補；二是內容完整，即應該填寫的項目要逐項填寫，不可缺漏；三是填制及時，即每當一項經濟業務發生或完成，都要立即填制原始憑證，做到不積壓、不事后補制；四是書寫清楚。即字跡端正、易于辨認；五是順序使用。⑤原始憑證錯誤的更正要求原始憑證不得涂改、挖補。發現原始憑證有錯誤的，應當由開出單位重開或者更正，更正處應當加蓋開出單位的公章。(2)記賬憑證的基本要求根據《規范》記賬憑證的基本要求是：①內容要求。記賬憑證的內容必須具備：填制憑證的日期；憑證編號；經濟業務摘要；會計科目；金額；所附原始憑證張數；填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或者蓋章。以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的，也必須具備記賬憑證應有的項目。②順序編號的要求。填制記賬憑證時，應當對記賬憑證進行連續編號。一筆經濟業務需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數編號法編號。③對所附原始憑證的要求。記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或者根據若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據原始憑證匯總表填制，但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復印件。一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應當將其他單位負擔的部分，開給對方原始憑證分割單，進行結算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價、金額和費用分攤情況等。④對填制錯誤的改正要求。如果在填制記賬憑證時發生錯誤，應當重新填制。已經登記入賬的記賬憑證，在當年內發現填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證，調增金額用藍字，調減金額用紅字。發現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。⑤采用電算化的打印要求。實行會計電算化的單位，對于機制記賬憑證，要認真審核，做到會計科目使用正確